Jumat, 13 Mei 2022, Arsip UGM menyelenggarakan kegiatan seremonial penyerahan hadiah Lomba Karya Tulis Kearsipan (LKTK) Tahun 2022 secara daring. Acara dihadiri oleh panitia dan para pemenang. Dalam laporan panitia disampaikan masa pendaftaran dan pengumpulan karya tulis berlangsung dari bulan Januari – Maret 2022, sedang proses penjurian dilaksanakan pada bulan April 2022.

Terdapat 3 kategori lomba dalam LKTK 2022, yaitu: 1) kategori pelajar/mahasiswa; 2) kategori arsiparis/pengelola arsip; dan 3) kategori umum. Berikut adalah daftar pemenang LKTK Tahun 2022: read more

Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan merupakan media komunikasi dan publikasi di bidang kearsipan yang diterbitkan oleh Arsip Universitas Gadjah Mada. Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan terbit sejak 2007. Sejak 2019, Direktorat Jenderal Penguatan Riset dan Pengembangan, Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi telah menetapkannya menjadi  jurnal ilmiah yang terakreditasi peringkat 3.

Dalam rangka menarik minat penulis dalam penulisan artikel jurnal, Khazanah: Jurnal pengembangan Kearsipan Arsip Universitas Gadjah Mada telah menyelenggarakan kegiatan Webinar Jurnal Kearsipan “Strategi menembus Jurnal Ilmiah Kearsipan Terakreditasi”, pada tanggal 21 Desember 2021 melalui aplikasi zoom. Materi pertama “Strategi Penulisan Karya Ilmiah: Praktik Baik Menulis pada Jurnal Kearsipan Terakreditasi” disampaikan oleh Thoriq Tri Prabowo, M.I.P., dosen Ilmu Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Selanjutnya, Suprayitno, M,Hum., menyampaikan materi tentang penulisan jurnal bidang kearsipan. Materi terakhir disampaikan oleh Herman Setyawan, M.Sc. yang membahas tentang Petunjuk Submisi Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan. read more

Siapakah Sardjito? Beliau adalah rektor pertama UGM yang pada tahun 2019 lalu resmi ditetapkan sebagai Pahlawan Nasional.  Meskipun seorang dokter, Sardjito tidak hanya aktif bergerak dalam bidang kedoteran saja. Beliau juga aktif di berbagai bidang seperti sosial, budaya, pendidikan, perdamaian, bahkan seni rupa.

Penerbitan Naskah Sumber merupakan program rutin publikasi kearsipan di Arsip UGM, dilakukan sejak tahun 2010. Seri Naskah Sumber kali ini berjudul “ Seri Naskah Sumber Nomor 9 Personal File Prof. Dr. Sardjito “. Tema ini sengaja dipilih ditujukan untuk memberikan apresiasi atas jasa beliau sebagai tokoh perintis pendirian UGM, yang dapat menjadi inspirasi bagi masyarakat dalam berkarya sebagai anak bangsa NKRI. Sumber data arsip yang ditampilkan dalam naskah sumber kali ini berasal dari Special Holding Khazanah Arsip Tokoh yang dikelola Arsip UGM. Melalui seri naskah sumber ini, sivitas akademika UGM maupun masyarakat dapat lebih mengenal Prof. Dr. Sardjito, MD.MPH. lebih dekat khususnya bagaimana merintis membangun sebuah perguruan tinggi nasional di masa perjuangan sampai dengan awal orde baru beserta kiprahnya sebagai seorang ilmuwan kebanggaan UGM. read more

oleh Jajang Nurjaman

Dekolonisasi dapat terjadi di segala bidang, termasuk juga bidang kearsipan. Konvensi Wina tahun 1983 telah menggariskan bahwa arsip yang tercipta di negara asal (negara jajahan) akan menjadi milik negara tersebut ketika negara itu merdeka. Dekolonisasi arsip sudah banyak terjadi, contohnya di negara-negara jajahan Inggris dan Prancis. Di Indonesia sendiri, dekolonisasi terjadi ketika kerja sama dilakukan di tahun 1970 untuk mengembalikan arsip Djogdja Documenten dari Belanda. Penelitian ini akan menginvestigasi literatur-literatur terkait dekolonisasi pada umumnya, dan dekolonisasi arsip pada khususnya. Lebih jauh lagi, penelitian ini akan membahas kajian awal dekolonisasi arsip era Hindia Belanda, baik pada lingkungan analog maupun di lingkungan digital. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sudah ada dekolonisasi terjadi di dua lingkungan tersebut. read more

oleh Ully Isnaeni Effendi

Salah satu upaya terlaksananya penyelenggaraan kearsipan di Universitas Gadjah Mada (UGM) adalah dengan penggunaan teknologi informasi, salah satunya adalah penggunaan sistem informasi kearsipan untuk arsip inaktif. Penelitian ini termotivasi untuk menganalisis evaluasi penerimaan dan kelanjutan penggunaan Sistem Informasi Kearsipan Inaktif (SIKI) di lingkungan UGM. Technology Acceptance Model (TAM) Venkatesh dan Davis digunakan sebagai dasar penelitian. Model ini dipilih karena merupakan sebuah konsep yang dianggap paling baik dalam menjelaskan perilaku user (pengguna) terhadap sistem teknologi informasi baru. Selanjutnya studi ini memodifikasi teori yang mempengaruhi attitude toward using yaitu ignorance dan multidimensional committment. Terdapat lima konstruk sebagai pembentuk ignorance dan multidimensional committment yaitu complexity, power of distance, incentive fairness, identification, dan internalization. Data penelitian diperoleh melalui sembilan key informan yaitu yaitu administrator SIKI unit kerja di lingkungan UGM yang pernah mengikuti sosialisasi SIKI oleh Arsip UGM. Hasil penelitian yang diperoleh adalah tidak hanya complexity, power of distance, incentive fairness, identification, dan internalization saja yang berpengaruh pada penerimaan suatu sistem informasi dalam hal ini adalah penerimaan SIKI, namun terdapat faktor lain yang mempengaruhi kelanjutan penggunaan SIKI yaitu kebijakan pimpinan terkait penggunaan SIKI. read more

oleh Adhitya Eka Putri, Herman Setyawan

Setiap organisasi menghasilkan arsip dalam kegiatan administrasinya. Seiring berjalannya waktu, arsip yang tercipta akan terus bertambah. Dengan metode studi kasus, penelitian ini bertujuan untuk menganalisis pelaksanaan penyusutan arsip dinamis di Universitas Negeri Yogyakarta (UNY). Hasil penelitian menunjukkan bahwa sejak didirikan hingga saat ini, UNY belum secara optimal mengimplementasikan Jadwal Retensi Arsip (JRA) sehingga pelaksanaan penyusutan arsip dinamis menjadi tidak optimal. read more

oleh Thoriq Tri Prabowo

Perpustakaan sebagai sebuah organisasi tidak lepas dari berbagai kegiatan. Dilaksanakannya kegiatan-kegiatan tersebut berimplikasi pada bertambahnya jumlah dokumen, sehingga perpustakaan menemukan permasalahan mengenai pengelolaan dokumen. Sebagai salah satu perpustakaan akademik di Yogyakarta, Perpustakaan STIKes Guna Bangsa juga mengalami persoalan tersebut. Keterbatasan jumlah pustakawan, yang hanya terdiri dari dua pustakawan mengharuskan mereka untuk mengimplementasikan manajemen pengetahuan untuk mengelola dokumen-dokumen tersebut. Penelitian ini merupakan deskriptif kualitatif. Peneliti menjadi instrumen dalam penelitian ini. Adapun metode pengumpulan datanya adalah wawancara dan observasi. Kedua pustakawan STIKes Guna Bangsa menjadi informan dalam penelitian ini dan peneliti juga melakukan Focus Group Discussion untuk menemukan kesepahaman. Metode analisis datanya meliputi: reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Temuan dalam penelitian ini menyatakan bahwa implementasi manajemen pengetahuan berimbas pada meningkatnya kompetensi pustakawan dalam mengelola dokumen. Sejak proses penciptaan pengetahuan dalam siklus pengelolaan dokumen, diperlukan adanya integrasi pengetahuan dengan proses sharing antarperpustakaan, dan adanya standard operating procedure (SOP) yang terlahir karena proses tersebut. Dua hal yang menjadi catatan dalam hal ini adalah minimnya SDM serta minimnya infrastruktur. Keduanya menjadi tantangan atas kegiatan implementasi manajemen pengetahuan. read more

oleh Chrisna Adhi Pranoto, Samson CMS, Nurmaya Prahatmaja

Sistem Informasi Pengelolaan Arsip menjadi salah satu bagian penting yang tidak terpisahkan dari kegiatan mengelola Arsip, terutama di lingkungan PT Pertamina yang dimulai tahun 2019 dengan membuat kebijakan untuk melakukan digitalisasi seluruh Arsip Vital yang dimiliki dan mengusung konsep paperless demi kemudahan dalam menggunakan dan memeliharanya. Analisis pada artikel ini didasarkan pada pengalaman praktik kerja lapangan yang dilakukan oleh penulis di Direktorat Manajemen Data Aset milik PT Pertamina. Metode yang dilakukan untuk menyusun artikel ini adalah dengan action research dan penelitian deskriptif. Sistem Informasi Pengelolaan Arsip yang dimiliki PT Pertamina adalah E-Arsip, yang dirancang untuk mengelola setiap Arsip Vital yang dimiliki PT Pertamina. Analisis yang dilakukan berdasarkan pada evaluasi melalui Assessment form yang dibuat dengan mengacu pada poin-poin penting dari Management of Electronic Records Guidance milik Archives and Records Management Division dari UNESCO PBB. Lembar penilaian yang dibuat menghasilkan evaluasi berupa penilaian, pengujicobaan serta masukan untuk bisa diimplementasikan kedalam sistem informasi E-Arsip. Terdapat 3 (tiga) subjek utama dalam lembar penilaian tersebut, diantaranya adalah administrasi & keamanan, tampilan antar muka pengguna serta konten arsip. Lembar penilaian yang telah disusun dalam penelitian E-Arsip sudah cukup baik dan sangat layak digunakan untuk mengelola arsip vital dalam bentuk digital yang dimiliki oleh PT Pertamina. read more

Peresmian Gedung Perpustakaan UGM oleh Menteri Dalam Negeri RI

Pengukuhan Guru Besar Prof. Oemi Haniin