Guna memberikan layanan yang optimal, Arsip UGM mulai hari Jumat, tanggal 1 Maret 2019 yang lalu resmi memiliki ruang sekretariat (kantor) yang terpisah dengan ruang depo arsip. Apabila sebelumnya ruang sekretariat (kantor) dan ruang depo menjadi satu lantai di lantai 3 Gedung L7, maka saat ini ruang sekretariat berada di lantai 2 dan terpisah dengan ruang depo yang berada di lantai 3 Gedung L7 Kompleks Perpustakaan Pusat UGM.

Ruang di lantai 2 Gedung L7 selain dipergunakan untuk ruang pimpinan dan ruang sekretariat serta ruang staf, juga dipergunakan untuk ruang layanan user internal maupun eksternal. Sedangkan untuk Gedung L7 lantai 3 dipergunakan khusus untuk tempat simpan arsip (Depo) antara lain Depo Arsip Statis, Depo Arsip Statis Kartografi, Depo Arsip Statis Audio Visual, serta Depo Arsip Inaktif. Selain sebagai tempat penyimpanan arsip, Gedung L7 lantai 3 juga dipergunakan untuk ruang pengolah arsip baik tekstual, kartografi maupun audio visual. read more

Oleh Nining Abriani, Anis Anggorowati, Nugraheni Panca Wardani

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana tata kelola arsip dalam mendukung pelayanan administrasi pada kantor desa di Kecamatan Sumbang, Kabupaten Banyumas. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif dengan data kualitatif. Pengamatan meliputi implementasi proses manajemen kearsipan, dan peran perencanaan, pengorganisasian, pengawasan serta memperhatikan faktor-faktor yang menjadi penentu dalam pelaksanaan pengelolaan arsip yaitu sumber daya manusia, sarana prasarana, anggaran, dukungan dan perhatian pimpinan. Data yang dianalisis adalah hasil observasi dan hasil wawancara dengan kepala desa, sekretaris desa, dan kaur umum (pengelola arsip).Hasil penelitian menunjukkan bahwa tata kelola arsip kantor desa di wilayah Kecamatan Sumbang mengacu pada pola klasifikasi, pedoman pengurusan surat, dan pedoman penataan berkas. Hasil penelitian juga menunjukkan bahwa tata kelola arsip kantor desa di wilayah Kecamatan Sumbang belum sesuai dengan standar kearsipan. Faktor yang sangat menentukan bagi keberhasilan tata kelola arsip pada kantor desa di wilayah Kecamatan Sumbang adalah dukungan perhatian pimpinan dan anggaran, karena tanpa adanya dukungan perhatian dari pimpinan dan anggaran maka kegiatan pengelolaan arsip tidak dapat berjalan dengan optimal, kebutuhan sarana prasarana tidak akan terpenuhi. read more

Oleh Lillyana Mulya, Trisna Pradita

Mayoritas orang Indonesia saat ini melihat eksebisi sebagai praktik yang lekat dengan bidang seni dan budaya. Praktik ini kemudian diadopsi oleh bidang lain untuk konsep yang sama, yaitu sebagai media komunikasi antara produsen dan konsumen, baik dalam artian komersil maupun tidak komersil. Di era integrasi institusi memori, bidang arsip, sebagaimana juga dengan perpustakaan dan museum, menggunakan eksebisi sebagai strategi komunikasi untuk diseminasi informasi kepada masyarakat. Namun, eksebisi arsip di Indonesia masih terganjal pada pemahaman konsep kuratorial untuk menampilkan arsip dalam konteks. Kerja kuratorial menjadi fokus dalam kajian ini dengan terlebih dahulu mengajukan pertanyaan tentang gambaran eksebisi arsip di Indonesia dan persoalan kuratorial yang muncul dalam eksebisi arsip. Kajian ini memakai metode studi pustaka dan observasi lapangan untuk mendapatkan data mengenai praktik eksebisi arsip di Indonesia. Konten eksebisi kemudian dianalisis untuk kesesuaian objek dengan ide yang disampaikan. Kajian ini menyimpulkan bahwa melalui kerja kuratorial, eksebisi arsip mesti diperankan sebagai penyedia sumber-sumber reliabel sehingga mendapatkan tempat dalam produksi pengetahuan. read more

Oleh Rizkiana Karmelia Shaura, Febriyanto Febriyanto, Hendra Kurniawan

Kajian ini akan membahas mengenai preservasi pengetahuan seorang pegawai pengendali dokumen atau yang dikenal “document controller” yang juga merangkap sebagai pustakawan pada
salah satu perusahaan di Indonesia.Tujuan dari penelitian ini untuk mendeskripsikan preservasi pengetahuan di PT. Transasia Resources oleh document controller. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan menggunakan pendekatan etnografi, sehingga mendapatkan data yang sesuai di lapangan melalui hasil pengamatan peneliti yang pernah bekerja di lembaga ini. Hasil dari penelitian menunjukkan bahwa dalam melakukan preservasi pengetahuan, document controller sesuai dengan model knowledge management EFQM yang terdiri dari enablers dan results. Kesimpulannya, preservasi pengetahuan yang dilakukan oleh perusahaan sudah memiliki atribut utama knowledge management, budaya organisasi yang cukup baik, dan alat-alat yang digunakan dalam proses kegiatan organisasi adalah untuk meningkatkan efisiensi dan performa organisasi. read more

Oleh Lasmita Sihaloho dan Ade Sobandi

Seiring dengan bertambahnya jumlah dokumen yang harus disimpan secara terus-menerus serta banyaknya kegiatan organisasi yang berkaitan dengan dokumen, maka setiap organisasi dituntut untuk dapat mengelola dokumen atau kearsipannya dengan memanfaatkan teknologi dan informasi (TI), salah satunya adalah dengan mengimplementasikan sistem manajemen dokumen elektronik (SMDE). Tujuan penelitian ini adalah untuk mendeskripsikan peluang dan tantangan dalam mengimplementasikan sistem manajemen dokumen elektronik (SMDE) dalam dunia pendidikan, pemerintahan dan dunia usaha. Metode penelitian yang digunakan adalah kajian eksploratif dengan kombinasi tinjauan pustaka. Data penelitian diperoleh berdasarkan hasil kajian dari beberapa sumber literatur pustaka sebagai bahan acuan yang berhubungan dengan masalah yang diteliti. Hasil penelitian menunjukkan bahwa kajian sistem manajemen dokumen elektronik (SMDE) dalam dunia pendidikan, lembaga pemerintahan serta dunia usaha memiliki peluang dan tantangannya masing-masing dalam mengimplementasikan SMDE sesuai dengan tuntutan kerja dalam pengelolaan dokumen, oleh karena itu diperlukan dukungan dan kerjasama baik secara internal maupun eksternal organisasi dalam mengatasi tantangan pengelolaan dokumen yang ada sehingga manfaat SMDE dapat dirasakan secara efektif dan efisien. read more

oleh Heri Santosa

Penelitian ini bertujuan menyajikan informasi tentang sejarah Auditorium UGM, sehingga memudahkan para peneliti maupun pengguna arsip dalam menemukan arsip berdasarkan tema tertentu. Sumber penelitian ini meliputi sumber primer dan sekunder berupa khasanah arsip statis yang ada di Arsip UGM, wawancara serta bahan pustaka. Metode yang dipakai dalam penelitian ini adalah metode penelitian sejarah. GedungAuditorium UGM berdiri tegak dihamparan lahan seluas 11.069,80 meter persegi. Lahan itu, sebelumnya dikenal sebagai lapangan Pancasila. Gedung Auditorium UGM diresmikan dengan sengkalan memet yang berbunyi Catur Kumuda Ambuka Bawana: 1994. Arti sengkalan memet ini adalah bahwa UGM didirikan tahun 1949 dan peresmian Auditorium UGM pada tahun 1994, dengan harapan semoga seluruh sivitas akademika UGM selalu mendapatkan keberuntungan dan kebahagiaan di dalam tugas dan pengabdiannya demi nusa dan bangsa Indonesia. Awalnya fungsi utama Gedung Auditorium UGM digunakan untuk menunjang segala kegiatan akademik yang diselenggarakan oleh Universitas Gadjah Mada tetapi seiring berjalannya waktu gedung ini sekarang bisa dimanfaatkan oleh masyarakat umum dalam bentuk sewa. read more

Dikirim oleh Arsip Universitas Gadjah Mada pada Senin, 18 Februari 2019

Pada tanggal 20 Februari 2019 UGM menyelenggarakan wisuda Program Sarjana dan Program Diploma Periode II Tahun Akademik 2018/2019. Wisuda bagi mahasiswa tentu merupakan moment yang sangat penting, sebab selain menjadi tonggak sejarah baru bagi masa depannya, wisuda juga menandakan studinya telah selesai dan boleh untuk segera meninggalkan kampus untuk menggapai cita-cita yang lebih tinggi. Oleh karena itu setelah upacara wisuda selesai, para wisudawan banyak yang mengabadikan moment tersebut untuk foto bersama, baik bersama keluarga, teman bahkan bersama orang-orang yang pernah berjasa selama menempuh kuliah. Lokasi yang dipilih, merupkan lokasi yang banyak memberi kenangan pada perjalanan akademiknya, seperti di lingkungan fakultas dan Gedung Pusat. read more

Dalam rangka meningkatkan pengetahuan dan kemampuan para Arsiparis dan Pengelola arsip di lingkungan Universitas Gadjah Mada (UGM), FORSIPAGAMA (Forum Kearsipan Universitas Gadjah Mada) mengadakan pertemuan rutin pada tanggal 22 Januari 2019, bertempat di Fakultas Isipol UGM. Pertemuan kali ini mengundang 53 orang yang berasal dari fakultas dan unit kerja yang ada di UGM. Selain untuk meningkatkan pengetahuan dan kemampuan para Arsiparis dan Pengelola arsip di lingkungan UGM, tujuan dari pertemuan ini sebagai ajang silahturahmi dan juga sebagai sarana untuk menampung aspirasi mereka khususnya hal-hal yang menyangkut hambatan dan kendala yang dihadapi dalam bekerja. read more

Dikirim oleh Arsip Universitas Gadjah Mada pada Senin, 14 Januari 2019

Pengelolaan arsip merupakan salah satu kegiatan untuk memastikan bahwa dokumen suatu lembaga, organisasi atau bahkan arsip perorangan, baik berupa arsip aktif, arsip inaktif maupun arsip statis terkelola dengan baik. Seperti dijelaskan dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. read more