Pada Kamis, 26 Januari 2024, sejumlah 100 siswa Program Keahlian Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran (OTKP) Kelas XI, SMK Negeri 1 Kedawung Kabupaten Cirebon didampingi guru melakukan kunjungan industri bidang kearsipan di Perpustakaan dan Arsip UGM. Kunjungan tersebut guna meningkatkan pengetahuan siswa SMK Negeri 1 Kedawung dalam kearsipan. Kunjungan industri tersebut diterima oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, S.IP., M.B.A., dan Kepala Bidang Arsip UGM, Dyana Rakhmasari Kusumaningsih, S.E., M.Ec.Dev.

Setelah sesi perkenalan dan pemaparan materi oleh Kepala Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM, siswa SMK Negeri 1 Kedawung mengunjungi depo, ruang pengolahan arsip, dan diorama arsip didampingi oleh beberapa arsiparis. Siswa dipersilakan bertanya terkait pengelolaan arsip untuk lebih memahami manajemen kearsipan pada dunia kerja.

Perpustakaan dan Arsip UGM telah menggelar pameran arsip dengan tema “Ragam Peristiwa Dies Natalis UGM” pada tanggal 8-30 Desember 2023 di Teras Arsip UGM Lantai 3. Pameran diselenggarakan dalam rangka menyambut Dies Natalis ke-74 Universitas Gadjah Mada.

Berbagai khazanah arsip Ragam Peristiwa Dies Natalis UGM yang dipamerkan antara lain laporan tahunan rektor, pidato ilmiah dies natalis, upacara dies natalis, kesenian dan olahraga, warisan budaya dan bakti sosial, dan berbagai artikel dies natalis.

Pameran ini telah dikunjungi oleh Prof. Dr. dr. Sutaryo, Sp.AK, salah satu tokoh besar UGM. Selain berkunjung, beliau juga menyampaikan beberapa insight baru terkait dengan sejarah UGM dan peran penting arsip di dalamnya.

Sekretaris Universitas, Dr. Andi Sandi Antonius Tabusassa Tonralipu, S.H., LL.M., selaku Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Utama UGM, juga berkesempatan berkunjung ke pameran dalam rangkaian acara Visitasi Monitoring dan Evaluasi Keterbukaan Informasi Publik. Komisioner Komisi Informasi Pusat RI, Syawaludin, M.H., juga merasa terkesan dengan adanya pameran dan diorama arsip. Beliau menyampaikan bahwa beliau merasa dibawa ke tahun 1949 dan rasanya luar biasa.

Pameran ini merupakan momentum nostalgia bagi sivitas akademika UGM tentang ragam peristiwa dies natalis dari tahun ke tahun.

“Luar biasa, rasanya senang sekali bisa melihat bagaimana UGM dari tahun ke tahun merayakan dies natalis dan kegiatan lainnya”, tulis Dinda di buku tamu.

Bidang Arsip UGM menyelenggarakan Pembinaan Kearsipan Internal pada tanggal 13-14 Desember 2023. Tema pembinaan yang diangkat yaitu Strategi Penerapan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dalam Penyusutan Arsip di Lingkungan UGM.

Pada hari pertama, kegiatan dihadiri oleh Kepala Kantor Administrasi (KKA) dan pengelola arsip di Lingkungan UGM. Sedangkan pada hari kedua, dihadiri oleh arsiparis/pengelola arsip di seluruh unit/fakultas di UGM.

Kegiatan dibuka langsung oleh Kepala Bidang Arsip, Dyana Rakhmasari Kusumaningsih, S.E., M.Ec.Dev. dan dilanjutkan pemaparan materi Pengenalan Kearsipan. Kemudian materi selanjutnya tentang Jadwal Retensi Arsip yang disampaikan oleh Heri Santosa, S.ST.Ars. dan pada hari kedua oleh Anna Riasmiati, S.E.

Para peserta juga diajak berwisata arsip di Depo Arsip, Records Center, Ruang Pengolahan Arsip, dan Ruang Alih Media. Peserta diajak berkeliling melihat bagaimana pengelolaan dan penyimpanan arsip. Diharapkan dengan melihat pengelolaan arsip secara langsung, kesadaran para arsiparis/pengelola arsip di Lingkungan UGM semakin baik dan meningkat. Sehingga dapat menciptakan sinergi positif dalam bidang kearsipan.

Sejumlah 72 siswa kelas XII dan 5 orang guru pendamping dari SMK Negeri 1 Cilacap melaksanakan Praktik Kunjungan Edukasi berbasis Project Base Learning di Arsip UGM. Kunjungan dilaksanakan dalam rangka pencapaian target kurikulum SMK dan kerja kompetensi keahlian Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran (OTKP) Tahun Pelajaran 2023/2024. Kunjungan dilaksanakan pada Selasa, 12 Desember 2023.

“Saya di Arsip UGM dibawa dari tahun 1949 dan luar biasa”. Demikian yang disampaikan oleh Syawaludin, M.H. selaku Komisioner Komisi Informasi Pusat RI saat mengunjungi Arsip UGM pada 12 Desember 2023. Arsip UGM menjadi salah satu unit yang dikunjungi Tim Visitasi Monitoring dan Evaluasi Keterbukaan Informasi Publik, Komisi Informasi Pusat RI. Tim dipimpin oleh Syawaludin, M.H. didampingi oleh Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Utama UGM, Dr. Andi Sandi Antonius Tabusassa Tonralipu, S.H., LL.M.

Dyana Rakhmasari Kusumaningsih, S.E. M.Ec.Dev., sekalu Kepala Bidang Arsip menjelaskan proses layanan arsip di ruang baca selanjutnya Tim Visitasi mengunjungi depo arsip statis, dan pameran arsip.

Pada hari Kamis, 30 November 2023 Perpustakaan dan Arsip UGM mengadakan kegiatan pelepasan purna tugas Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Ibu Dra. Nawang Purwanti, M.Lib. yang memasuki purna tugas mulai 1 Desember 2023. Pelepasan dilaksanakan di Ruang Seminar Lantai 2 dengan dihadiri oleh seluruh staf Perpustakaan dan Arsip UGM dan pustakawan di lingkungan UGM. Pada acara tersebut Ibu Dra. Nawang Purwanti, M.Lib. memberikan sambutan sekaligus berpamitan karena telah memasuki purna tugas.

Kepala Bidang Arsip Universitas Gadjah Mada telah mengikuti Diklat Teknis Penyelenggaraan Kearsipan bagi Pimpinan Lembaga Kearsipan Daerah dan Perguruan Tinggi Negeri Angkatan III pada tanggal 21-23 November 2023 di Hotel Ibis Styles Bogor Raya. Kegiatan ini diselenggarakan oleh Pusat Pendidikan dan Pelatihan Karsipan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), dan dihadiri oleh 57 Pimpinan lembaga kearsipan Provinsi, Daerah, dan Perguruan Tinggi Negeri. Tujuan diklat teknis ini yaitu meningkatkan pengetahuan, keahlian, keterampilan, sikap, dan semangat pengabdian untuk melaksanakan tugas jabatan di bidang kearsipan, menciptakan sumber daya manusia kearsipan yang memenuhi persyaratan kompetensi di bidang kearsipan; dan menciptakan kesamaan visi dan dinamika pola pikir dalam melaksanakan tugas kearsipan.

Kegiatan pada hari pertama, diawali dengan sambutan yang disampaikan oleh Deputi Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan Dr. Andi Kasman, S.E., M.M. dilanjutkan dengan materi Penyusunan Kebijakan, Strategi dan Program Kearsipan disampaikan oleh DR. Rd. Siliwanti, MPIA. (Direktur Pendanaan Multiratelal Bappenas),

Peran Pimpinan dalam Memperkuat Eksistensi Kearsipan dalam Pemerintah oleh DR. Muhammad Taufik D.EA. (Deputi Bidang Kebijakan Pengembangan Kompetensi ASN LAN), dilanjutkan materi Kebijakan Kearsipan Nasional oleh Dra. Desi Pratiwi, MM. (Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan ANRI) dan materi terakhir adalah Arsip, Memori Kolektif Bangsa, Wawasan Kebangsaan oleh Dr. Muklis Pane.

Materi hari kedua, Penilaian Evaluasi dan Monitoring Kinerja Kearsipan oleh Zita Asih Suprastiwi, SH, M.H. (Kepala Pusat Akreditasi ANRI), dilanjutkan Penguatan Kapasistas Organisasi Kearsipan disampaikan Dra. Desi Pratiwi, MM., dilanjutkan materi Pengembangan Kompetensi SDM Kearsipan oleh Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan, Widarno, S.H., M. H. Terakhir disampaikan Best Practice: Penyelamatan Arsip Kepemilikan Aset dari Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Musi Benyuasin.

Hari ketiga, peserta diklat melakukan kunjungan lapangan ke Pusat Studi Arsip Statis Kepresidenan yang berada di Jl. Gajah Mada No.111, RW.1, Krukut, Kec. Taman Sari, Kota Jakarta Barat.

Pusat Studi Arsip Presiden Pertama RI Ir. Sukarno terdiri dari 4 hall. Tiap hall menampilkan pameran tetap arsip Sukarno sebagai Bapak Bangsa Indonesia, yaitu:

• Hall 1 Aku Indonesia (kisah Sukarno dari lahir hingga berpulang)
• Hall 2 Jalan Politik (perjuangan dan dedikasi politik)
• Hall 3 Patron Budaya (estetika dan peradaban)
• Hall 4 Kesejahteraan dan Kerakyatan (ekonomi dan kemandirian).

Kami ucapkan terima kasih kepada para peserta Lomba Karya Tulis Kearsipan Tahun 2023 yang diselenggarakan Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada. Berdasarkan rapat pleno dewan juri pada tanggal 14 November 2023, berikut adalah daftar pemenang Lomba Karya Tulis Kearsipan Tahun 2023:

Kategori umum/pelajar/mahasiswa
Juara 1 : Heru Mulyanto (Universitas Indonesia)
Juara 2 : Azmi (Praktisi dan Pengamat Kearsipan)
Juara 3 : Achmad Fachmi dan M. Hanif Inamullah (Independent Researcher, Universitas Indonesia)

Kategori arsiparis/pengelola arsip
Juara 1 : Adhi Wirawan Dwi Pamungkas (Kemenparekraf)
Juara 2 : Ken Fitria I., Dhatu Kamajati, dan Dwi Ridho Aulianto (BRIN)
Juara 3 : Jamal (ISI Surakarta)

Kami ucapkan selamat kepada para pemenang. Para pemenang akan dihubungi oleh panitia penyelenggara.