oleh Nova Kurniasari

Surat merupakan alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak kepada pihak lain. Surat memiliki peranan penting dalam kegiatan administratif sehingga isi informasi yang terkandung didalamnya harus jelas maksud dan tujuannya, serta dapat digunakan sebagai alat bukti yang sah terutama surat-surat perjanjian. Oleh sebab itu, surat merupakan bukti otentik yang harus dijaga oleh instansi pencipta arsip baik pemerintah, swasta maupun perorangan. Arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, alat komunikasi untuk kepentingan organisasi. Salah satu keberhasilan suatu organisasi pemerintah sangat ditentukan oleh kemampuan organisasi dalam mengelola surat secara baik dan benar sehingga isi informasinya dapat digunakan untuk kegiatan administrasi.  lihat lanjut

oleh Evita Nurmalita Sari

Seiring dengan perkembangan zaman di hampir seluruh aspek kehidupan yaitu sosial, budaya, ekonomi, politik dan hukum maka semakin meningkat pula kebutuhan akan informasi. Kebutuhan terhadap informasi tidak bisa terlepas dari peran teknologi. Oleh karena itu teknologi informasi dan komunikasi sangat berperan penting dalam pelaksanaan kegiatan baik itu secara personal maupun nonpersonal seperti halnya dalam suatu organisasi. Dalam pelaksanaan kegiatan sebuah organisasi ataupun perkantoran akan menghasilkan dokumen-dokumen yang digunakan sebagai bukti dari pelaksanaan kegiatan serta pengambilan keputusan. Dokumen-dokumen tersebut lebih dikenal sebagai arsip yaitu suatu rekamam kegiatan atau peristiwa. Berdasarkan UU No. 43 Tahun 2009 pengertian arsip tertuang dengan jelas yaitu: “Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat dan bernegara.” lihat lanjut

Khazanah Kearsipan edisi Juli 2015 menelaah pengolahan arsip pada beberapa lembaga di wilayah DI Yogyakarta. Pada edisi ini juga terdapat opini tentang pentingnya standar keahlian untuk seorang alumni diploma kearsipan.

Unduh Khazanah Kearsipan Juli 2015

Tahun 2015 Arsip UGM kembali berhasil mempertahankan kemenangannya sebagai Juara I Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi Terbaik. Lomba tahun ini berbeda dengan tahun-tahun sebelumnya. Sejak tahun 2007 hingga tahun 2014 Lomba Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi Terbaik diselenggarakan oleh Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, tetapi tahun 2015 diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Ada 20 perguruan tinggi yang diundang oleh ANRI untuk mengikuti lomba ini. Penilaian lomba berdasarkan komponen yang meliputi Norma Standar Pedoman Kriteria (NSPK), pengelolaan arsip inaktif, kelembagaan/SOTK, sarana dan prasarana, SDM, dan pembinaan kearsipan. Komponen tersebut dinilai melalui portofolio yang diisi oleh peserta lomba kemudian dikirimkan ke ANRI untuk dinilai juri. Dari penilaian protofolio tersebut dipilih tiga besar untuk selanjutnya dilakukan penilaian lagi guna menentukan juara 1, 2, dan 3. LKPT yang masuk kategori 3 besar adalah UGM, UNS, dan Udayana. Ketiga LKPT ini diundang untuk melakukan presentasi di ANRI untuk dinilai oleh Juri pada tanggal 13 Agustus 2015. Pada tanggal 17 Agustus 2015 pemenang diundang untuk mengikuti upacara kemerdekaan RI di Istana Negara dan penerimaan penghargaan. Selain itu juga diundang dalam acara ramah tamah dengan Presiden RI di Istana Negara Bogor. (Musliichah) lihat lanjut

Pada tanggal 5 Agustus 2015 bertempat di Rumah Budaya Java Poetry beralamat di Jalan Dewi Sartika Saganogyakarta, Arsip UGM menyelenggarakan pelatihan digitalisasi arsip. Pelatihan diselenggarakan bekerjasama dengan Emax Apple dan Java Poetry. Pemateri pelatihan Dra. Eny Kusumindarti W. selaku Kabid Database Arsip UGM menyampaikan materi tentang digitalisasi arsip dalam perspektif kearsipan. Sedangkan Anne Arbali selaku Emaxx Edu dan Apple Professional Development Program menyampaikan materi tentang teknologi digitalisasi arsip. lihat lanjut

Arsip UGM bekerjasama dengan Java Poetry menyelenggarakan pameran arsip dengan tema “UGM dalam Pengembangan Budaya Nusantara”. Pameran diselenggarakan di Rumah Budaya Java Poetry yang berlokasi di Sagan Yogyakarta selama 7 hari (tanggal 4 – 10 Agustus 2015). Pameran menampilkan berbagai khazanah arsip UGM yang mencerminkan kegiatan dan nilai-nilai budaya yang dilaksanakan dan dikembangkan oleh UGM, seperti foto-foto pentas seni dan budaya yang dilaksanakan baik pegawai maupun mahasiswa UGM, penelitian UGM terkait budaya seperti penggalian nilai-nilai pancasila dari Serat Centhini, dan penelitian cerita rakyat nusantara di berbagai propinsi di Indonesia. lihat lanjut

Mengingat singkatnya masa pengumpulan naskah Lomba Karya Tulis Kearsipan Nasional 2015 yang diselingi dengan libur lebaran dan melihat masih tingginya minat peserta, maka panitia memutuskan memperpanjang masa pengumpulan naskah hingga tanggal 14 Agustus 2015.

Ketentuan Lomba Karya Tulis Kearsipan  Nasional 2015 dapat dilihat pada tautan berikut ini.

Dalam rangkaian Dies Arsip UGM ke – 11, bekerjasama dengan Rumah Budaya Java Poetry, Arsip UGM menggelar Pameran Arsip dengan tema “UGM dalam Pengembangan Kebudayaan Nusantara”.

Pameran akan diselenggarakan di Rumah Budaya Java Poetry, Jl. Dewi Sartika No.17 Sagan Yogyakarta. Pameran akan berlangsung pada tanggal 4 – 10 Agustus 2015 pukul 11.00 – 21.00 WIB.

Arsip UGM sebagai lembaga pembina kearsipan di lingkungan UGM dengan salah satu tugasnya melakukan pembinaan SDM kearsipan, menyelenggarakan beanchmarking kearsipan ke PT. Kereta Api Indonesia (PT. KAI) dan Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) Jawa Barat. Kegiatan yang diselenggarakan pada tanggal 4 dan 5 Juni 2015 diikuti oleh 40 orang yang terdiri dari Pimpinan dan staf Arsip UGM, serta arsiparis dan pengelola arsip dari berbagai unit kerja di lingkungan UGM yang bergabung dalam Forum Kearsipan Universitas Gadjah Mada (Forsipagama). lihat lanjut

Penghargaan untuk Prof. Dr. Koesnadi Hardjo Soemantri, SH sebagai Bapak KKN.