HUKOR UGM kembali menyerahan Arsip kepada Arsip UGM

Written by Arsip UGM on . Posted in Rilis

Kantor Hukum dan Organisasi merupakan unit pengendali dan pengawas legalitas di tingkat Universitas yang dibentuk berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor 915/P/SK/HT/2012 tentang Pembentukan Kantor Hukum dan Organisasi dan diperbarui dengan Keputusan Rektor Nomor 1/P/SK/HT/2015 tentang Kedudukan, Fungsi, dan Tugas Organisasi di lingkungan Universitas Gadjah Mada. Kantor Hukum dan Organisasi berfungsi sebagai penelaah dan penyusun analisis bidang hukum dan kelembagaan serta pengendalian risiko hukum di lingkungan Universitas Gadjah Mada, telah menciptakan arsip terutama Peraturan Rektor dan Surat Keputusan Rektor UGM.

Pada tanggal 12 Juli 2017, Kantor Hukor menyerahkan arsip statis kepada Arsip UGM. Arsip statis yang diserahkan kepada Arsip UGM meliputi Keputusan/Peraturan Rektor UGM tahun 2012 sampai dengan tahun 2014, dengan rincian arsip tahun 2012 berjumlah 942 berkas, tahun 2013 berjumlah 786 berkas, dan tahun 2014 berjumlah 445 berkas. Sebelumnya, pada tahun 2013, Kantor Hukor UGM juga telah menyerahkan arsip Keputusan/Peraturan Rektor UGM tahun 1999 sampai dengan tahun 2011.

Sebelum diserahkan kepada Arsip UGM, Kantor Hukor melakukan kegiatan penyusutan arsip yang didampingi oleh 3 orang arsiparis Arsip UGM yaitu Fitria Agustina, A. Md.S.IP., Ully Isnaeni Effendi, A.Md., S.E., dan Isti Maryatun, A.Md. Dengan adanya kegiatan penyusutan arsip ini, diharapkan arsip statis dapat terpelihara dan terselamatkan, dan arsip yang sudah habis retensi dan tidak bernilai guna dapat dimusnahkan.

Pembinaan Kearsipan: Peran SDM Kearsipan dalam Mendukung Kegiatan Penelitian

Written by Arsip UGM on . Posted in Rilis

Tanggal 3 Juli 2017, Arsip UGM melakukan pembinaan kearsipan kepada SDM kearsipan di lingkungan UGM dengan tema “Peran SDM Kearsipan dalam Mendukung Kegiatan Penelitian”. Arsip UGM menghadirkan Dra. Suwarni sebagai pembicara pada Pembinaan SDM kali ini. Dra. Suwarni pernah menjabat sebagai Kepala Bidang Database Arsip UGM sebelum purna tugas.

Tema ini diambil dengan alasan bahwa Arsip sebagai salah satu sumber informasi juga dimanfaatkan oleh peneliti maupun penulis dalam rangka penelusuran sejarah ataupun keperluan lainnya. Oleh karena itu, SDM kearsipan dituntut untuk mampu menyajikan arsip agar dapat dimanfaatkan oleh peneliti/penulis, sehingga informasi yang didapatkan dari arsip lengkap, utuh, otentik, dan dapat dipercaya.

Dra. Suwarni berbagi pengalaman mengenai penggunaan arsip sebagai salah satu sumber informasi penelitian maupun penulisan dari sisi peneliti/penulis maupun petugas arsip. Diharapkan SDM kearsipan dalam melihat sisi manfaat arsip berdasar imbal balik dari peneliti/penulis sehingga kedepannya SDM kearsipan dalam pengelolaan arsipnya lebih memperhatikan nilai guna arsip secara berkelanjutan.

 

Arsip UGM Menerima Kunjungan Industri SMK PGRI 1 Depok

Written by Arsip UGM on . Posted in Rilis

Pada tanggal 9 Mei 2017, Arsip UGM menerima kunjungan industri dari SMK PGRI 1 Depok Jawa Barat. Sebanyak 55 siswa kelas X Jurusan Administrasi Perkantoran ingin lebih mengenal sistem kearsipan, sebagai kelanjutan dari pengetahuan dasar kearsipan yang mereka dapatkan di bangku sekolah. Para siswa berusaha lebih mendalami tentang kearsipan dan melihat langsung praktik kearsipan di Arsip UGM. Kunjungan tersebut dipimpin oleh Kepala Sekolah dan didampingi para guru ini belajar tentang kearsipan di Arsip UGM.

Rombongan diterima oleh Kepala Arsip didampingi Kepala Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan Arsip UGM. Selanjutnya, dalam kesempatan itu pula, para arsiparis Arsip UGM mengajak para siswa tersebut berkeliling mengunjungi langsung ruang-ruang arsip seperti central file, record center, depo arsip tekstual, depo arsip kartografi, depo arsip audio visual, ruang pengolah, ruang preservasi, dan ruang layanan. Diharapkan para siswa maupun guru yang mengikuti kegiatan ini dapat memperoleh gambaran yang menyeluruh tentang kearsipan.

Arsip UGM Menerima Kunjungan Pusdatin Kementrian ESDM

Written by Arsip UGM on . Posted in Rilis

Dalam rangka meningkatkan kualitas pengelolaan arsip, 20 orang pegawai Pusat Data dan Teknologi Informasi (Pusdatin) Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral Republik Indonesia melakukan kunjungan studi banding ke Arsip UGM. Kunjungan tersebut dilaksanakan pada tanggal 30 Maret 2017, didampingi oleh Kepala Sub Bagian TU dan Kepala Sub Bagian Umum. Dengan kunjungan ini diharapkan dapat menambah pengetahuan, masukan, atau referensi terkait dengan kegiatan pengelolaan arsip di lingkungan Pusdatin ESDM. Kunjungan diterima oleh Kepala Arsip di Ruang Sidang Arsip UGM, didampingi Kepala Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan, Kepala Bidang Inovasi, Pelestarian dan Konservasi Arsip, dan dua orang arsiparis. Tujuan dari kunjungan tersebut adalah untuk memperoleh gambaran yang nyata dalam rangka membangun sistem kearsipan yang baik dan sesuai, mengingat bahwa organisasi di Kementerian ESDM sangat besar dan kompleks. Arsip yang tercipta di Pusdatin ESDM, baik tekstual maupun elektronik diharapkan dapat terkelola dengan baik, sehingga informasi yang terkandung dalam arsip dapat dimanfaatkan secara maksimal. Selanjutnya, rombongan mengunjungi langsung central file, records center, depo, ruang preservasi, ruang pengolah, dan ruang layanan Arsip UGM. Kunjungan tersebut merupakan rangkaian kegiatan dari Sosialisasi dan Koordinasi Pengelolaan Tata Naskah Dinas di lingkungan Pusdatin ESDM, yang diselenggarakan sehari sebelumnya yaitu pada tanggal 29 Maret 2017 di Kantor BPPTK Badan Geologi KESDM. Salah seorang narasumber adalah Kepala Arsip UGM, Dra. Tristiana Chandra Dewi, S.IP., M.Si., yang menyampaikan materi tentang pengelolaan arsip.