Layanan Akses Arsip di Perpustakaan dan Arsip UGM: Kontribusi Nyata untuk SDGs Pendidikan Berkualitas

Yogyakarta, 27 Februari 2024 - Perpustakaan dan Arsip mengambil langkah berani dalam mendukung pencapaian Sustainable Development Goals (SDGs) nomor 4, yakni pendidikan berkualitas, dengan mengadakan program layanan akses arsip bagi sivitas akademika UGM dan umum. Program ini diarahkan guna memastikan bahwa informasi yang terkandung di dalam arsip dapat diakses oleh para pengguna untuk meningkatkan mutu, pendidikan, atau sebagai bahan penelitian.

Layanan akses arsip merupakan salah satu kegiatan yang dapat dimanfaatkan oleh para pengguna untuk mencari, mengakses, dan membaca khazanah arsip statis yang tersedia di Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Baik dalam bentuk arsip tekstual, arsip audiovisual, maupun arsip bentuk khusus sesuai sifat dan tingkat keterbukaan hak aksesnya. Salah satu aspek penting dari kegiatan ini adalah memastikan bahwa arsip-arsip yang berkaitan dengan UGM, seperti sejarah, jati diri, dan perkembangan UGM, kebijakan dan inovasi, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat hingga organisasi dan Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) dapat tersedia dan diakses dengan mudah oleh para pengguna. Untuk mendukung hal tersebut, layanan akses arsip dibuka pada hari Senin-Kamis pukul 08.00-16.00 WIB dan hari Jumat pukul 08.00-16.30 WIB.

Berlokasi di Gedung L7 Lantai 2, Kompleks Perpustakaan UGM, Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM memfasilitasi para pengguna dalam kegiatan pencarian arsip melalui sarana temu kembali, berupa Daftar Arsip Statis (DAS) serta Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS) Arsip UGM yang terletak di Ruang Baca. Setelah itu, pengguna akan mengisi formulir akses arsip dan menyerahkannya kepada Petugas Ruang Baca untuk membantu pengambilan arsip.

Sebagai sumber informasi, arsip memiliki aksesibilitas yang berbeda dari bahan pustaka yang memungkinkan pengguna untuk mengaksesnya secara mandiri. Pengambilan fisik arsip di ruang simpan hak aksesnya dibatasi, hanya petugas depo yang boleh mengambil arsip. Dalam hal ini, proses akses terhadap arsip tidak dapat dilakukan secara langsung oleh pengguna tanpa bantuan atau pendampingan dari petugas yang bertanggung jawab. Prosedur khusus ini diperlukan untuk menjaga integritas dan keamanan informasi yang terkandung di dalam arsip. Kendati demikian, para pengguna tetap dapat membaca arsip di Ruang Baca yang disediakan oleh Perpustakaan dan Arsip UGM sesuai jam buka layanan.

(Kontributor: Farah Zayyinah Faiqotulhimmah)