oleh Nabila Azzahra
Arsip merupakan dokumen primer yang memiliki ciri sebagai informasi tangan pertama dan rekaman sebuah transaksi. Arsip memiliki peranan sebagai pusat ingatan organisasi, sumber informasi, alat pengawasan, perumusan kebijakan dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna apabila disimpan maka akan terjadinya penumpukan arsip yang sangat banyak dan akan timbulnya permasalahan bagi organisasi tersebut. Oleh karena itu, diperlukannya sebuah solusi yang dapat mengatasi permasalahan arsip tersebut, solusi dari hal tersebut adalah dengan adanya penyusutan. Penyusutan menurut Peraturan Pemerintah No 28 Tahun 2012 pasal 1 point 8 adalah :
“Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.”
Penyusutan merupakan suatu proses pengurangan volume arsip dari arsip yang tidak memiliki nilai guna dan memiliki keterangan dimusnahkan serta menyelamatkan arsip yang berpotensi permanen dari kerusakan dan kehilangan. Sebelum melaksanakan proses penyusutan petugas dituntut untuk mengetahui umur suatu jenis arsip ketika ia aktif, inaktif dan nasib akhir yang telah ditentukan. Penilaian dilakukan untuk menentukan nasib dan umur arsip. Michael Roper dan Laura Millar (1999:5) menyatakan bahwa
“Appraisal: The process of determining the value of records for further use, for whatever purpose, and the length of time for which that value will continue. Also known as evaluation, review or selection”.
Penilaian dianggap sebagai proses memutuskan nilai dari arsip untuk digunakan lagi, untuk tujuan tertentu dan memiliki umur yang lebih panjang memiliki nilai berkelanjutan. Proses penilaian dikenal juga sebagai evaluasi, meninjau dan seleksi. Penilaian arsip bagi lembaga swasta dan BUMN terhadap dokumen perusahaan bersifat wajib sebelum dokumen tersebut diserahkan atau dimusnahkan.
Penilaian dan penyusutan arsip merupakan suatu kegiatan yang harus dilaksanakan di setiap instansi pemerintah, swasta dan organisasi BUMN. Salah satu instansi yang harus melaksanakan program tersebut adalah PT. Kereta Api Indonesia (Persero). PT. Kereta Api Indonesia (Persero) merupakan organisasi pemerintah yang bertujuan mencari keuntungan yang bergerak dalam bidang jasa transportasi di Indonesia. Perusahaan ini merupakan salah satu bagian dari Badan Usaha Milik Negara yang terfokus pada transportasi jasa angkutan kereta api di Indonesia.
Artikel ini merupakan salah satu artikel dalam Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan. Kunjungi laman Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan untuk membaca lebih lanjut atau mengunduh.