Arsip:

Rilis

Tour Arsip MRA 2024 ke Perpustakaan dan Arsip UGM

Pada tanggal 28 November 2024, Perpustakaan dan Arsip UGM menjadi bagian dari Tour Arsip MRA 2024. Sebanyak 150 mahasiswa dari Program Studi Manajemen Rekod dan Arsip Universitas Indonesia, yang didampingi oleh dosen mereka, Ibu Dyah Safitri, S.I.P.I., M.Hum diterima langsung oleh Kepala Bidang Arsip, Ibu Erna Widayati, S.E., M.M. di Ruang Seminar Perpustakaan dan Arsip. Kunjungan ini bertujuan untuk meningkatkan pendidikan untuk keberlanjutan dan mendorong kemitraan, sejalan dengan Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs).

Para mahasiswa memiliki kesempatan untuk menjelajahi dan mengenal sumber daya kearsipan yang tersedia di UGM, yang dikenal dengan komitmennya untuk melestarikan dokumen sejarah dan mempromosikan praktik berkelanjutan dalam manajemen arsip. Selama kunjungan, mahasiswa berdiskusi tentang bagaimana pentingnya arsip dalam melestarikan warisan budaya dan mendukung pembangunan berkelanjutan.

Arsiparis UGM, Ibu Ully Isnaeni Effendi, S.E., M.Sc., mempresentasikan berbagai program dan inisiatif yang menyoroti peran arsip dalam mempromosikan transparansi, akuntabilitas, dan keterlibatan Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM dalam pembangunan UGM secara keseluruhan. Ini sejalan dengan SDGs, terutama dalam mendorong kemitraan untuk mencapai tujuan.

Ibu Dyah Safitri, dosen pendamping, menyatakan antusiasmenya terhadap kunjungan ini, "Kunjungan ini adalah kesempatan berharga bagi mahasiswa kami untuk belajar tentang praktik terbaik dalam manajemen arsip dan pentingnya arsip. Sangat penting bagi mahasiswa untuk memahami kerja para profesional di bidang arsip sebagai gambaran pekerjaan mereka ke depannya."

Kunjungan Universitas Indonesia ke Universitas Gadjah Mada ini mencerminkan pentingnya kemitraan dalam mencapai tujuan pendidikan. Dengan kunjungan ini, diharapkan dapat berbagi ilmu pengetahuan dan pengenalan terhadap sumber daya kearsipan untuk masa depan yang lebih berkelanjutan. Acara ini juga akan mendorong mahasiswa untuk berpikir kritis tentang peran mereka dalam masyarakat dan pentingnya melestarikan informasi untuk generasi mendatang.

Selain diskusi edukatif, mahasiswa juga akan memiliki kesempatan untuk mengunjungi sarana dan prasarana kearsipan yang dimiliki oleh Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Peserta diajak berkeliling melihat ruang pengolahan, preservasi arsip, alih media, depo arsip, dan diorama arsip. Pengalaman praktis ini sangat penting bagi mahasiswa yang mengejar karir di bidang manajemen rekod dan arsip.

UKM Peduli Difabel Menggelar Pameran di Perpustakaan dan Arsip UGM

Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) Peduli Difabel Universitas Gadjah Mada menggelar pameran bertajuk "The Gate: Gerbang Menuju Dunia yang Inklusi" di Perpustakaan dan Arsip UGM pada 21-22 November 2024. Pameran ini merupakan bagian dari upaya untuk meningkatkan kesadaran publik tentang potensi luar biasa yang dimiliki oleh para penyandang disabilitas serta merayakan karya-karya inspiratif mereka.

Qintara, salah satu anggota UKM Peduli Difabel, memberikan penjelasan unik tentang pameran ini. Ia menyebutkan bahwa pameran ini diibaratkan sebagai perjalanan menuju elysium, sebuah konsep dari mitologi Yunani yang menggambarkan dunia yang inklusif, di mana semua orang merasa bahagia berada di dalamnya. “Kami ingin menghadirkan elysium di dunia nyata melalui pameran ini, tempat di mana setiap orang dihargai, diterima, dan diberi ruang untuk bersinar,” ungkapnya.

Pameran diselenggarakan atas kolaborasi antara UKM Peduli Difabel UGM, Jogja Disability Art (JDA), dan Difabel Zone yang ikut menampilkan karya-karya mengagumkan dari para disabilitas maupun non disabilitas sebagai wujud dalam implementasi SDGs 17, Kemitraan untuk Mencapai Tujuan. Selain hasil kolaborasi, panitia juga membuka kesempatan kepada masyarakat untuk ikut serta dalam memeriahkan pameran kali ini dalam open submission yang telah dibuka sebelumnya.

Pameran yang mengusung SDGs 3, Kehidupan Sehat dan Sejahtera, ini berhasil menarik perhatian dan apresiasi dari pengunjung. Salah satunya Satiti, menyampaikan kekagumannya pada hasil karya yang ditampilkan. “Karya-karya para disabilitas yang ditampilkan luar biasa. Saya menjadi terinspirasi untuk lebih semangat menghasilkan karya. Kebetulan saya juga tertarik di bidang seni,” ujar Satiti.

Pameran ini merupakan rangkaian kegiatan Harmoni Inklusi yang terdiri dari 4 Chapter dan ini merupakan Chapter 3 dengan tema Galeri Sang Legenda. Sebagai wujud dukungan kepada teman-teman disabilitas, pengunjung juga dapat menghadiri puncak acara Harmoni Inklusi yang akan dilaksanakan pada tanggal 30 November 2024 di Selasar Fakultas Fisipol.

Melalui kemitraan dengan berbagai komunitas, Perpustakaan dan Arsip UGM terus menunjukkan komitmennya untuk menciptakan masyarakat yang inklusif dan peduli terhadap semua individu, tanpa terkecuali. Kolaborasi ini tidak hanya memperkuat peran Perpustakaan dan Arsip sebagai pusat literasi dan informasi, tetapi juga mampu memberikan dampak positif yang signifikan, baik dalam membangun kesadaran sosial maupun menciptakan ruang yang mendukung keberagaman.

Kontributor: Nabiilah Khusnul Afifah & Wasilatul Baroroh

Benchmarking Kearsipan Fakultas Pertanian dan Peternakan UIN Sultan Syarif Kasim Riau

Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM menerima kunjungan dari Fakultas Pertanian dan Peternakan UIN Sultan Syarif Kasim Riau pada tanggal 14 November 2024. Kunjungan ini diterima di Ruang Sidang Arsip, lantai 2 Perpustakaan dan Arsip UGM, dari pukul 09.00 hingga 11.00.

Acara ini bertujuan untuk berbagi pengetahuan mengenai praktik pengarsipan yang efektif, yang sangat penting untuk pendidikan dan pengembangan di instansi masing-masing. Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP., MBA., dengan hangat menyambut kedatangan para tamu, menekankan pentingnya pengarsipan pada kegiatan universitas yang mencetak generasi-generasi penerus. Ia menyoroti bahwa pengelolaan arsip yang baik sangat penting untuk melestarikan dokumen sejarah dan memfasilitasi akses informasi, yang sejalan dengan Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs) terkait pendidikan.

Kepala Bidang Arsip, Erna Widayati, S.E., M.M. didampingi oleh staf kearsipan menyampaikan gambaran umum tentang pengelolaan kearsipan secara menyeluruh di Perpustakaan dan Arsip UGM. Presentasi ini menjadi dasar untuk dialog yang menarik dengan fokus pada tantangan dan peluang dalam praktik pengarsipan.

Peserta diberikan kesempatan diskusi mengenai poin-poin penting dalam kerja pengarsipan. Diskusi berlangsung hangat yang disampaikan langsung oleh Dekan, Wakil Dekan, dan arsiparis di Fakultas Pertanian dan Peternakan UIN Sultan Syarif Kasim Riau kepada Kepala Bidang Arsip.

Setelah diskusi yang intens, acara dilanjutkan dengan wisata arsip. Para tamu kunjungan berkesempatan untuk melihat langsung depo arsip di Perpustakaan dan Arsip UGM. Wisata ini memberikan wawasan praktis tentang kegiatan pengarsipan dan pentingnya menjaga arsip sebagai memori kolektif universitas dan bangsa.

Kontributor: Nabiilah

Majalah Forsipagama Volume 8 Nomor 1: Call for Paper

Forum Kearsipan UGM (Forsipagama) akan menerbitkan Majalah Forsipagama Vol. 8 (1) yang akan diterbitkan pada bulan Januari 2025. Sehubungan dengan hal tersebut, kami mengajak Saudara untuk berpartisipasi mengirimkan artikel di bidang kearsipan. Adapun ketentuan tulisan adalah sebagai berikut:

  1. Artikel di bidang kearsipan
  2. Ditulis dalam bahasa sederhana namun tetap menjaga kualitas
  3. Ditulis dalam gaya bahasa majalah atau buletin
  4. Diutamakan menggunakan kutipan dari buku atau jurnal ilmiah
  5. Format dan ukuran standar: kertas A4, font Palatino Linotype, ukuran 11, spasi 1,5, dan jumlah halaman 4-7
  6. Artikel diterima paling lambat tanggal 6 Desember 2024
  7. Redaktur berhak untuk memilih dan menentukan naskah-naskah yang akan diterbitkan
  8. Artikel dikirimkan dalam bentuk MS Word disertai foto bebas sopan setengah badan dikirimkan ke link: Majalah Forsipagama Vol. 8 No. 1

UGM, PAPTI dan UNESCO Selenggarakan Workshop Disaster Risk Management: Managing Strategies for Disaster Prevention and Preparedness di UGM

Yogyakarta, 31 Oktober 2024 – Workshop bertajuk "Disaster Risk Management: Managing Strategies for Disaster Prevention and Preparedness" diselenggarakan kerja sama antara Universitas Gadjah Mada (UGM, Perkumpulan Arsip Perguruan Tinggi Indonesia (PAPTI) dan United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO) di Ruang Sekip, University Club (UC) Hotel UGM, Yogyakarta, pada 29 hingga 31 Oktober 2024. Workshop dihadiri oleh 41 peserta yang berasal dari berbagai daerah serta mewakili institusi arsip, perpustakaan, dan museum di seluruh Indonesia.

Workshop ini bertujuan untuk meningkatkan kesadaran dan keterampilan praktis dalam manajemen risiko bencana, khususnya dalam konteks pelestarian arsip, perpustakaan, dan koleksi museum. Kegiatan ini merupakan bagian dari rangkaian acara yang diselenggarakan Universitas Gadjah Mada dalam upaya memperkuat kolaborasi dan membangun kapasitas lembaga-lembaga budaya dalam menghadapi risiko bencana.

Narasumber yang dihadirkan adalah Widiatmoko Adi Putranto, Dosen Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi Universitas Gadjah Mada, dan Kepala Laboratorium Preservasi dari National University of Singapore, Sanira Beevi binte Karim Gani. Sanira menyampaikan materi yang sangat berkaitan dengan kondisi di Indonesia seperti lembab, jamur, dan kondisi akibat faktor kimia lainnya serta langkah-langkah pencengahannya.

Sanira juga memahami bahwa kesadaran perawatan koleksi bukan hanya masalah di Indonesia, namun juga di banyak negara, tak luput dengan Negara Singapura. “This is not only happen here, but also problem of many countries” tuturnya.

Selama tiga hari, peserta mendapatkan materi yang komprehensif tentang strategi pencegahan dan kesiapsiagaan bencana yang disampaikan oleh para pakar di bidang manajemen risiko dan pelestarian budaya. Sesi workshop mencakup berbagai topik, mulai dari identifikasi risiko, mitigasi bencana, hingga pembuatan rencana tanggap darurat yang efektif untuk melindungi aset budaya yang dimiliki oleh masing-masing institusi.

Peserta dibagi menjadi 7 kelompok untuk berdiskusi terkait strategi dalam mitigasi bencana terhadap koleksi-koleksi yang dimiliki dan dipresentasikan di depan peserta lainnya. Para peserta tampak antusias berpartisipasi dalam sesi diskusi dan simulasi yang dirancang untuk meningkatkan pemahaman tentang langkah-langkah praktis dalam menghadapi ancaman bencana. Melalui sesi ini, mereka diharapkan dapat menerapkan strategi yang relevan dan efektif di institusi masing-masing untuk melindungi koleksi dan arsip dari risiko bencana.

Kolaborasi UGM dengan PAPTI Selenggarakan International Conference on Archives, Social Science, Humanities, and Education (ICoASHE) 2024

Yogyakarta, 30 Oktober 2024 – Kegiatan International Conference on Archives, Social Science, and Humanities (ICoASHE) 2024 resmi dibuka pada tanggal 28 Oktober 2024. Kegiatan ini diselenggarakan oleh Universitas Gadjah Mada (UGM) berkolaborasi dengan Perkumpulan Arsip Perguruan Tinggi (PAPTI). Acara ini berlangsung selama tiga hari, dari tanggal 28-30 Oktober 2024, di University Club (UC) Hotel UGM Yogyakarta, dengan mengangkat tema “Sustainable Archiving, Education, and Cultural Preservation on Global Approach”.

Pembukaan acara ICoASHE 2024 dihadiri dan dibuka oleh Sekretaris Universitas, Andi Sandi Antonius Tabusassa Tonralipu, SH., LLM dan didampingi oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip, Arif Surachman, S.IP., M.B.A yang sekaligus menyampaikan laporan panitia. Keynote Speaker pada acara ICoASHE 2024 antara lain Wakil Rektor Bidang Pendidikan dan Pengajaran UGM, Prof. Dr. Wening Udasmoro, S.S., M.Hum., DEA. serta Ketua Umum PAPTI, Prof. Dr. H. Nandang Alamsah Deliarnoor, S.A.P., S.H., M.Hum.

Prof. Dr. Wening Udasmoro, S.S., M.Hum., DEA. melalui video tapping menyampaikan ucapan terima kasih dan apresiasi kepada seluruh pihak yang membantu dalam menyukseskan kegiatan ICoASHE 2024 yang berlangsung di Universitas Gadjah Mada dan berharap acara ini bermanfaat bagi pengelolaan dan pelestarian arsip.

I would to express our gratitude and highest appreciation to the association Indonesian higher education archives and the University Gadjah Mada Library and Archives for holding this prestigious. This conference is important momentum to explore discuss solution to the challenging archive management and sustainable preservation in Indonesia and Global Level” tutur Wening.

Pada hari pertama, 13 presenter dari berbagai daerah dan profesi memaparkan penelitian mereka dalam empat sesi paralel. Setiap sesi berjalan dinamis dan interaktif, dipandu oleh moderator yang memastikan keterlibatan aktif dari peserta seminar internasional yang hadir.

Acara dilanjutkan dengan kongres PAPTI yang dihadiri oleh seluruh pengurus dan anggota PAPTI. Kongres juga dihadiri oleh Dewan Kehormatan PAPTI yaitu, Dr. M. Taufik, M.Si.. Kongres tersebut membahas tentang program kerja dan kepengurusan PAPTI untuk periode selanjutnya.

Hari kedua diawali dengan presentasi oleh 3 presenter, diantaranya 1 presenter utama yaitu Drs. Djoko Utomo, M.A. yang merupakan Kepala ANRI 2004-2009 dan saat ini Honorary Member of SARBICA dengan judul naskah “Penggunaan Kecerdasan Artifisial untuk Penilaian Arsip Kunjungan Paus Fransiskus di Indonesia : Suatu Pemikiran Awal”.

Setelah sesi presentasi seluruh presenter usai, peserta menyimak materi dari para narasumber seminar yang menampilkan empat narasumber terkemuka: Prof. dr. K.J.P.M. Charles Juergens, Prof. Sue Mc Kemmish, Ph.D., Prof. Yako Kozano, dan Widiatmoko Adi Putranto, M.L.I.M.. Acara seminar ini dimoderatori oleh Dr. Suzie Handajani, M.A., dengan pembahasan tentang peran arsip dalam mendukung tujuan pembangunan berkelanjutan (SDGs), termasuk penguatan akses informasi dan pendidikan berkualitas.

Setelah seminar, dilanjutkan diskusi panel untuk memberikan kesempatan bagi peserta bertukar pikiran dan berdiskusi lebih dalam mengenai implementasi arsip dalam konteks sosial dan budaya. Di penghujung acara, PAPTI memberikan penghargaan (PAPTI Award) kepada individu yang telah memberikan kontribusi signifikan dalam pengelolaan arsip di Indonesia.

Pada hari ketiga peserta melakukan kunjungan ke Kraton Yogyakarta, situs warisan budaya yang kaya akan sejarah Yogyakarta. Kunjungan ini bertujuan untuk memberikan wawasan lebih dalam mengenai pelestarian arsip dan budaya lokal serta mengaitkannya dengan upaya pencapaian SDGs, terutama dalam hal pelestarian warisan budaya dan edukasi masyarakat.

Dengan diselenggarakannya ICoASHE 2024, diharapkan dapat mendorong kolaborasi dan inovasi dalam bidang arsip, sosial, dan humaniora, serta meningkatkan kesadaran akan pentingnya pengelolaan informasi yang berkelanjutan untuk masa depan yang lebih baik.

Kunjungan dan Diskusi Kearsipan dari Kementerian Keuangan dan Kementerian Agama Kab. Bantul dalam Pengelolaan Arsip

Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) kembali menerima kunjungan dari Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan dan Kementerian Agama Kabupaten Bantul. Kunjungan ini dilaksanakan di Ruang Seminar di lantai 2 Perpustakaan dan Arsip UGM, dari pukul 09:00 hingga 11:15.

Acara ini bertujuan untuk berbagi pengetahuan mengenai praktik pengarsipan yang efektif, yang sangat penting untuk pendidikan dan pengembangan di instansi masing-masing. Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP., MBA., dengan hangat menyambut kedatangan para tamu, menekankan pentingnya pengarsipan dalam dunia pendidikan. Ia menyoroti bahwa pengelolaan arsip yang baik sangat penting untuk melestarikan dokumen sejarah dan memfasilitasi akses informasi, yang sejalan dengan Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs) terkait pendidikan.

Sebagai pemantik diskusi, Kurniatun, S.IP. menyampaikan gambaran umum tentang struktur organisasi dan unit pengolah di Perpustakaan dan Arsip UGM. Presentasi ini menjadi dasar untuk dialog yang menarik antara kedua institusi, dengan fokus pada tantangan dan peluang dalam praktik pengarsipan. Diskusi berlangsung hangat dan saling menguatkan komitmen bersama untuk meningkatkan pengelolaan kearsipan.

Perwakilan dari kedua kementerian juga saling berbagi ide dan pengalaman tentang cara meningkatkan pengelolaan arsip untuk menunjang efektivitas pekerjaan. Seiring berjalannya diskusi, peserta juga membahas mengenai mengeksplorasi peran teknologi dalam pengarsipan, menekankan perlunya solusi digital untuk membuat arsip lebih mudah diakses oleh publik. Hal ini sejalan dengan fokus SDGs pada inovasi dan pengembangan infrastruktur dalam pendidikan.

Setelah diskusi yang intens, acara dilanjutkan dengan wisata arsip. Para tamu kunjungan berkesempatan untuk melihat langsung depo arsip di Perpustakaan dan Arsip UGM. Wisata ini memberikan wawasan praktis tentang kegiatan rutin yang dilaksanakan dalam proses pengarsipan dan pentingnya menjaga arsip yang terorganisir serta dapat diakses.

Kontributor: Nur Kusumaning Ati

Fakultas Farmasi Terus Tingkatkan Semangat Belajar Kearsipan Meski Telah Mendapat Penghargaan Pengelolaan Arsip Baik

Yogyakarta, 13 Oktober 2024 – Fakultas Farmasi UGM sukses menyelenggarakan pelatihan kearsipan yang dihadiri oleh tenaga kependidikan di lingkungan Fakultas Farmasi. Kegiatan ini menghadirkan Kepala Bidang Arsip UGM sebagai narasumber, yang memberikan wawasan mendalam mengenai pentingnya pengelolaan arsip yang baik dalam mendukung kegiatan akademik dan administratif.

Pelatihan dimulai dengan sesi teoritis yang membahas dasar-dasar kearsipan, termasuk dasar-dasar hukum pengelolaan arsip oleh Kepala Bidang Arsip, Erna Widayati, S.E., M.M. Narasumber menekankan bahwa pengelolaan arsip yang baik bukan hanya penting untuk kepentingan administratif, tetapi juga untuk melindungi informasi penting di lingkungan Fakultas Farmasi.

"Kearsipan adalah fondasi yang kuat bagi pengelolaan informasi. Dengan pengelolaan yang tepat, kita tidak hanya melestarikan pengetahuan, tetapi juga mendukung transparansi dan akuntabilitas dalam setiap aspek kegiatan akademik," ujar Kepala Bidang Arsip UGM saat menyampaikan materinya.

Materi selanjutnya disampaikan oleh Herman Setyawan, S.Pd., M.Pd., Arsiparis UGM, mengenai klasifikasi arsip, pengelolaan arsip aktif dan inaktif, pengelolaan arsip digital, dan sistem penyimpanan arsip.

Setelah sesi teori, peserta diajak untuk berpartisipasi dalam sesi praktik yang dipandu oleh tim dari Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Dalam sesi ini, peserta mendapatkan pengalaman langsung tentang cara memberkaskan arsip aktif. Peserta diajari tentang bagaimana konsep pemberkasan arsip aktif dalam bentuk file/digital. Penerapan konsep pemberkasan ini dapat digunakan untuk berbagai platform salah satunya pada aplikasi persuratan yang digunakan di Fakultas Farmasi.

"Dalam era digital ini, kemampuan untuk mengelola arsip dengan baik sangat penting. Kami berharap pelatihan ini dapat memberikan gambaran kepada peserta tentang bagaimana mengelola arsip digital yang nantinya akan bermanfaat dan memudahkan dalam pekerjaan Bapak Ibu.”, tambah Nabiilah, salah satu pemandu praktik, saat membuka sesi praktik.

Dengan adanya pelatihan ini, Fakultas Farmasi UGM berharap dapat meningkatkan kualitas pengelolaan arsip di fakultas dan mendukung pencapaian tujuan akademik yang lebih baik. Kegiatan ini juga mencerminkan komitmen UGM untuk terus berinovasi dalam pengelolaan informasi dan dokumentasi di era digital.

Kontributor: Nabiilah

Bidang Arsip Laksanakan Pemusnahan Arsip P2T Sesuai Amanat Undang-Undang Kearsipan

Yogyakarta, 9 Oktober 2024 – Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) telah melaksanakan pemusnahan arsip Proyek Perguruan Tinggi (P2T) yang telah berstatus musnah. Pemusnahan ini sesuai dengan Peraturan Rektor UGM Nomor 2 Tahun 2020 tentang Jadwal Retensi Arsip.

Pelaksanaan kegiatan ini juga sejalan dengan Peraturan Kepala ANRI Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip (pasal 3 huruf b) disebutkan bahwa pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Acara penandatanganan berita acara pemusnahan arsip P2T dihadiri oleh berbagai pihak, termasuk Direktorat Perencanaan sebagai pencipta arsip, Bagian Hukum dan Organisasi, Satuan Pengawas Internal, Kepala Perpustakaan dan Arsip, serta Kepala Bidang Arsip. Tak lupa hadir perwakilan arsiparis UGM, yang turut serta dalam proses penting ini.

Arsip P2T merupakan arsip inaktif yang memiliki retensi inaktif di atas 10 tahun, sehingga dalam pemusnahannya harus mendapat persetujuan dari ANRI.

"Dengan berpedoman pada peraturan tentang retensi arsip dan persetujuan yang telah diberikan oleh ANRI, maka kami akan memastikan bahwa informasi yang ada di dalam arsip akan musnah seutuhnya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan" tutur Erna selaku Kepala Bidang Arsip.

Pemusnahan arsip dilakukan melalui pihak ketiga yang telah memiliki perjanjian resmi, dengan metode peleburan dan penggilingan untuk memastikan keamanan dan kerahasiaan dokumen yang dimusnahkan. Dengan melakukan pemusnahan ini, menunjukkan bahwa penyusutan telah melalui proses yang panjang hingga sampai arsip ditetapkan untuk dimusnahkan.

Pemusnahan arsip ini diharapkan dapat memberikan kontribusi pada pengelolaan arsip yang lebih efisien dan mendukung kegiatan administrasi di lingkungan UGM.

Kontributor: Nabiilah

Optimalisasi Pengelolaan Arsip Melalui Pelatihan Teknis Dasar-Dasar Kearsipan Angkatan 23 dan 24

Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada menerima kunjungan peserta Pelatihan Teknis Dasar-Dasar Kearsipan Angkatan 23 dan 24 Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kemendikbudristek, Jumat (4 Oktober) secara daring zoom meeting. Kegiatan ini juga merupakan komitmen Bidang Arsip UGM dalam melaksanakan poin SDGs ke 4, Pendidikan Berkualitas.

Dalam kegiatan ini peserta mendapatkan materi dari narasumber berupa teori maupun gambaran yang nyata terkait pengelolaan arsip yang dilakukan oleh Perpustakaan dan Arsip UGM. Peserta dapat melihat pengelolaan melalui video yang diputar dalam kegiatan ini. Peserta juga dapat berdiskusi atau sharing mengenai permasalahan kearsipan pada instansi masing-masing. Dalam kegiatan ini, peserta dipandu oleh arsiparis Perpustakaan dan Arsip UGM Kurniatun dan Isti Maryatun. Para arsiparis ini berbagi pengalaman mengenai pengelolaan arsip yang dilakukan di UGM.

Dengan adanya kegiatan ini, diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan dan keterampilan para peserta dalam mengelola kearsipan. Selain itu juga bertujuan untuk memberikan pemahaman dan contoh tentang praktik kearsipan yang baik, sehingga dapat diterapkan di instansi masing-masing.