oleh Joseph Army Sadhyoko

Yoshi Fajar Kresno Murti pernah melontarkan dua buah problematika kerja arsip dan pengarsipan seni budaya di Indonesia yang selalu dimaknai oleh pemerintah sebagai perkara politic of claim dan politic of access. Pada problem pertama, politic of claim menekankan motif pendokumentasian selalu didasari oleh pemahaman bahwa arsip diperlukan untuk menjaga “keunikan” aset seni budaya bangsa. Sementara itu, pada problem kedua, politic of access menjadi sangat penting untuk menjaga akses otoritas (identitas atau lokalitas) yang dibayangkan oleh nalar pemerintah mempunyai keunikan atau bersifat tiada duanya (adiluhung). Kedua problem tersebut dianggap oleh Yoshi dan kawan-kawan sesama pegiat kearsipan budaya di Indonesia, sebagai bentuk legitimasi pemerintahan yang gagal dipraktikan. Kegagalan ini tentunya diharapkan tidak akan menular pada kerja arsip di bidang lainnya. Kerja arsip harus terus berjalan sesuai yang diamanatkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. lihat lanjut

Rabu, 20 Juli 2016 bertempat di Arsip UGM diselenggarakan pembinaan SDM kearsipan di lingkungan UGM yang meliputi para arsiparis dan pengelola arsip. Acara yang masih bertepatan dengan bulan Syawal tersebut sekaligus dimanfaatkan sebagai acara syawalan. Pembinaan SDM disampaikan oleh Sekretaris Direktorat SDM UGM dari aspek manajemen SDM serta Dr. Rizal Mustansyir Dosen Fakultas Filsafat UGM dari aspek manajemen spiritual. Hadir dalam acara tersebut para arsiparis dan pengelola arsip dari berbagai unit kerja UGM seperti fakultas, sekolah, direktorat, bagian, dan pusat studi. Arsip UGM sebagai penyelenggara berharap kegiatan ini dapat meningkatkan kompetensi SDM kearsipan UGM baik secara manajerial maupun mental spiritual sehingga dapat berdampak positif pada kinerja pengelolaan arsip di lingkungan UGM. lihat lanjut

Keluarga Besar Arsip UGM mengucapkan selamat idul fithri 1347 H. Mohon maaf lahir dan batin. Semoga Allah SWT selalu melimpahkan rahmat dan hidayahnya kepada kita semua.

Penyelenggaraan kearsipan yang baik dalam suatu organisasi diperlukan Norma Standar dan Kriteria kearsipan (NSPK). Ada empat NSPK yang harus disusun oleh suatu organisasi yaitu Tata Naskah Dinas (TND), Pola Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA), serta Klasifikasi dan Keamanan Akses Arsip (KKAA). Hal ini sesuai dengan amanat UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan PP No. 28 Tahun 2012.

Dalam rangka menyempurnakan dan menjamin kelancaran penyelenggaraan kearsipan di lingkungan UGM, Arsip UGM sejak tahun 2015 telah menyusun rancangan tiga NSPK tersebut yaitu Pola Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA), serta Klasifikasi dan Keamanan Akses Arsip (KKAA). Pada tahun 2016 rancangan tersebut lebih disempurnakan. Penyusunan rancangan NSPK tersebut dilakukan dengan menjaring masukan dari unit kerja di lingkungan UGM. Pada bulan Februari-Maret 2016 Arsip UGM melakukan survei ke perwakilan fakultas dan pusat studi, seluruh direktorat dan bagian di lingkungan Kantor Pimpinan Universitas, Organ Universitas seperti Majelis Wali Amanat, Senat Akademik, Komite Audit, Dewan Guru Besar, dan unit-unit penunjang lainnya seperti PIAT, Perpustakaan, RSA, GMC, GMUM, dan UGM Residence. Hasil survei tersebut telah jadikan dasar dalam menyusun rancangan NSPK tersebut oleh tim Arsip UGM. lihat lanjut

Oleh Heri Abi Burachman Hakim

Dalam kehidupan ini, individu maupun organisasi tidak dapat dilepaskan dari arsip. Setiap orang akan menghasilkan arsip dalam menjalankan aktivitas hariannya. Ijazah, Kartu Tanda Penduduk (KTP), dan Surat Izin Mengemudi (SIM) merupakan contoh dari arsip yang dihasilkan dari aktivitas harian seseorang. Kondisi seperti ini juga dialami oleh organisasi . Dalam menjalankan aktivitas hariannya, organisasi juga menghasilkan berbagai macam arsip. Arsip ini berfungsi sebagai memori badan korporasi , membantu pengambilan keputusan manajemen, menunjang litigasi, menjunjang efisiensi penggunaan sumber daya dan sebagai rujukan historis . lihat lanjut

Oleh Zaenudin

Sejarah KP4

Kebun Pendidikan, Penelitian, dan Pengembangan Pertanian Universitas Gadjah Mada atau biasa disingkat KP4 UGM terletak di Desa K alitirto , Berbah , Sleman , Yogyakarta. Kebun tersebut berjarak sekitar 15 km dari Kampus UGM arah timur. Apabila ditempuh dengan kendaraan bermotor memerlukan waktu kurang lebih 20 sampai 30 menit. Kebun yang berwujud sawah, lereng, wedi kengser dan beberapa gedung tersebut mempunyai luas total 35 hektar dan terdiri atas 3 blok. Blok I terdiri atas: IA, IB, IC, ID, dan IE. Blok II terdiri atas: IIA, IIB, IIC, IID, dan IIE. Sedangkan Blok III terdiri atas IIIA dan IIIB (Laporan KP4 Tahun 1990, hal. 6). lihat lanjut

Oleh Annisa Ni’matussholiha

Pengertian arsip menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan , organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini menyebabkan perubahan bentuk arsip. Arsip yang dahulunya bermedia kertas, sekarang berkembang menjadi arsip yang medianya tersaji dalam bentuk media baru seperti: film, kaset, video, elektrik, CD, DVD, flashdisk, harddisk, dan lain-lain. Saat ini banyak pelajar yang menggunakan media elektronik dalam pengelolaan dokumen yang dimilikinya. Adanya arsip tidak akan terlepas dari kegiatan atau peristiwa yang dilakukan oleh pelajar. Pelajar memiliki berbagai arsip yang berkaitan dengan pelajaran sekolah misalnya materimateri pelajaran, latihan-latihan soal, buku elektronik, makalah atau proposal, dan tugas-tugas sekolah yang diarsipkan. Tujuan pelajar mengarsipkan file-file tersebut adalah untuk memudahkan kembali saat ingin digunakan kembali, sebab file-file pelajaran tersebut masih digunakan saat menghadapi Ujian Nasional. lihat lanjut

Oleh Herman Setyawan

Masa lalu adalah suatu masa yang terjadi sebelum saat ini. Sepuluh, seratus, bahkan seribu tahun yang lalu adalah masa lalu bagi manusia saat ini. Berdasar pemikiran tersebut, tentulah kita sepakat bahwa sepuluh, seratus, atau seribu tahun ke depan, era kehidupan yang kita alami saat ini berubah menjadi masa lalu. Hal tersebut akan berlanjut dari masa ke masa.

Perubahan zaman dari masa lalu ke masa kini, dan masa kini ke masa depan tidak hanya terjadi pada kehidupan manusia, namun juga terjadi pada roda perjalanan sebuah institusi. Setiap saat sebuah institusi akan menciptakan 1 Arsiparis Arsip UGM catatan-catatan mengenai kegiatan atau peristiwa. Catatan yang tercipta bisa jadi bersifat penting. Catatan-catatan inilah yang di kemudian hari disebut sebagai arsip. Meskipun tidak semua arsip harus disimpan secara permanen, pada kenyataannya arsip menjadi salah satu fundamen organisasi yang tidak bisa dipandang sebelah mata. Keberadaan arsip dapat mengukuhkan kepemilikan aset, sebagai bahan evaluasi, maupun sebagai bahan pengambilan keputus an. Institusi yang mengalami kesulitan dalam m e m p e r t a h a n k a n a s e t , mengevaluasi kinerjanya, dan dalam mengambil keputusan, dapat dipastikan institusi tersebut jalan di tempat. Artinya institusi tidak akan dapat berkembang dengan optimal, tersendat, serta ketinggalan zaman. lihat lanjut

Khazanah Edisi Maret 2015 menghadirkan beragam kajian kearsipan dari naskah pemenang Lomba Karya Tulis Kearsipan (LKTK) yang diselenggarakan oleh Arsip UGM untuk kategori umum. Ada tiga naskah dari tiga pemenang yang kami sajikan. Pertama, “Strategi Peningkatan Daya Saing Tenaga Kerja Kearsipan Indonesia Menghadapi Masyarakat Ekonomi ASEAN (MEA)” oleh Azmi (Pemenang I). Kedua, “Implementasi Knowlegde Management dalam Optimalisasi Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi” oleh Agus Santoso (Pemenang II). Ketiga, “Penerapan Teknologi Informasi dalam Penyelenggaraan Kearsipan Statis Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI): Merajut Nusantara Menjadi Indonesia” oleh Tri Yekti Mufidati (Pemenang III). Ketiga naskah ini dapat dibaca di Kolom Opini. lihat lanjut

oleh Ully Isnaeni Effendi

Setiap tahun pengajaran, Universitas Gadjah Mada (UGM) selalu mengalami kenaikan jumlah mahasiswa. Sejak tahun-tahun awal UGM berdiri jumlah mahasiswa semakin lama semakin bertambah diikuti dengan kebutuhan akan pembangunan. Tahun pengajaran 1950-1951, universitit mempersiapkan pembelian tanah di
Jalan Pakem, kira-kira 1 Km2 yang kemudian akan didirikan gedung-gedung universitit yang akan dipandang sebagai pembangunan yang besar di Indonesia. Pendanaan pembangunan disetujui oleh Kementrian Keuangan dan bantuan Pemerintah Daerah. Dalam rancangan pembangunan gedung-gedung tersebut juga direncanakan pembangunan rumah-rumah untuk asrama dengan gedung rekreasinya dan tempat-tempat untuk olahraga. Persoalan asrama bagi mahasiswa dapat diatasi atas bantuan Panitia Pengawas Asrama (di bawahpimpinan KRT Notojoedo, kemudian diganti oleh Prof. Ir. Soewandi), Persatuan Wanita Keluarga UNGM dengan menitipkan mahasiswa ke keluarga-keluarga yang dapat menerimanya. Semua ditanggung
oleh Universitit kecuali makan ditanggung mahasiswa. lihat lanjut