Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) telah menyelenggarakan sosialisasi Peraturan Rektor Universitas Gadjah Mada terkait kearsipan pada Kamis, 19 Juni 2025. Kegiatan ini dilaksanakan secara daring mulai pukul 09.00 WIB dan diikuti oleh sekitar 85 peserta yang terdiri atas pimpinan fakultas, perwakilan unit kerja, arsiparis, serta pengelola arsip di lingkungan UGM. Acara dibuka oleh Kepala Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM, Ibu Erna Widayati, S.E., M.M., yang menegaskan pentingnya pemahaman menyeluruh terhadap kebijakan rektor sebagai pedoman operasional institusi. Dalam sambutannya, beliau menyampaikan bahwa kesamaan pemahaman terhadap regulasi akan membuat implementasi kebijakan menjadi lebih terarah dan berdampak nyata bagi tata kelola universitas.
Pemaparan materi sosialisasi oleh Dr. Herman Setyawan, M.Sc. mengenai lima Peraturan Rektor UGM yang menjadi dasar baru dalam penyelenggaraan kearsipan di UGM. Kelima Peraturan Rektor UGM tersebut adalah Peraturan Rektor Nomor 30 Tahun 2024 membahas Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAD) yang mengatur tingkat klasifikasi keamanan arsip seperti terbuka, tertutup, terbatas, dan rahasia, serta menetapkan prinsip-prinsip aksesibilitas arsip dinamis yang sesuai dengan asas akuntabilitas dan perlindungan informasi. Selanjutnya, Peraturan Rektor Nomor 36 Tahun 2024 tentang Penyelenggaraan Kearsipan menjadi pedoman teknis dan administratif pelaksanaan fungsi kearsipan di masing-masing unit kerja, mulai dari penciptaan, penggunaan, hingga penyusutan arsip. Dilanjutkan Peraturan Rektor Nomor 37 Tahun 2024 mengenai
Pengelolaan Arsip Terjaga mengatur perlindungan, penyimpanan, dan pemberian akses terhadap arsip-arsip yang bernilai strategis bagi negara. Sementara itu, Peraturan Rektor Nomor 45 Tahun 2024 mengatur tentang Prasarana dan Sarana Penyelenggaraan Kearsipan, yang memberikan standar minimum terhadap infrastruktur fisik maupun digital guna menjamin keberlanjutan dan keamanan dalam sistem pengelolaan arsip. Peraturan terakhir yang turut disosialisasikan adalah Peraturan Rektor Nomor 2 Tahun 2020 tentang Jadwal Retensi Arsip (JRA), yang menetapkan batas waktu penyimpanan arsip berdasarkan jenisnya sebelum dilakukan pemusnahan atau ditetapkan sebagai arsip permanen.
Dalam penjelasannya, Dr. Herman Setyawan, M.Sc. menekankan bahwa penguasaan terhadap seluruh regulasi ini sangat penting agar pengelolaan arsip di UGM tidak hanya patuh terhadap ketentuan hukum, tetapi juga efisien, modern, dan mampu menyesuaikan diri dengan dinamika transformasi digital. "Kearsipan bukan sekadar dokumentasi, tetapi bagian dari sistem informasi organisasi yang menentukan akuntabilitas dan keberlanjutan institusi," tegasnya.
Sesi diskusi berlangsung interaktif dan menunjukkan antusiasme tinggi dari peserta. Sejumlah pertanyaan mengemuka terkait penyimpanan arsip digital, kewenangan pengelolaan arsip tugas akhir mahasiswa, hingga proses penyusutan arsip yang tepat dan sesuai prosedur. Kegiatan ini ditutup dengan ajakan kepada seluruh unit kerja untuk segera menindaklanjuti hasil sosialisasi melalui pelatihan internal serta evaluasi sistem pengelolaan arsip yang telah berjalan, termasuk melalui audit internal sebagai bagian dari komitmen terhadap perbaikan berkelanjutan.