Pengelolaan arsip merupakan salah satu kegiatan untuk memastikan bahwa dokumen suatu lembaga, organisasi atau bahkan arsip perorangan, baik berupa arsip aktif, arsip inaktif maupun arsip statis terkelola dengan baik. Seperti dijelaskan dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. read more

Oleh Tri Handayani

Penelitian ini berjudul Implementasi Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor 24 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Perguruan Tinggi. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif yang bertujuan agar masyarakat, khususnya di perguruan tinggi mengetahui aspek-aspek apa saja yang diatur dalam peraturan tersebut. Selain itu, agar mereka juga mengetahui rujukan apa saja yang dapat digunakan dalam penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi. Penyelenggaraan kearsipan ini didorong untuk menerapkan model berkelanjutan (record continuum model). Berkaitan dengan hal tersebut, maka aspek-aspek dalam penyelenggaraannya harus benar-benar dipersiapkan sesuai dengan tujuan yang ada. Aspek-aspek tersebut meliputi: aspek penetapan kebijakan penyelenggaraan kearsipan bagi perguruan tinggi, aspek penetapan kebijakan, aspek pedoman atau standar kearsipan, aspek pembinaan, aspek pengelolaan arsip dan aspek sumber daya pendukung. ANRI telah menyediakan berbagai peraturan kepala ANRI sebagai pedoman bagi perguruan tinggi dalam penyusunan pedoman yang berlaku di internal perguruan tinggi masing-masing. read more

Oleh Iis Yati Mulyati, Mimin Zamilah, Suryana

Riset ini bertujuan untuk mengetahui sejauhmana pengaruh pengarsipan terhadap kinerja dosen. Pengarsipan dokumen yang ada dapat membantu kinerja dosen dalam membuat Kontrak Kerja Individu (KKI) yang menghasilkan out put berupa Laporan Kinerja Dosen (LKD), Beban Kinerja Dosen (BKD), Sasaran Kinerja Dosen (SKP) dan realisasi kinerja dari Kontrak Kinerja Individu (KKI). Proses pengarsipan dokumen dilakukan secara rutin setiap ada arsip disimpan dan didokumentasikan, baik arsip fisik maupun alih media. Setiap semester bukti arsip alih media di sebarkan kepada setiap dosen, untuk mengunggah realisasi kinerja masing-masing. Data yang digunakan sebanyak 25 (dua puluh lima) orang dosen di Departemen Ilmu Administrasi Bisnis Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran. Data tersebut merupakan data pokok dengan analisis yang ditunjang oleh data-data sekunder berdasarkan hasil observasi di lapangan dan beberapa sumber pustaka untuk memperkuat serta memperdalam hasil analisis. Analisis data menggunakan regresi linier . Riset menunjukkan bahwa pengarsipan dokumen berpengaruh terhadap kinerja dosen sebesar 20 (dua puluh) persen. Dengan demikian, seorang arsiparis harus lebih aktif lagi dalam mengelola arsip-arsip dosen. Pengarsipan dokumen semakin baik, maka kinerja dosen akan baik pula. read more

Oleh Betty Indriati

Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan. Agar arsip statis dapat berdaya guna bagi masyarakat, maka arsip statis seharusnya tidak hanya disimpan dan dilestarikan, namun harus dimanfaatkan oleh masyarakat untuk berbagai keperluan. Dengan demikian, perlu disusun program layanan akses arsip statis bagi masyarakat. Dengan metode kualitatif melalui pendekatan studi kasus, penelitian ini bermaksud menjabarkan pemanfaatan hasil pengolahan arsip statis melalui layanan akses di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman. Hasil penelitian menunjukkan bahwa program pengolahan dan layanan akses arsip statis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman dilaksanakan sesuai prosedur operasional standar. read more

Oleh Adhitya Eka Putri

Dalam penyelenggaraan kegiatan administrasi, setiap lembaga perguruan tinggi selalu menghasilkan catatan/rekod. Tidak sedikit rekod, yang juga disebut sebagai arsip dinamis, tercipta melalui kegiatan persuratan. Perguruan tinggi membuat dan menerima surat dalam rangka melaksanakan kegiatan universitas. Seiring dengan waktu, arsip dinamis yang tercipta melalui kegiatan persuratan akan terus bertambah sehingga diperlukan ruangan, sarana dan prasarana, serta biaya yang semakin besar. Dalam rangka merespon persoalan tersebut, perlu dilakukan program penyusutan arsip dinamis agar volume arsip dinamis dapat dikendalikan secara terprogram. Penelitian ini dilakukan terhadap kegiatan penyusutan arsip dinamis di Universitas Negeri Yogyakarta pada tahun 2015-2017. Penelitian ini dilakukan dengan metode kaulitatif dengan pendekatan studi kasus. Penelitian ini bertujuan untuk menjabarkan program penyusutan arsip dinamis serta hambatan-hambatan yang dihadapi dalam kegiatan tersebut. Hasil penelitian menunjukkan bahwa kegiatan pemindahan arsip inaktif dapat dilakukan, namun untuk kegiatan pemusnahan dan penyerahan belum dapat terlaksana karena berbagai sebab. read more

Oleh Herman Setyawan

Penelitian ini bertujuan untuk membuat deskripsi tentang peran ketokohan Sardjito dalam pendirian dan penamaan Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Sardjito. Pada awal pendiriannya, Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Sardjito merupakan rumah sakit pendidikan di Universitas Gadjah Mada, dan dibangun di Daerah Istimewa Yogyakarta. Dengan metode sejarah, penelitian ini mencoba menggambarkan berbagai peran Sardjito dan situasi yang melatarbelakangi pendirian Rumah Sakit Dr. Sardjito. Dari pembahasan dapat disimpulkan bahwa peran ketokohan Sardjito cukup besar dalam pendirian dan penamaan Rumah Sakit Dr. Sardjito. read more

Dalam rangka memberi wawasan dan pengetahuan tentang pengelolaan arsip di lembaga lain, Biro Umum Kementerian Perindustrian pada tanggal 5 Juli 2019 melakukan benchmarking di Arsip UGM. Kegiatan kunjungan ke Arsip UGM ini diikuti oleh 56 orang peserta yang berasal dari berbagai lembaga yang ada di bawah Kementerian Perindustrian. Tujuan dari kunjungan ini agar para peserta dapat melihat secara langsung bagaimana pengelolaan arsip di perguruan tinggi yang lembaga kearsipannya sudah berdiri jauh sebelum keluarnya Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, sebab Arsip UGM telah berdiri sejak 11 September 2004. Adapun lingkup dari kunjungan ini meliputi bagaimana pengelolaan arsip aktif dan arsip elektronik, pengelolaan arsip inaktif dan media baru, bagaimana menyusutkan arsip, peran sumberdaya kearsipan di Kantor Arsip dan peran Kantor Arsip didalam penyajian informasi agar cepat dan akurat. read more

Pengelolaan arsip merupakan salah satu kegiatan untuk memastikan bahwa dokumen suatu lembaga, organisasi atau bahkan arsip perorangan, baik berupa arsip aktif, arsip in aktif maupun arsip statis terkelola dengan baik. Seperti dijelaskan dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dala pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. read more

Dalam rangka penyelenggaraan mata kuliah Dasar-dasar Kesekretariatan dan Manajemen Perkantoran pada Program Studi Diploma Kearsipan, ada 3 orang mahasiswa Program Studi Diploma Kearsipan yaitu Ilmi Kurniawati, Wahyu Sakti Adi W dan Mijil Larasati K yang memilih Arsip UGM sebagai tempat Observasi dan Wawancara.. Observasi dan Wawancara tersebut dilaksanakan pada Hari Selasa, 2 April 2019. Dengan Observasi dan Wawancara ini diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan dan wawasan yang nyata di bidang kearsipan yang lebih baik. read more

Guna melaksanakan visi dan misi Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) yaitu penyelamatkan arsip universitas sebagai sumber informasi dan memori kolektif Universitas Gadjah Mada, melaksanakan pengelolaan arsip statis (Archives Management), pengelolaan arsip inaktif dan pengembangan Records Center, serta pengembangan teknologi informasi kearsipan dan melaksanakan serta mengoptimalkan layanan internal dan eksternal informasi kearsipan, Arsip UGM mempunyai program kerja yaitu akuisisi atau penyerahan arsip dari unit kerja, fakultas bahkan berupa arsip perseorangan seperti dari tokoh-tokoh yang berjasa untuk UGM. read more