Pada tanggal 25 November 2019 yang lalu staf Sekretaris Jenderal Majelis Permusyawaratan Rakyat (MPR) RI dipimpin oleh Kepala Biro Administrasi dan Pengawasan melaksanakan kunjungan ke Arsip UGM. Tujuan dari kunjungan tersebut adalah untuk memperoleh gambaran yang nyata dalam rangka membangun sistem kearsipan yang baik dan sesuai dengan undang-undang yang berlaku saat ini.

Pada saat memberikan sambutan pengantar atas kunjungan itu, Kepala Biro Administrasi dan Pengawasan Setjen MPR RI menyampaikan bahwa pada tahun 2019 ini ANRI telah melaksanakan pengawasan kearsipan dalam bentuk audit kearsipan eksternal pada MPR RI, sesuai dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan jo Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan. read more

Demi untuk meningkatkan pengembangan sumber daya manusia banyak lembaga atau instansi khususnya yang bergerak di bidang kearsipan melakukan kunjungan ke lembaga lain yang sejenis agar dapat memperoleh tambahan wawasan di bidang tata kelola kearsipan. Hal inilah yang mendasari Arsip UGM harus selalu meningkatkan pengembangan sumber daya manusia dengan melakukan benchmarking ke luar UGM. Para Arsiparis dan staf Arsip UGM harus melihat dan mengetahui dinamika yang berkembang di luar UGM dan sekaligus dapat digunakan sebagai bahan evaluasi dan bahkan dapat pula menginspirasi pengembangan kearsipan yang sedang dilakukan saat ini. read more

Dalam rangka menambah wawasan dan pengetahuan tentang tata kelola arsip, staf Sekretariat Jenderal Majelis Permusyawaratan Rakyat Republik Indonesia (MPR RI) yang dipimpin langsung oleh Kepala Biro Administrasi dan Pengawasan mengadakan kunjungan kerja ke Arsip Universitas Gadjah Mada (Arsip UGM) pada hari Senin, tanggal 25 November 2019. Kegiatan kunjungan Kepala Biro Administrasi dan Pengawasan ini juga diikuti oleh 12 (dua belas) orang staf yang terdiri dari Kepala Bagian Tata Usaha dan Kearsipan, Kepala Subbagian Kearsipan dan sisanya adalah para staf di lingkungan Setjen MPR. read more

oleh Heri Santoso

Penelitian ini ditujukan untuk: (1) menginventarisasi, mensistematisasi, dan mengeksplisitasi nilai-nilai filsafat kehidupan yang terkandung dalam unsur-unsur utama arsitektur Gedung Pusat UGM; (2) mengevaluasi secara kritis dan menyusun suatu konsepsi relevansi filsafat kehidupan yang terkandung dalam arsitektur Gedung Pusat UGM bagi pengembangan keilmuan di pendidikan tinggi. Penelitian ini menggunakan model penelitian filosofis di lapangan, dengan memadukan data kepustakaan yang ditunjang dengan data lapangan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa: Pertama, nilai-nilai filosofis Gedung Pusat UGM dapat digali dari sejarah dan ajaran filsafat hidup para pendirinya serta makna simbolik yang diwujudkan dalam bentuk arsitektur bangunannya. Kedua, Para pendiri Gedung Pusat UGM mengajarkan tentang keluhuran budi (pengabdian kepada bangsa, keikhlasan, kesabaran, kegigihan, keuletan dan pantang menyerah), serta keluasan ilmu dan pengetahuan yang mampu mengharmoniskan berbagai aliran pemikiran kefilsafatan yang sedang berkembang di masanya, dan merupakan puncak-puncak peradaban dunia; Ketiga, Arsitektur Gedung Pusat UGM mengajarkan tentang keberhasilan ilmuwan UGM, meramu berbagai aliran-aliran pemikiran yang berkembang di dunia dalam ramuan khas Indonesia yang berujung pada karya yang baik, benar, indah dan sakral. Keempat, filosofi Gedung Pusat UGM memberi dasar dan orientasi bagi pengembangan ilmu di UGM pada khususnya dan perguruan tinggi di Indonesia pada umumnya untuk senantiasa membangun berdasarkan jati diri, dengan tetap belajar dan bekerjasama dengan dunia luar demi kemanfaatan dan peningkatan peradaban umat manusia. read more

oleh Agung Kuswantoro, Siswi Hartati Hartati

Arsip memiliki peranan penting di suatu organisasi, salah satunya di kantor kelurahan. Pengelolaan kearsipan di kantor kelurahan dipengaruhi oleh beberapa aspek, diantaranya kompetensi pegawai dan sarana serta prasarana kearsipan. Populasinya adalah seluruh pegawai kelurahan di Kecamatan Gunungpati Kota Semarang sejumlah 90 (sembilan puluh) pegawai. Penelitian ini menggunakan sampling jenuh. Teknik pengumpulan data menggunakan observasi, wawancara, dokumentasi dan kuesioner (angket) . Teknik analisis data menggunakan analisis regresi berganda dan analisis deskriptif persentase. Hasil penelitian menunjukan bahwa analisis regresi berganda diperoleh persamaan: Pengelolaan Arsip (PA) = 4,025 (konstanta (α) ) + 0,340 kompetensi pegawai (KP) + 0,405 sarana prasarana kearsipan (SP)_. Besarnya pengaruh secara simultan kompetensi pegawai dan sarana prasarana kearsipan terhadap pengelolaan arsip dinamis sebesar 81,2%. Secara parsial untuk kompetensi pegawai berpengaruh terhadap pengelolaan arsip dinamis sebesar 57,61% dan sarana prasarana kearsipan berpengaruh sebesar 38,94% terhadap pengelolaan arsip dinamis. read more

oleh Kurniatun

Penelitian ini memberikan gambaran bagaimana proses pembuatan Peraturan Rektor Universitas Gadjah Mada (UGM) tentang Klasifikasi Arsip di Lingkungan UGM sejak penyusunan draf hingga diproses di Bagian Hukum dan Organisasi (Hukor) UGM. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah action research dan penelitian deskriptif. Penelitian ini dilakukan sejak proses penyusunan draf klasifikasi arsip sampai dengan menjadi Peraturan Rektor UGM tentang Klasifikasi Arsip di Lingkungan UGM. Proses pembuatan peraturan rektor ini cukup rumit dengan waktu yang relatif panjang yaitu sejak tahun 2015 sampai dengan 2019. Saat proses pembuatan peraturan rektor ini masih berjalan, UGM mendapat undangan dari Kemenristekdikti untuk terlibat dalam pembahasan/penyusunan peraturan tentang klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip dan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. UGM turut berkontribusi dalam penyusunan Permenristekdikti Nomor 23 Tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi. read more

oleh Fitria Agustina

Naskah dinas merupakan salah satu sarana komunikasi tertulis yang digunakan dalam kegiatan administrasi perguruan tinggi. Agar tercipta keseragaman naskah dinas, UGM menyusun kebijakan tata naskah dinas. Penelitian ini bertujuan untuk menilai kesesuaian antara tata naskah dinas dalam pembuatan surat dinas yang diimplementasikan di lingkungan UGM dengan Peraturan Rektor UGM Nomor 13 Tahun 2018 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan UGM dan faktor-faktor yang mempengaruhinya. Adapun unit kerja yang menjadi narasumber dalam penelitian ini adalah fakultas yang telah mengikuti diklat tata naskah dinas. Fakultas yang terbagi dalam 4 klaster dipilih berdasarkan hasil penelitian awal yaitu fakultas yang sudah mengimplementasikan dan yang belum mengimplementasikan peraturan tata tata naskah dinas. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif dan cara memperoleh data adalah dengan wawancara, observasi, dan dokumentasi. Pengujian validitas data dalam penelitian ini menggunakan triangulasi. Hasil yang diperoleh menunjukkan bahwa implementasi tata naskah naskah dinas yang meliputi kelengkapan bagian surat, format, penomoran, dan kewenangan penanda tangan surat dilakukan belum sesuai dengan peraturan rektor. Faktor-faktor yang mempengaruhi ketidaksesuaian implementasi tata naskah dinas tersebut adalah standarisasi kode, sosialisasi, kompetensi pegawai, penggunaan sistem informasi, komitmen pimpinan, dan kebiasaan. read more

oleh Heri Santosa

Arsip merupakan sumber informasi yang dapat digunakan sebagai media pendidikan. Salah satu metode penyajian informasi arsip agar menjadi lebih menarik yaitu dengan cara dikemas menjadi sebuah film dokumenter. Menyajikan informasi arsip menjadi informasi yang lebih menarik merupakan tantangan bagi arsiparis. Penelitian ini memberikan gambaran bagaimana proses mengemas ulang informasi arsip menjadi sebuah film dokumenter. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah studi kasus. Tujuan inovasi ini adalah menyajikan informasi arsip agar lebih menarik, lebih hidup, bisa digunakan untuk mendukung kebijakan-kebijakan yang diambil UGM, menyampaikan contoh serpihan sejarah tentang nilai-nilai ke UGM-an, sebagai pendidikan karakter bagi mahasiswa dan civitas akademika UGM, sebagai materi pembelajaran/media edukasi bagi mahasiswa UGM, mendokumentasikan dan menyelamatkan informasi arsip yang tersimpan di Arsip UGM maupun yang masih tersimpan di memori ingatan para tokoh-tokoh penting UGM sebagai pelaku sejarah yang masih hidup dengan cara diwawancarai sebagai narasumber sehingga semua informasi tersebut bisa bermanfaat bagi sivitas akademika UGM dan masyarakat pada umumnya. Kegiatan inovasi kemas ulang informasi arsip menjadi sebuah fim dokumenter merupakan cara yang efektif untuk sosialisasi dan penyebaran informasi kepada masyarakat luas. read more

Oleh Jajang Nurjaman

Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis jaringan informasi dan komunikasi organisasi dagang terbesar di abad 17 dan 18, Vereenigde Oost-Indische Compagnie (VOC), khususnya organisasi VOC di Sulawesi (Makasar). Arsip yang diteliti adalah khazanah arsip VOC yang terdapat di Nationaal Archief (NA) Belanda, yaitu arsip Overgekomen Brieven en Papieren (OBP) nomor 2381. Metode yang digunakan adalah deskriptif analisis dengan menggunakan sumber primer arsip OBP dan sumber sekunder literatur yang berkaitan dengan jaringan dan VOC. Hasil penelitian ini menunjukan bahwa arsip OBP memiliki struktur yang dapat menggambarkan sistem komunikasi VOC, dan topik yang paling banyak didiskusikan dalam korespondensi antara organisasi VOC di Makasar dengan pos-pos terluar adalah mengenai bajak laut dan perang. read more

Oleh Farhan Bukhori

Kompetensi merupakan kriteria yang harus dimiliki oleh setiap pegawai yang melakukan pekerjaan dalam bidang tertentu, termasuk dalam bidang kearsipan. Kompetensi sangat dibutuhkan dalam membentuk sebuah kinerja yang baik demi mencapai tujuan organisasi atau perusahaan. Jika setiap pegawai memiliki kompetensi yang tinggi maka akan menghasilkan kinerja yang terbaik. Seorang arsiparis sebagai pengelola arsip dituntut untuk dapat memberikan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh masyarakat. Seorang arsiparis harus memiliki tiga kompetensi dasar dibidang kearsipan yakni pengetahuan, keterampilan dan sikap. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui ada tidaknya pengaruh kompetensi arsiparis terhadap kinerja arsiparis di ANRI dan seberapa besar pengaruhnya serta juga mengidentifikasi indikator dari kompetensi yang memiliki pengaruh paling besar bagi arsiparis dalam melakukan kinerja. Berdasarkan hasil penelitian dapat diketahui secara menyeluruh kompetensi arsiparis yang terdiri dari indikator pengetahuan, keterampilan dan sikap memiliki pengaruh sebesar 56,4% terhadap kinerja arsiparis di ANRI. Secara parsial konsep pengetahuan dan keterampilan tidak memiliki pengaruh yang signifikan dibandingkan dengan konsep sikap dengan t hitung dari konsep pengetahuan sebesar 1,257 dan t hitung dari konsep keterampilan sebesar 1,141 sedangkan t hitung dari konsep sikap sebesar 5,535 dengan t tabel sebesar 1,991. Hal ini menunjukkan bahwa nilai t hitung dari konsep pengetahuan dan keterampilan lebih kecil dari t tabel sedangkan t hitung dari konsep sikap lebih besar dari t tabel, sehingga dapat disimpulkan bahwa konsep pengetahuan dan keterampilan tidak memiliki pengaruh yang signifikan dibandingkan dengan konsep sikap dalam melakukan kinerja arsiparis di ANRI. read more