oleh Ach. Nizam Rifqi
Teknologi informasi telah menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari kehidupan global. Pesatnya penggunaan teknologi informasi ini juga diperkuat dengan pernyataan Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kemkominfo) bahwa pengguna internet di Indonesia hingga saat ini telah mencapai 82 juta orang dan berada pada peringkat ke-8 di dunia (Kominfo, 2017). Berdasarkan hal tersebut dapat dilakukan penafsiran bahwa dengan capaian itu Indonesia berada pada peringkat ke-8 di dunia.
Beberapa kegiatan pun seiring dengan perkembangan teknologi informasi kian meningkat. Fakta menunjukkan lebih dari satu dasawarsa lalu, bahwa di Amerika setiap tahunnya pihak pemerintah membuat laporan yang ditaksir mencapai 100.000 laporan, ditambah 450.000 artikel, buku dan laporan yang sama-sama terbit. Berdasar hasil tersebut jika diperhitungkan seluruh dunia tingkat penerbitannya setiap tahun dapat mencapai 60 juta halaman (Toffler, 1980). Perlu dicatat bahwa hasil tersebut merupakan hasil dari lebih satu dasawarsa lalu, secara otomatis bahwa pada era sekarang ini jumlah tersebut sudah terlampaui amat jauh. Oleh karena itu, setiap institusi, berlomba untuk mengintegrasikan teknologi informasi guna membangun dan memberdayakan sumber daya manusia berbasis pengetahuan agar dapat bersaing di era global.
Tidak dapat dipungkiri seiring dengan perkembangan teknologi informasi, kaitannya dengan proses dokumentasi menjadi sesuatu yang sangat vital guna menjaga rekam berbagai kegiatan tersebut, baik itu dalam ruang lingkup pemerintahan, perdagangan ataupun dunia akademis pendidikan. Hal tersebut dikarenakan informasi yang menjadi suatu komoditi dalam setiap kegiatan merupakan kebutuhan yang mendasar. Salah satu sumber informasi adalah rekaman data-data dalam berbagai media yang disebut arsip. Mengingat pentingnya peran arsip dalam mendukung aktifitas, maka perlu dilakukan pengelolaan arsip secara baik dengan bantuan teknologi informasi atau dapat disebut sistem manajemen arsip.
Adanya sistem manajemen kearsipan yang efektif, akan dapat menyediakan data dan informasi dengan cepat dan tepat. Hal tersebut juga sebagaimana diungkapkan oleh Edgar Crook dalam tulisannya yang berjudul “Web Archiving in a Web 2.0 Word” dikemukakan bahwa penggunaan teknologi informasi dalam bidang kearsipan juga memiliki manfaat pertama kita tidak perlu menghawatrkan masalah tempat, dapat melakukan pengendalian konten yang terkumpul serta tampilan halaman sesuai kebutuhan atau dengan katalain memudahkan di dalam manajemen kontrol (Crook, 2009:833).
Sekitar satu dekade ini di Indonesia telah banyak bermunculan software khususnya bidang kearsipan yang cukup concern terhadap sistem informasi dan pengelolaan dokumen arsip. Beberapa software dikembangkan dengan menyediakan berbagai fitur modul baik itu modul di dalam pengelolaan maupun dalam segi interface serta fitur penelusuran dengan menggunakan open source atau primary software. Software yang berbais open source mengalami perkembangan yang cukup pesat. Hal tersebut dapat dilihat dengan menjamurnya komunitas – komunitas peminat dan pengembang beberapa software open source.
ICA-AtoM (International Council on Archives Access to Memory) merupakan salah satu software pengelolaan arsip dengan berbasis manajemen yang bersifat open source. ICAAtoM dalam pembuatannya merupakan software berbasis web yang secara operasional menggunakan web browser seperti Firefox, Internet Exploler, Opera. Keberadaanya ditujukan sebagai sebuah aplikasi untuk mendeskripsikan arsip dengan berbagai bahasa, serta dalam pengembangannya sebagai tempat penyimpanan arsip (multi repository). Software tersebut dikatakan cukup populer. Hal ini dapat dilihat dari perkembangan tahun ke tahun software tersebut memiliki tim pengembang
yang baik pada masalah fitur maupun segi tampilan (interface). Perkembangan terbaru saat ini yaitu ICA-AtoM versi 1.3.1.
Beberapa studi mengenai analisa penerapan ICA-AtoM pernah dilakukan. Salah satunya mengenai Pengujian Ketepatan dan Perolehan Aplikasi ICA-AtoM sebagai Sarana Temu Kembali Arsip di Universitas Indonesia yang dilakukan oleh Agit Grahito tahun 2014. Hasil penelitiannya menunjukkan bahwa ICAAtoM dalam penerapannya sebagai sarana temu kembali dapat dikatakan sangat baik dengan diperoleh hasil ketepatan (precision) sebesar 88,6% dan perolehan (recall) sebesar 90,5%. Namun disisi lain belum diketahui secara pasti mengenai seperti apa karakteristik kemudahankemudahan (usability) yang diberikan oleh ICAAtoM khususnya untuk versi yang 1.3.1, sehingga nanti kedepannya dapat dilakukan pengembangan mengenai fitur-fitur dan fasilitas apa yang perlu ditambahakan dalam tahap pengembangan.
Berangkat dari fenomena tersebut maka penulis ingin melakukan suatu analisis yang jauh lebih dalam mengenai analisa tingkat usability software berbasis open source ICA-AtoM versi 1.3.1. Hal tersebut dilakukan dengan dasar pertimbangan masih minimnya kajian – kajian terkait software dibidang kearsipan khususnya yang berkaitan dengan fasilitas dan fitur di dalamnya, sehingga dengan diketahui hasil dari analisa tersebut dapat dilakukan pemetaan guna pengembangan lebih lanjut terkait software dalam bidang kearsipan.
Artikel ini merupakan salah satu artikel dalam Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan. Kunjungi laman Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan untuk membaca lebih lanjut atau mengunduh.