oleh Agus Santoso
Perguruan tinggi sebagai sebuah lembaga yang dipercaya untuk melaksanakan kegiatan pendidikan di tingkat paling tinggi memiliki konsekuensi terhadap terciptanya berbagai pengetahuan. Sesuai dengan fungsi perguruan tinggi sebagai pelaksana tri dharma perguruan tinggi (pendidikan, pengajaran dan pengabdian masyarakat) menjadikan pengetahuan yang tercipta semakin beragam dan bertambah dalam hal kuantitas. Semakin banyak pengetahuan yang tercipta tersebut dapat menjadi sebuah tantangan tersendiri dalam hal pengelolaannya. Berkenaan dengan hal tersebut maka perguruan tinggi memiliki tugas besar dalam menjamin bahwa pengelolaan pengetahuan tersebut dapat berjalan efektif dan efisien.
Sivitas akademika yang ada dalam suatu perguruan tinggi dalam setiap kegiatannya akan menghasilkan pengetahuan yang kaya akan nilai-nilai praktis dan teoritis. Setiap diskusi yang dilakukan berpotensi menghasilkan pengetahuan. Sungguh disayangkan, sebagian besar terbiasa melakukan diskusi yang tidak dibalut dalam suasana formal, sehingga pengetahuan tersebut hilang dan dilupakan begitu saja. Jika kondisi ini terus berlangsung di lingkungan perguruan tinggi, ada banyak pengetahuan yang seharusnya bisa tersampaikan demi kepentingan orang banyak akan hilang sia-sia.
Kondisi hilangnya pengetahuan di perguruan tinggi tidak hanya terjadi pada pengetahuan-pengetahuan yang tercipta melalui diskusi nonformal di kalangan sivitas akademika, namun juga terjadi pada pengetahuan yang sudah terdokumentasi dalam bentuk laporan penelitian, makalah, karya tugas akhir dan sejenisnya. Hal ini disebabkan belum terlaksananya manajemen pengelolaan arsip di perguruan tinggi yang optimal.
Manajemen pengelolaan arsip memang sangat penting untuk dilaksanakan di lembaga apapun, termasuk perguruan tinggi. Manajemen pengelolaan arsip menurut Sulistyo-Basuki (2003) dikatakan sebagai: “Proses dimana sebuah organisasi mengelola semua aspek informasi atau arsip baik yang diciptakan maupun yang diterimanya dalam berbagai format dan jenis media, mulai dari penciptaan, penggunaan, penyimpanan, dan penyusutan”.
Berdasarkan penjelasan tersebut dapat diketahui bahwa pengetahuan yang tercipta dalam suatu perguruan tinggi sudah seharusnya dapat dikelola dan disimpan sesuai dengan prosedur pengelolaan arsip, sehingga pengetahuan tersebut dapat menjadi khasanah kearsipan perguruan tinggi. Ketika pengetahuan tersebut sudah terdokumentasi dengan baik, pengetahuan yang terkandung dalam arsip dapat termanfaatkan dengan baik bagi perkembangan ilmu pengetahuan. Penjelasan terkait dengan manajemen pengelolaan arsip tersebut, menunjukkan bahwa perguruan tinggi seharusnya senantiasa memperhatikan proses pengembangan pengelolaan arsip di lingkungan organisasinya, sehingga pengetahuan yang ada dapat terselamatkan. Hal ini sesuai dengan yang diungkapakan oleh Boudrez (2005) yang menyatakan bahwa setiap organisasi harus mengembangkan kebijakan prosedur pengarsipan untuk mencapai tujuan optimalisasi penggunaan informasi.
Pengetahuan dan arsip adalah dua hal yang tidak dapat terpisahkan. Pada konsep knowledge management dijelaskan tentang bagaimana suatu pengetahuan dapat dikelola dan dimanfaatkan dengan baik. Seperti yang dijelaskan oleh Turban (2001) yang menyatakan bahwa manajemen pengetahuan adalah sebuah proses yang membantu organisasi mengidentifikasi, memilih, mengorganisasikan, menyalurkan, dan mentransfer informasi penting dan kepakaran yang merupakan bagian dari memori organisasi yang pada umumnya berada dalam organisasi dalam keadaan tidak terstruktur. Berdasarkan penjelasan tersebut ada suatu benang merah antara knowledge management dan manajemen pengelolaan arsip yang menarik untuk dijelaskan. Oleh sebab itu, penulis ingin menggali lebih lanjut tentang penggunaan kedua konsep ini sebagai dasar dalam kegiatan pengelolaan arsip di lingkungan perguruan tinggi . Hal ini dikarenakan perguruan tinggi adalah tempat pengetahuan selalu tercipta dan termanfaatkan. Berkenaan dengan hal itu maka melalui tulisan ini, penulis ingin membahas lebih lanjut tentang bagaimana implementasi knowledge management dalam mengoptimalkan pengelolaan arsip perguruan tinggi?