Oleh Herman Setyawan
Masa lalu adalah suatu masa yang terjadi sebelum saat ini. Sepuluh, seratus, bahkan seribu tahun yang lalu adalah masa lalu bagi manusia saat ini. Berdasar pemikiran tersebut, tentulah kita sepakat bahwa sepuluh, seratus, atau seribu tahun ke depan, era kehidupan yang kita alami saat ini berubah menjadi masa lalu. Hal tersebut akan berlanjut dari masa ke masa.
Perubahan zaman dari masa lalu ke masa kini, dan masa kini ke masa depan tidak hanya terjadi pada kehidupan manusia, namun juga terjadi pada roda perjalanan sebuah institusi. Setiap saat sebuah institusi akan menciptakan 1 Arsiparis Arsip UGM catatan-catatan mengenai kegiatan atau peristiwa. Catatan yang tercipta bisa jadi bersifat penting. Catatan-catatan inilah yang di kemudian hari disebut sebagai arsip. Meskipun tidak semua arsip harus disimpan secara permanen, pada kenyataannya arsip menjadi salah satu fundamen organisasi yang tidak bisa dipandang sebelah mata. Keberadaan arsip dapat mengukuhkan kepemilikan aset, sebagai bahan evaluasi, maupun sebagai bahan pengambilan keputus an. Institusi yang mengalami kesulitan dalam m e m p e r t a h a n k a n a s e t , mengevaluasi kinerjanya, dan dalam mengambil keputusan, dapat dipastikan institusi tersebut jalan di tempat. Artinya institusi tidak akan dapat berkembang dengan optimal, tersendat, serta ketinggalan zaman.