Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM menerima kunjungan dari Fakultas Pertanian dan Peternakan UIN Sultan Syarif Kasim Riau pada tanggal 14 November 2024. Kunjungan ini diterima di Ruang Sidang Arsip, lantai 2 Perpustakaan dan Arsip UGM, dari pukul 09.00 hingga 11.00.
Acara ini bertujuan untuk berbagi pengetahuan mengenai praktik pengarsipan yang efektif, yang sangat penting untuk pendidikan dan pengembangan di instansi masing-masing. Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP., MBA., dengan hangat menyambut kedatangan para tamu, menekankan pentingnya pengarsipan pada kegiatan universitas yang mencetak generasi-generasi penerus. Ia menyoroti bahwa pengelolaan arsip yang baik sangat penting untuk melestarikan dokumen sejarah dan memfasilitasi akses informasi, yang sejalan dengan Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs) terkait pendidikan.
Kepala Bidang Arsip, Erna Widayati, S.E., M.M. didampingi oleh staf kearsipan menyampaikan gambaran umum tentang pengelolaan kearsipan secara menyeluruh di Perpustakaan dan Arsip UGM. Presentasi ini menjadi dasar untuk dialog yang menarik dengan fokus pada tantangan dan peluang dalam praktik pengarsipan.
Peserta diberikan kesempatan diskusi mengenai poin-poin penting dalam kerja pengarsipan. Diskusi berlangsung hangat yang disampaikan langsung oleh Dekan, Wakil Dekan, dan arsiparis di Fakultas Pertanian dan Peternakan UIN Sultan Syarif Kasim Riau kepada Kepala Bidang Arsip.
Setelah diskusi yang intens, acara dilanjutkan dengan wisata arsip. Para tamu kunjungan berkesempatan untuk melihat langsung depo arsip di Perpustakaan dan Arsip UGM. Wisata ini memberikan wawasan praktis tentang kegiatan pengarsipan dan pentingnya menjaga arsip sebagai memori kolektif universitas dan bangsa.
Forum Kearsipan UGM (Forsipagama) akan menerbitkan Majalah Forsipagama Vol. 8 (1) yang akan diterbitkan pada bulan Januari 2025. Sehubungan dengan hal tersebut, kami mengajak Saudara untuk berpartisipasi mengirimkan artikel di bidang kearsipan. Adapun ketentuan tulisan adalah sebagai berikut:
Artikel di bidang kearsipan
Ditulis dalam bahasa sederhana namun tetap menjaga kualitas
Ditulis dalam gaya bahasa majalah atau buletin
Diutamakan menggunakan kutipan dari buku atau jurnal ilmiah
Format dan ukuran standar: kertas A4, font Palatino Linotype, ukuran 11, spasi 1,5, dan jumlah halaman 4-7
Artikel diterima paling lambat tanggal 6 Desember 2024
Redaktur berhak untuk memilih dan menentukan naskah-naskah yang akan diterbitkan
Artikel dikirimkan dalam bentuk MS Word disertai foto bebas sopan setengah badan dikirimkan ke link: Majalah Forsipagama Vol. 8 No. 1
Yogyakarta, 31 Oktober 2024 – Workshop bertajuk "Disaster Risk Management: Managing Strategies for Disaster Prevention and Preparedness" diselenggarakan kerja sama antara Universitas Gadjah Mada (UGM, Perkumpulan Arsip Perguruan Tinggi Indonesia (PAPTI) dan United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO) di Ruang Sekip, University Club (UC) Hotel UGM, Yogyakarta, pada 29 hingga 31 Oktober 2024. Workshop dihadiri oleh 41 peserta yang berasal dari berbagai daerah serta mewakili institusi arsip, perpustakaan, dan museum di seluruh Indonesia.
Workshop ini bertujuan untuk meningkatkan kesadaran dan keterampilan praktis dalam manajemen risiko bencana, khususnya dalam konteks pelestarian arsip, perpustakaan, dan koleksi museum. Kegiatan ini merupakan bagian dari rangkaian acara yang diselenggarakan Universitas Gadjah Mada dalam upaya memperkuat kolaborasi dan membangun kapasitas lembaga-lembaga budaya dalam menghadapi risiko bencana.
Narasumber yang dihadirkan adalah Widiatmoko Adi Putranto, Dosen Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi Universitas Gadjah Mada, dan Kepala Laboratorium Preservasi dari National University of Singapore, Sanira Beevi binte Karim Gani. Sanira menyampaikan materi yang sangat berkaitan dengan kondisi di Indonesia seperti lembab, jamur, dan kondisi akibat faktor kimia lainnya serta langkah-langkah pencengahannya.
Sanira juga memahami bahwa kesadaran perawatan koleksi bukan hanya masalah di Indonesia, namun juga di banyak negara, tak luput dengan Negara Singapura. “This is not only happen here, but also problem of many countries” tuturnya.
Selama tiga hari, peserta mendapatkan materi yang komprehensif tentang strategi pencegahan dan kesiapsiagaan bencana yang disampaikan oleh para pakar di bidang manajemen risiko dan pelestarian budaya. Sesi workshop mencakup berbagai topik, mulai dari identifikasi risiko, mitigasi bencana, hingga pembuatan rencana tanggap darurat yang efektif untuk melindungi aset budaya yang dimiliki oleh masing-masing institusi.
Peserta dibagi menjadi 7 kelompok untuk berdiskusi terkait strategi dalam mitigasi bencana terhadap koleksi-koleksi yang dimiliki dan dipresentasikan di depan peserta lainnya. Para peserta tampak antusias berpartisipasi dalam sesi diskusi dan simulasi yang dirancang untuk meningkatkan pemahaman tentang langkah-langkah praktis dalam menghadapi ancaman bencana. Melalui sesi ini, mereka diharapkan dapat menerapkan strategi yang relevan dan efektif di institusi masing-masing untuk melindungi koleksi dan arsip dari risiko bencana.
Yogyakarta, 30 Oktober 2024 – Kegiatan International Conference on Archives, Social Science, and Humanities (ICoASHE) 2024 resmi dibuka pada tanggal 28 Oktober 2024. Kegiatan ini diselenggarakan oleh Universitas Gadjah Mada (UGM) berkolaborasi dengan Perkumpulan Arsip Perguruan Tinggi (PAPTI). Acara ini berlangsung selama tiga hari, dari tanggal 28-30 Oktober 2024, di University Club (UC) Hotel UGM Yogyakarta, dengan mengangkat tema “Sustainable Archiving, Education, and Cultural Preservation on Global Approach”.
Pembukaan acara ICoASHE 2024 dihadiri dan dibuka oleh Sekretaris Universitas, Andi Sandi Antonius Tabusassa Tonralipu, SH., LLM dan didampingi oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip, Arif Surachman, S.IP., M.B.A yang sekaligus menyampaikan laporan panitia. Keynote Speaker pada acara ICoASHE 2024 antara lain Wakil Rektor Bidang Pendidikan dan Pengajaran UGM, Prof. Dr. Wening Udasmoro, S.S., M.Hum., DEA. serta Ketua Umum PAPTI, Prof. Dr. H. Nandang Alamsah Deliarnoor, S.A.P., S.H., M.Hum.
Prof. Dr. Wening Udasmoro, S.S., M.Hum., DEA. melalui video tapping menyampaikan ucapan terima kasih dan apresiasi kepada seluruh pihak yang membantu dalam menyukseskan kegiatan ICoASHE 2024 yang berlangsung di Universitas Gadjah Mada dan berharap acara ini bermanfaat bagi pengelolaan dan pelestarian arsip.
“I would to express our gratitude and highest appreciation to the association Indonesian higher education archives and the University Gadjah Mada Library and Archives for holding this prestigious. This conference is important momentum to explore discuss solution to the challenging archive management and sustainable preservation in Indonesia and Global Level” tutur Wening.
Pada hari pertama, 13 presenter dari berbagai daerah dan profesi memaparkan penelitian mereka dalam empat sesi paralel. Setiap sesi berjalan dinamis dan interaktif, dipandu oleh moderator yang memastikan keterlibatan aktif dari peserta seminar internasional yang hadir.
Acara dilanjutkan dengan kongres PAPTI yang dihadiri oleh seluruh pengurus dan anggota PAPTI. Kongres juga dihadiri oleh Dewan Kehormatan PAPTI yaitu, Dr. M. Taufik, M.Si.. Kongres tersebut membahas tentang program kerja dan kepengurusan PAPTI untuk periode selanjutnya.
Hari kedua diawali dengan presentasi oleh 3 presenter, diantaranya 1 presenter utama yaitu Drs. Djoko Utomo, M.A. yang merupakan Kepala ANRI 2004-2009 dan saat ini Honorary Member of SARBICA dengan judul naskah “Penggunaan Kecerdasan Artifisial untuk Penilaian Arsip Kunjungan Paus Fransiskus di Indonesia : Suatu Pemikiran Awal”.
Setelah sesi presentasi seluruh presenter usai, peserta menyimak materi dari para narasumber seminar yang menampilkan empat narasumber terkemuka: Prof. dr. K.J.P.M. Charles Juergens, Prof. Sue Mc Kemmish, Ph.D., Prof. Yako Kozano, dan Widiatmoko Adi Putranto, M.L.I.M.. Acara seminar ini dimoderatori oleh Dr. Suzie Handajani, M.A., dengan pembahasan tentang peran arsip dalam mendukung tujuan pembangunan berkelanjutan (SDGs), termasuk penguatan akses informasi dan pendidikan berkualitas.
Setelah seminar, dilanjutkan diskusi panel untuk memberikan kesempatan bagi peserta bertukar pikiran dan berdiskusi lebih dalam mengenai implementasi arsip dalam konteks sosial dan budaya. Di penghujung acara, PAPTI memberikan penghargaan (PAPTI Award) kepada individu yang telah memberikan kontribusi signifikan dalam pengelolaan arsip di Indonesia.
Pada hari ketiga peserta melakukan kunjungan ke Kraton Yogyakarta, situs warisan budaya yang kaya akan sejarah Yogyakarta. Kunjungan ini bertujuan untuk memberikan wawasan lebih dalam mengenai pelestarian arsip dan budaya lokal serta mengaitkannya dengan upaya pencapaian SDGs, terutama dalam hal pelestarian warisan budaya dan edukasi masyarakat.
Dengan diselenggarakannya ICoASHE 2024, diharapkan dapat mendorong kolaborasi dan inovasi dalam bidang arsip, sosial, dan humaniora, serta meningkatkan kesadaran akan pentingnya pengelolaan informasi yang berkelanjutan untuk masa depan yang lebih baik.
Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) kembali menerima kunjungan dari Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan dan Kementerian Agama Kabupaten Bantul. Kunjungan ini dilaksanakan di Ruang Seminar di lantai 2 Perpustakaan dan Arsip UGM, dari pukul 09:00 hingga 11:15.
Acara ini bertujuan untuk berbagi pengetahuan mengenai praktik pengarsipan yang efektif, yang sangat penting untuk pendidikan dan pengembangan di instansi masing-masing. Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP., MBA., dengan hangat menyambut kedatangan para tamu, menekankan pentingnya pengarsipan dalam dunia pendidikan. Ia menyoroti bahwa pengelolaan arsip yang baik sangat penting untuk melestarikan dokumen sejarah dan memfasilitasi akses informasi, yang sejalan dengan Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs) terkait pendidikan.
Sebagai pemantik diskusi, Kurniatun, S.IP. menyampaikan gambaran umum tentang struktur organisasi dan unit pengolah di Perpustakaan dan Arsip UGM. Presentasi ini menjadi dasar untuk dialog yang menarik antara kedua institusi, dengan fokus pada tantangan dan peluang dalam praktik pengarsipan. Diskusi berlangsung hangat dan saling menguatkan komitmen bersama untuk meningkatkan pengelolaan kearsipan.
Perwakilan dari kedua kementerian juga saling berbagi ide dan pengalaman tentang cara meningkatkan pengelolaan arsip untuk menunjang efektivitas pekerjaan. Seiring berjalannya diskusi, peserta juga membahas mengenai mengeksplorasi peran teknologi dalam pengarsipan, menekankan perlunya solusi digital untuk membuat arsip lebih mudah diakses oleh publik. Hal ini sejalan dengan fokus SDGs pada inovasi dan pengembangan infrastruktur dalam pendidikan.
Setelah diskusi yang intens, acara dilanjutkan dengan wisata arsip. Para tamu kunjungan berkesempatan untuk melihat langsung depo arsip di Perpustakaan dan Arsip UGM. Wisata ini memberikan wawasan praktis tentang kegiatan rutin yang dilaksanakan dalam proses pengarsipan dan pentingnya menjaga arsip yang terorganisir serta dapat diakses.
Yogyakarta, 13 Oktober 2024 – Fakultas Farmasi UGM sukses menyelenggarakan pelatihan kearsipan yang dihadiri oleh tenaga kependidikan di lingkungan Fakultas Farmasi. Kegiatan ini menghadirkan Kepala Bidang Arsip UGM sebagai narasumber, yang memberikan wawasan mendalam mengenai pentingnya pengelolaan arsip yang baik dalam mendukung kegiatan akademik dan administratif.
Pelatihan dimulai dengan sesi teoritis yang membahas dasar-dasar kearsipan, termasuk dasar-dasar hukum pengelolaan arsip oleh Kepala Bidang Arsip, Erna Widayati, S.E., M.M. Narasumber menekankan bahwa pengelolaan arsip yang baik bukan hanya penting untuk kepentingan administratif, tetapi juga untuk melindungi informasi penting di lingkungan Fakultas Farmasi.
"Kearsipan adalah fondasi yang kuat bagi pengelolaan informasi. Dengan pengelolaan yang tepat, kita tidak hanya melestarikan pengetahuan, tetapi juga mendukung transparansi dan akuntabilitas dalam setiap aspek kegiatan akademik," ujar Kepala Bidang Arsip UGM saat menyampaikan materinya.
Materi selanjutnya disampaikan oleh Herman Setyawan, S.Pd., M.Pd., Arsiparis UGM, mengenai klasifikasi arsip, pengelolaan arsip aktif dan inaktif, pengelolaan arsip digital, dan sistem penyimpanan arsip.
Setelah sesi teori, peserta diajak untuk berpartisipasi dalam sesi praktik yang dipandu oleh tim dari Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Dalam sesi ini, peserta mendapatkan pengalaman langsung tentang cara memberkaskan arsip aktif. Peserta diajari tentang bagaimana konsep pemberkasan arsip aktif dalam bentuk file/digital. Penerapan konsep pemberkasan ini dapat digunakan untuk berbagai platform salah satunya pada aplikasi persuratan yang digunakan di Fakultas Farmasi.
"Dalam era digital ini, kemampuan untuk mengelola arsip dengan baik sangat penting. Kami berharap pelatihan ini dapat memberikan gambaran kepada peserta tentang bagaimana mengelola arsip digital yang nantinya akan bermanfaat dan memudahkan dalam pekerjaan Bapak Ibu.”, tambah Nabiilah, salah satu pemandu praktik, saat membuka sesi praktik.
Dengan adanya pelatihan ini, Fakultas Farmasi UGM berharap dapat meningkatkan kualitas pengelolaan arsip di fakultas dan mendukung pencapaian tujuan akademik yang lebih baik. Kegiatan ini juga mencerminkan komitmen UGM untuk terus berinovasi dalam pengelolaan informasi dan dokumentasi di era digital.
Yogyakarta, 9 Oktober 2024 – Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) telah melaksanakan pemusnahan arsip Proyek Perguruan Tinggi (P2T) yang telah berstatus musnah. Pemusnahan ini sesuai dengan Peraturan Rektor UGM Nomor 2 Tahun 2020 tentang Jadwal Retensi Arsip.
Pelaksanaan kegiatan ini juga sejalan dengan Peraturan Kepala ANRI Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip (pasal 3 huruf b) disebutkan bahwa pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Acara penandatanganan berita acara pemusnahan arsip P2T dihadiri oleh berbagai pihak, termasuk Direktorat Perencanaan sebagai pencipta arsip, Bagian Hukum dan Organisasi, Satuan Pengawas Internal, Kepala Perpustakaan dan Arsip, serta Kepala Bidang Arsip. Tak lupa hadir perwakilan arsiparis UGM, yang turut serta dalam proses penting ini.
Arsip P2T merupakan arsip inaktif yang memiliki retensi inaktif di atas 10 tahun, sehingga dalam pemusnahannya harus mendapat persetujuan dari ANRI.
"Dengan berpedoman pada peraturan tentang retensi arsip dan persetujuan yang telah diberikan oleh ANRI, maka kami akan memastikan bahwa informasi yang ada di dalam arsip akan musnah seutuhnya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan" tutur Erna selaku Kepala Bidang Arsip.
Pemusnahan arsip dilakukan melalui pihak ketiga yang telah memiliki perjanjian resmi, dengan metode peleburan dan penggilingan untuk memastikan keamanan dan kerahasiaan dokumen yang dimusnahkan. Dengan melakukan pemusnahan ini, menunjukkan bahwa penyusutan telah melalui proses yang panjang hingga sampai arsip ditetapkan untuk dimusnahkan.
Pemusnahan arsip ini diharapkan dapat memberikan kontribusi pada pengelolaan arsip yang lebih efisien dan mendukung kegiatan administrasi di lingkungan UGM.
Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada menerima kunjungan peserta Pelatihan Teknis Dasar-Dasar Kearsipan Angkatan 23 dan 24 Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kemendikbudristek, Jumat (4 Oktober) secara daring zoom meeting. Kegiatan ini juga merupakan komitmen Bidang Arsip UGM dalam melaksanakan poin SDGs ke 4, Pendidikan Berkualitas.
Dalam kegiatan ini peserta mendapatkan materi dari narasumber berupa teori maupun gambaran yang nyata terkait pengelolaan arsip yang dilakukan oleh Perpustakaan dan Arsip UGM. Peserta dapat melihat pengelolaan melalui video yang diputar dalam kegiatan ini. Peserta juga dapat berdiskusi atau sharing mengenai permasalahan kearsipan pada instansi masing-masing. Dalam kegiatan ini, peserta dipandu oleh arsiparis Perpustakaan dan Arsip UGM Kurniatun dan Isti Maryatun. Para arsiparis ini berbagi pengalaman mengenai pengelolaan arsip yang dilakukan di UGM.
Dengan adanya kegiatan ini, diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan dan keterampilan para peserta dalam mengelola kearsipan. Selain itu juga bertujuan untuk memberikan pemahaman dan contoh tentang praktik kearsipan yang baik, sehingga dapat diterapkan di instansi masing-masing.
Pada tanggal 3 Oktober 2024, Perpustakaan dan Arsip UGM menerima kunjungan dari SMK 1 Magetan, dalam upaya meningkatkan pengetahuan dan keterampilan siswa. Acara berlangsung di Ruang Seminar Gedung L1, dari pukul 09:00 hingga 12:00 WIB, sejalan dengan Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs) di bidang pendidikan.
Kegiatan dimulai dengan sambutan dari Bapak Arif Surachman, SIP., MBA., Ketua Perpustakaan dan Arsip UGM, yang menekankan pentingnya berbagi pengetahuan dan peran kearsipan dalam mendukung pendidikan. Bapak Heri Santosa, A.Md., S.ST., Ars., menyampaikan pemaparan tentang ilmu arsip, meliputi pelestarian dokumen sejarah dan peran arsip dalam pendidikan.
Siswa tampak antusias dan aktif mendengarkan. Acara juga menyisipkan segmen hiburan untuk menciptakan suasana yang lebih hidup, mendorong interaksi di antara siswa. Sesi tanya jawab diakhiri dengan banyak siswa mengajukan pertanyaan, menciptakan dinamika yang menarik dan mendorong budaya bertanya serta berpikir kritis.
Kunjungan ini tidak hanya memberikan pengetahuan, tetapi juga menginspirasi siswa untuk menghargai nilai informasi dan pelestariannya. Pengalaman ini penting untuk membentuk pemahaman generasi mendatang tentang pendidikan dan pembelajaran sepanjang hayat.
Sejalan dengan SDGs, acara ini menegaskan komitmen terhadap pendidikan berkualitas dan promosi kesempatan belajar yang inklusif dan adil. Dengan memperkenalkan siswa pada sumber daya seperti Perpustakaan dan Arsip UGM, lembaga pendidikan dapat membantu menjembatani kesenjangan antara pengetahuan teoritis dan aplikasi praktis.
Bapak Arif mengapresiasi kepada SMK 1 Magetan dan mendorong siswa untuk terus menggali pengetahuan. Kolaborasi ini mencerminkan semangat kemitraan dalam pendidikan dan pentingnya inisiatif yang mempersiapkan siswa menghadapi tantangan masa depan dengan pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk sukses.
Kontributor: Farah Zayyinah dan Nur Kusumaning Ati
PAPTI dan Universitas Gadjah Mada (UGM) dengan bangga mempersembahkan International Conference on Archives, Social Science, Humanities and Education (ICoASHE) 2024. Kami mengundang para akademisi, peneliti, praktisi, dan mahasiswa untuk berpartisipasi dalam Seminar Internasional Kearsipan dan Call for Paper ICoASHE 2024.
Konferensi ini merupakan platform untuk berbagi penelitian terbaru, inovasi, dan perspektif di bidang arsip, ilmu sosial, humaniora, dan pendidikan.
Presentasi dan Konferensi akan dilaksanakan pada 28-29 Oktober 2024 di UC Hotel UGM Yogyakarta
Narahubung Call for Paper: +62 8180 4126 473 (Ully)
Jangan lewatkan kesempatan emas ini! Segera daftarkan karya terbaik kalian dalam ICoASHE 2024 dan kami tunggu Anda menjadi bagian dari konferensi terbesar di tahun ini‼️
