Kamis 21 Mei 2024, jajaran staff Fakultas Ilmu Sosial dan Politik (FISIP) UPN Veteran Yogyakarta melaksanakan kunjungan ke Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Kunjungan dilaksanakan dengan tujuan mempelajari tentang Pengelolaan Arsip Statis di Perpustakaan dan Arsip di UGM.

Pada 16 Mei 2024, Program Studi Administrasi Perkantoran, Akademi Sekretari dan Manajemen Marsudirini (ASMI) Santa Maria Yogyakarta melaksanakan kunjungan ke Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Kunjungan dilaksanakan dengan tujuan mempelajari tentang Pengelolaan Arsip Statis di Perpustakaan dan Arsip UGM.

Peserta kunjungan diikuti 23 mahasiswa dan didampingi 1 dosen. Peserta disambut langsung oleh Kepala Bidang Arsip, Erna Widayati, S.E., M.M. dan didampingi arsiparis, Kurniatun, S.IP.

Peserta diberikan gambaran mengenai pengelolaan arsip, mulai dari arsip dinamis aktif hingga arsip statis. Peserta juga antusias pada saat sesi tanya jawab, khususnya mengenai pemindahan arsip inaktif, retensi arsip, autentikasi arsip, hingga penyimpanan arsip.

Bidang Arsip kembali menerima kunjungan dari siswa-siswi SMK pada hari Selasa tanggal 14 Mei 2024. Kunjungan kali ini berasal dari Jurusan Manajemen Perkantoran SMK Negeri I Surabaya. Kunjungan dilaksanakan di ruang pertemuan Perpustakaan dan Arsip UGM Gd L6 Lt. 2 dan diterima langsung oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP., M.B.A. dan Kepala Bidang Arsip, Erna Widayati, S.E., M.M. Kunjungan ini bertujuan untuk menjalin kemitraan atau kerjasama SMK Negeri 1 Surabaya dengan dunia industri serta menambah wawasan pengetahuan siswa-siswi, khususnya tentang kearsipan.

Dalam kunjungan ini disampaikan informasi terkait Bidang Arsip UGM dan diskusi terkait pengelolaan arsip. Kemudian sejumlah 172 siswa dan 11 guru pendamping diajak berkunjung ke depo arsip statis, ruang alih media, dan preservasi yang didampingi oleh arsiparis. Dengan melihat secara langsung pengelolaan arsip, siswa memperoleh pengalaman dan pengetahuan secara nyata terkait dunia kerja bidang kearsipan. Kunjungan ini diakhiri dengan dengan sesi foto bersama.

Senin, 13 Mei 2024, lima orang mahasiswa Ilmu Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta melakukan observasi tentang kearsipan ke Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada. Observasi dilakukan melalui wawancara mengenai arsip dinamis. Proses wawancara didampingi oleh arsiparis ahli muda, Kurniatun, S.IP. dan observasi tempat penyimpanan arsip dinamis aktif oleh pranata kearsipan, Nabiilah Khusnul Afifah, A.Md.

Selasa, 7 Mei 2024, Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM menerima kunjungan dari Direktorat Jenderal Percepatan Pembangunan Desa Tertinggal Jakarta Pusat. Kunjungan dilakukan dalam rangka untuk memperdalam proses pengelolaan arsip kartografi dan arsip audiovisual. Dengan harapan kunjungan ini dapat memperdalam informasi mengenai pengelolaan arsip kartografi dan audiovisual serta meningkatkan kompetensi arsiparis. Kunjungan tersebut didampingi oleh arsiparis pada Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM.

Perpustakaan dan Arsip kembali menerima Peserta visitasi daring Peserta Pelatihan Teknis Dasar-dasar Kearsipan Angkatan V dan VI Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Pusdiklat Kemdikbud Ristek) tahun 2024. Visitasi daring ini adalah kali kelima yang dilaksanakan atas kerja sama Pusdiklat Kemdikbud Ristek dengan Bidang Arsip UGM. Salah satu kurikulum pelatihan tersebut terdapat kegiatan visitasi praktik baik pengelolaan arsip sebagai bentuk penguatan dan pengayaan materi yang akan diikuti oleh peserta pelatihan.

Visitasi didahului perkenalan oleh Kepala Bidang Arsip UGM, Erna Widayati, SE., MM. dilanjutkan Kurniatun, S.I.P., merupakan Arsiparis Ahli Muda pada Bidang Arsip UGM. Pada kesempatan itu, Kurniatun menjelaskan praktik pengelolaan arsip statis di Bidang Arsip UGM yang disertai dengan pemutaran video tentang pengelolaan arsip statis di Universitas Gadjah Mada dan semua kegiatan terkait pengelolaan arsip statis. Dimulai dari proses akuisisi, pengolahan, pemeliharaan (preservasi), layanan arsip, sampai dengan publikasi kearsipan. Dengan adanya paparan dan video diharapkan peserta dapat memperoleh gambaran secara nyata tentang pengelolaan arsip di Bidang Arsip UGM.

Peserta Pelatihan Teknis Dasar-dasar Kearsipan Angkatan III dan IV Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Pusdiklat Kemdikbud Ristek) tahun 2024 melakukan visitasi ke Bidang Arsip UGM secara daring. Visitasi daring ini adalah kali keempat yang dilaksanakan atas kerja sama Pusdiklat Kemdikbud Ristek dengan Bidang Arsip UGM. Salah satu kurikulum pelatihan tersebut terdapat kegiatan visitasi praktik baik pengelolaan arsip sebagai bentuk penguatan dan pengayaan materi yang akan diikuti oleh peserta pelatihan.

Visitasi didahului perkenalan oleh Kepala Bidang Arsip UGM, Erna Widayati, SE., MM. dilanjutkan Ully Isnaeni Effendi, merupakan Arsiparis Ahli Muda pada Bidang Arsip UGM. Pada kesempatan itu, Ully menjelaskan praktik pengelolaan arsip statis di Bidang Arsip UGM yang disertai dengan pemutaran video tentang profil Bidang Arsip, dan semua kegiatan terkait pengelolaan arsip statis. Dimulai dari proses akuisisi, pengolahan, pemeliharaan (preservasi), layanan arsip, sampai dengan publikasi kearsipan. Dengan adanya paparan dan video diharapkan peserta dapat memperoleh gambaran secara nyata tentang pengelolaan arsip di Bidang Arsip UGM.

Dalam rangka melanjutkan akreditasi Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT) UGM oleh ANRI yang telah ditetapkan pada tanggal 9 November 2015 dan berakhir masa berlakunya pada 9 November 2020 dengan kualifikasi Akreditasi A (Sangat Baik). Pada tahun 2024 ini Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM kembali mengikuti program akreditasi kearsipan LKPT. Rangkaian persiapan kegiatan ini telah dimulai pada tanggal 26 Januari 2023, kegiatan tersebut diharapkan dapat menjamin penyelenggaraan kearsipan pada Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM sesuai dengan standar, prinsip dan kaidah kearsipan dan mendapatkan pengakuan terhadap mutu, kualifikasi dan kelayakan terhadap lembaga kearsipan.

Adapun tahapan proses kegiatan akreditasi kearsipan LKPT UGM adalah dimulai dengan pengajuan permohonan untuk mengikuti akreditasi LKPT kepada Kepala Pusat Akreditasi Kearsipan ANRI. Setelah mendapatkan izin untuk mengikuti program akreditas LKPT dari Kepala Pusat Akreditasi ANRI. Langkah selanjutnya mengikuti Sosialisasi dan Bimbingan Teknis Instrumen Akreditasi yang dilaksanakan oleh Tim Akreditasi Kearsipan ANRI melalui zoom meeting pada tanggal 22 Januari 2024.

Kegiatan selanjutnya adalah melakukan penilaian mandiri melalui pengisian instrumen akreditasi dan pemenuhan portofolio yang diikuti dengan mengunggah file instrumen akreditasi dan portofolio pada google drive. Verifikasi instrumen akreditasi dan portofolio oleh Tim Akreditasi Kearsipan ANRI. Untuk mendapatkan masukan terkait instrumen dan portofolio dilakukan konsultasi dan mohon penjelasan hasil reviu instrumen dan portofolio yang telah diunggah di google drive dengan mengundang salah satu Tim Akreditasi Kearsipan ANRI melalui zoom meeting.

Penilaian akreditasi yang dilaksanakan melalui kegiatan verifikasi (pengamatan secara langsung) terhadap instrumen dan portofolio akreditasi oleh Tim Verifikasi Akreditasi Kearsipan LKPT dari ANRI dilaksanakan pada tanggal 27 Februari sampai dengan 1 Maret 2024 di Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Berdasarkan verifikasi tersebut nantinya akan mendapatkan rekomendasi sementara oleh Tim Verifikasi Akreditasi Kearsipan LKPT dari ANRI. Langkah selanjutnya adalah tindak lanjut rekomendasi oleh tim akreditasi bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Pleno Majelis Pertimbangan Akreditasi Kearsipan (Pleno MPAK) akan dilaksanakan sekitar bulan April 2024 melalui zoom meeting. Hasil akhir proses akreditasi kearsipan LKPT UGM adalah penyerahan sertifikat akreditasi kearsipan.

Pada 1 Maret 2024, peserta Pelatihan Teknis Dasar-dasar Kearsipan Angkatan I dan II Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Pusdiklat Kemdikbud Ristek) tahun 2024 melakukan visitasi ke Bidang Arsip UGM secara daring. Visitasi daring ini adalah kali ketiga yang dilaksanakan atas kerja sama Pusdiklat Kemdikbud Ristek dengan Bidang Arsip UGM. Salah satu kurikulum pelatihan tersebut terdapat kegiatan visitasi praktik baik pengelolaan arsip sebagai bentuk penguatan dan pengayaan materi yang akan diikuti oleh peserta pelatihan.

Visitasi didahului perkenalan oleh Kepala Bidang Arsip UGM, Erna Widayati, SE., MM. dilanjutkan Fitria Agustina, merupakan Arsiparis Ahli Muda pada Bidang Arsip UGM. Pada kesempatan itu, Fitria menjelaskan praktik pengelolaan arsip statis di Bidang Arsip UGM yang disertai dengan pemutaran video tentang profil Bidang Arsip, dan semua kegiatan terkait pengelolaan arsip statis. Dimulai dari proses akuisisi, pengolahan, pemeliharaan (preservasi), layanan arsip, sampai dengan publikasi kearsipan. Dengan adanya paparan dan video diharapkan peserta dapat memperoleh gambaran secara nyata tentang pengelolaan arsip di Bidang Arsip UGM.