Unit Sekretariat, Humas dan Hukum Tatalaksana Institut Teknologi Sumatera melaksanakan kunjungan kerja ke Arsip UGM pada hari Kamis tanggal 19 Oktober 2023. Kunjungan kerja dilaksanakan untuk mengetahui proses penyelengaraan kearsipan di Arsip UGM, terkait dengan tugas pokok dan fungsi dari Unit tersebut. Sebanyak 4 orang yang terdiri dari arsiparis dan pengelola arsip melakukan diskusi dan melihat langsung pengelolaan arsip di Arsip UGM.

Fungsi Layanan Kearsipan Kawasan Yogyakarta, Biro Komunikasi Publik, Umum, dan Kesekretariatan Badan Riset dan Inovasi Nasional melaksanakan studi banding ke Arsip UGM pada hari Selasa tanggal 17 Oktober 2023. Studi banding khususnya untuk mengetahui sistem pengelolaan arsip di Arsip UGM.

Hal tersebut sebagai upaya untuk meningkatkan kualitas dan wawasan sumber daya manusia pada Fungsi Layanan Kearsipan Badan Riset dan Inovasi Nasional Kawasan Yogyakarta. Sebanyak 12 orang yang terdiri dari pimpinan, arsiparis, dan pengelola arsip melakukan diskusi dan melihat langsung pengelolaan arsip di Arsip UGM.

Senin, 16 Oktober 2023, Kepala ANRI, Drs. Imam Gunarto, mengunjungi Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada. Kunjungan dilaksanakan dengan maksud untuk koordinasi dan survei lokasi pelaksanaan KSST mendatang pada tanggal 20 Oktober 2023.

Kunjungan diterima langsung oleh Wakil Rektor Bidang Pendidikan dan Pengajaran Universitas Gadjah Mada, Prof. Dr. Wening Udasmoro, S.S., M.Hum., DEA., didampingi oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip, Drs. Nawang Purwanti, M.Lib dan Kepala Bidang Arsip, Dyana Rakhmasari Kusumaningsih, S.E., M.Ec.Dev.

Dalam sambutannya, Drs. Imam Gunarto, M.Hum., menyampaikan bahwa tuntutan dalam pengembangan ilmu kearsipan tidak hanya sekedar teori namun juga implementasinya dalam dunia kerja. Tak hanya itu, beliau juga menyampaikan bahwa kebermanfaatan arsip tidak hanya untuk disimpan, namun untuk kebermanfaatan yang lebih luas. "Kami harapkan arsip tokoh-tokoh alumni UGM dapat menjadi pemersatu bangsa", begitu tuturnya.

Diharapkan dengan adanya koordinasi awal ini, kegiatan KSST yang akan berlangsung pada tanggal 20 Oktober 2023 dengan peserta dari beberapa negara asing seperti Kamboja, Fiji, Vietnam, New Guinea, dan masih banyak lagi dapat berjalan dengan lancar.

Bidang Arsip UGM menerima visitasi Peserta Pelatihan Teknis Dasar-Dasar Kearsipan Angkatan 17 dan 18. Pelatihan ini diperuntukkan bagi pegawai yang menduduki jabatan fungsional arsiparis dan pengelola arsip di lingkungan Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi yang diselenggarakan oleh Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi yang bekerja sama dengan Balai Besar Pengembangan Penjaminan Mutu pada hari Jum’at tanggal 13 Oktober 2023.

Kunjungan ke Arsip UGM merupakan salah satu kurikulum dan agenda terakhir dari rangkaian kegiatan pelatihan tersebut sebagai bentuk pengayaan dan penguatan materi. Sebanyak 80 peserta yang dibagi menjadi 4 kelompok mengikuti wisata arsip di Arsip UGM dan melakukan praktik salah satu metode preservasi arsip yaitu laminasi. Peserta antusias mengikuti kegiatan praktik tersebut. Harapannya, peserta dapat menerapkan ilmu yang diperoleh instansi masing-masing.

Kamis, 5 Oktober 2023, 8 orang arsiparis dan pengelola arsip di lingkungan Kementerian Kesehatan Republik Indonesia melakukan studi tiru kearsipan di Arsip UGM. Kegiatan tersebut merupakan bagian dari pembinaan kearsipan terpadu tahun 2023 yang dilaksanakan oleh Kementerian Kesehatan RI. Studi tiru kearsipan tersebut berkaitan dengan persiapan pembentukan lembaga kearsipan perguruan tinggi (LKPT) di lingkungan Kementerian Kesehatan RI yang merujuk pada Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Perguruan Tinggi. Selain itu, studi tiru kearsipan ini bertujuan untuk meningkatkan kompetensi arsiparis dan pengelola arsip di lingkungan Kementerian Kesehatan RI.

Kepala Unit Pengelolaan Arsip (UPT) Kearsipan Universitas Medan, Sri Mutmainnah, mendampingi 9 orang staf yang terdiri dari 4 arsiparis dan 5 pengelola arsip melakukan studi banding tentang penyelenggaraan kearsipan Arsip UGM pada 27 September 2023. Kunjungan tersebut dilakukan dalam rangka peningkatan kinerja arsiparis dan persiapan akreditasi UPT Kearsipan Universitas Negeri Medan.

Setelah dilakukan pengenalan dan penyelenggaraan kearsipan Arsip UGM, dalam kunjungan tersebut juga dilakukan diskusi terkait pengelolaan arsip dinamis termasuk prosedur penyusutan arsip di lingkungan UGM. Kunjungan diakhiri dengan wisata arsip di depo arsip, ruang pengolah, sekaligus mengamati proses alih media arsip kartografi dan laminasi arsip statis.

Pada Rabu, 27 September 2023, sejumlah 30 siswa didampingi guru pada Jurusan Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran (OTKP) SMK Unitomo Surabaya melakukan kunjungan industri bidang kearsipan di Arsip UGM. Kunjungan tersebut guna meningkatkan pengetahuan dan pengetahuan siswa-siswi SMK Unitomo Surabaya khususnya Jurusan OTKP dalam bidang manajemen dan kearsipan.

Setelah sesi perkenalan dan diskusi, siswa SMK Uditomo Surabaya mengunjungi depo dan ruang pengolahan arsip didampingi beberapa arsiparis. Siswa dipersilakan bertanya terkait pengelolaan arsip untuk lebih memahami manajemen kearsipan pada dunia kerja.