Pengelolaan arsip yang tertib dan profesional menjadi salah satu fondasi penting dalam menjaga memori organisasi sekaligus mendukung tata kelola yang akuntabel. Untuk mengenal praktik tersebut secara langsung, SMK Negeri 2 Tuban melaksanakan kunjungan industri ke Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) sebagai bagian dari implementasi kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) dalam rangka meningkatkan wawasan serta pengetahuan siswa pada Kompetensi Keahlian Manajemen Perkantoran (MPLB).
Kegiatan yang berlangsung di Ruang Seminar Gedung L1 Lantai 2 Perpustakaan dan Arsip UGM ini diikuti oleh siswa dan pendamping dari SMK Negeri 2 Tuban. Rombongan dipimpin oleh Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan SMK Negeri 2 Tuban, Muhammad Arifin, S.Pd., dan diterima langsung oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP., MBA., bersama Kepala Bidang Arsip Perpustakaan dan Arsip UGM, Erna Widayati, S.E., M.M.
Dalam sambutannya, Muhammad Arifin menyampaikan apresiasi atas kesempatan yang diberikan Perpustakaan dan Arsip UGM kepada para siswa untuk memperoleh pengalaman belajar secara langsung di lingkungan kerja profesional.
“Kami mengucapkan terima kasih kepada Perpustakaan dan Arsip UGM yang telah menerima kunjungan kami dengan sangat baik. Melalui kegiatan ini, kami berharap para siswa dapat memperoleh wawasan yang lebih luas mengenai praktik kearsipan di dunia kerja, sehingga ilmu yang diperoleh di sekolah dapat diperkaya dengan pengalaman nyata di lapangan,” ujarnya.
Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, mengungkapkan bahwa pengenalan praktik pengelolaan arsip sejak dini merupakan langkah penting dalam membangun kesadaran terhadap pentingnya informasi dan dokumentasi sebagai aset organisasi.
“Kami menyambut baik kegiatan ini sebagai sarana berbagi pengetahuan dan pengalaman. Arsip memiliki peran strategis dalam menjaga memori institusi, mendukung akuntabilitas, serta menjadi sumber informasi yang bernilai bagi generasi mendatang. Melalui kunjungan ini, siswa dapat melihat secara langsung bagaimana arsip dikelola secara profesional di lingkungan perguruan tinggi,” ungkapnya.
Sementara itu, Erna Widayati menyambut baik kunjungan tersebut sebagai bagian dari upaya berbagi pengetahuan dan pengalaman kepada generasi muda yang akan menjadi calon tenaga profesional di masa depan.
“Perpustakaan dan Arsip UGM senantiasa terbuka untuk menjadi ruang belajar bagi masyarakat dan institusi pendidikan. Kami berharap kunjungan ini dapat memberikan gambaran mengenai pentingnya pengelolaan arsip yang baik serta membuka wawasan peserta tentang berbagai peluang dan tantangan di bidang kearsipan,” tuturnya.
Pada kesempatan tersebut, peserta mendapatkan pemaparan materi mengenai kearsipan yang disampaikan oleh Kurniatun, S.I.P., M.I.P., yang merupakan Arsiparis Muda di Perpustakaan dan Arsip UGM. Materi yang disampaikan mencakup pengenalan kearsipan, siklus hidup arsip, klasifikasi dan penyimpanan arsip, hingga peran arsip dalam mendukung tata kelola organisasi yang efektif dan berkelanjutan.
Menurut Kurniatun, arsip tidak hanya berfungsi sebagai dokumen administratif, tetapi juga menjadi sumber informasi penting yang mendukung proses pengambilan keputusan, pertanggungjawaban, serta pelestarian sejarah organisasi.
“Pengelolaan arsip yang baik merupakan investasi jangka panjang bagi sebuah institusi. Karena itu, kompetensi di bidang kearsipan semakin dibutuhkan untuk memastikan informasi dapat dikelola, ditemukan kembali, dan dimanfaatkan secara optimal,” jelasnya.
Setelah sesi pemaparan materi, peserta diajak mengunjungi depo arsip Perpustakaan dan Arsip UGM untuk melihat secara langsung penyimpanan arsip aktif dan arsip inaktif. Kunjungan lapangan ini dipandu oleh Zuli Erma dan Isti Maryatun yang menjelaskan berbagai proses pengelolaan arsip, mulai dari penerimaan, penataan, penyimpanan, pemeliharaan, hingga layanan akses arsip. Antusiasme peserta terlihat selama sesi kunjungan, di mana mereka berkesempatan mengajukan berbagai pertanyaan terkait praktik pengelolaan arsip di perguruan tinggi.
Kegiatan kunjungan ini berkontribusi terhadap pencapaian Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (Sustainable Development Goals/SDGs), khususnya SDG 4 tentang Pendidikan Berkualitas melalui penyediaan pengalaman belajar yang relevan dan aplikatif, serta SDG 17 tentang Kemitraan untuk Mencapai Tujuan melalui kolaborasi antara institusi pendidikan menengah dan perguruan tinggi.
Melalui kegiatan ini, para siswa memperoleh pengalaman belajar yang lebih komprehensif dengan melihat secara langsung implementasi teori kearsipan dalam lingkungan kerja nyata. Di tengah perkembangan teknologi dan arus informasi yang semakin cepat, kemampuan mengelola arsip secara profesional menjadi kompetensi yang semakin bernilai bagi dunia kerja masa depan.
Kontributor: Maulidya Maharani