Direktorat Aset UGM telah melaksanakan pemusnahan arsip. Pelaksanaan pemusnahan arsip tersebut dihadiri oleh Panitia Pemusnahan Arsip, perwakilan dari Unit Pencipta, perwakilan dari Arsip UGM selaku Lembaga Kearsipan, serta disaksikan oleh perwakilan dari Bagian Hukum dan Organisasi, dan Perwakilan dari Kantor Audit Internal UGM. Arsip Direktorat Aset yang dimusnahkan periode tahun 2005-2012 dalam bentuk media arsip kertas sejumlah 58 berkas sebagaimana tercantum dalam Daftar Arsip Yang Dimusnahkan. Pemusnahan dilaksanakan secara total dengan cara dibakar menggunakan incinerator bertempat di Pusat Inovasi Agroteknologi pada tanggal 8 Maret 2021. lihat lanjut

Pada Selasa, 9 Februari 2021, Arsip Universitas Gadjah Mada telah menyelenggarakan sosialisasi Norma, Standar, Prosedur, dan Kriteria (NSPK) di lingkungan UGM secara daring yang meliputi Peraturan Rektor no. 13 Tahun 2018 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan UGM, Peraturan Rektor UGM Nomor 16 Tahun 2019 tentang Klasifikasi Arsip di Lingkungan UGM, Peraturan Rektor UGM Nomor 2 Tahun 2020 tentang Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan UGM, dan Peraturan Rektor UGM Nomor 4 Tahun 2020 tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan UGM. Sosialisasi diikuti oleh 89 peserta yang terdiri dari para kepala kantor administrasi fakultas, kepala subdirektorat, kepala pusat studi, kepala bidang, dan kepala bagian unit kerja di lingkungan UGM. lihat lanjut

Kepala Bidang Inovasi, Pelestarian dan Konservasi Arsip, Dra. Eny Kusumindarti W kini mengakhiri pengabdiannya setelah 9 tahun bersama Arsip UGM. Terhitung mulai hari ini, 1 Desember 2020 Ibu Eny memasuki masa purna tugas. Sebagai penghormatan dan penghargaan terhadap Ibu Eny, Arsip UGM mengadakan acara ramah tamah pada 30 November 2020. Acara tersebut dihadiri segenap pegawai Arsip UGM dan dilaksanakan dengan menerapkan protokol pencegahan covid-19, yaitu menjaga jarak dan wajib menggunakan masker. lihat lanjut

Tiga Arsiparis Arsip UGM berhasil meraih prestasi dalam ajang penghargaan “Insan Berprestasi UGM Tahun 2020” untuk kategori Arsiparis/ Pengelola Arsip. Dalam malam penghargaan yang dilaksanakan pada 4 November 2020 secara daring, Arsiparis Ahli Muda Arsip UGM, Kurniatun, A.Md., S.I.P., berhasil merebut juara I, sedangkan Heri Santosa, A.Md., S.S.T.Ars. dan Isti Maryatun, A.Md, S.S.T.Ars., keduanya merupakan Arsiparis Terampil Pelaksana Lanjutan masing-masing berhasil meraih Juara II dan Juara III secara berurutan. lihat lanjut

Arsip UGM melaksanakan kegiatan sterilisasi yang kedua di ruang depo arsip statis. Proses sterilisasi dilakukan oleh rekanan dengan cara menyemprotkan bahan kimia tertentu. Sterilisasi dilakukan selama 6 hari mulai  27 Oktober sampai dengan 1 November 2020. Kegiatan ini memanfaatkan waktu libur karena selama masa sterilisasi, ruang depo arsip statis tidak boleh dibuka sehingga kegiatan layanan arsip ditutup sementara.

Sterilisasi arsip statis merupakan salah satu bagian dari program rutin pengelolaan arsip statis yang dilakukan oleh Arsip UGM. Kegiatan pengelolaan arsip statis terdiri dari akuisisi, pengolahan, preservasi, dan layanan arsip.  Salah satu kegiatan yang dilakukan untuk melestarikan arsip adalah preservasi arsip. Preservasi adalah keseluruhan proses dan kerja dalam rangka perlindungan arsip terhadap kerusakan arsip atau unsur perusak dan restorasi/ perbaikan bagian arsip yang rusak. lihat lanjut

Senat Akademik adalah organ universitas yang berfungsi sebagai badan normatif di bidang akademik. Anggota Senat Akademik terdiri atas anggota yang karena jabatannya (Rektor dan Wakil Rektor; Dekan; Ketua Senat Fakultas/ Senat Sekolah; dan unsur lain yang ditentukan dalam Peraturan MWA (Kepala Perpustakaan) dan anggota yang dipilih dari fakultas-fakultas.

Pada tanggal 14 Agustus 2019, Senat Akademik telah menyerahkan arsip untuk yang ketiga kalinya kepada Arsip UGM. Kurun waktu Arsip yang diserahkan adalah tahun 1996 – 2019. Sebagian besar berupa Naskah Akademik Pendirian Prodi, yang merupakan arsip hasil dari salah satu tupoksi Senat Akademik yaitu memberikan persetujuan kelayakan akademik atas usul pembukaan, penggabungan, dan/ atau penutupan Fakultas, Sekolah, Departemen/ Jurusan, atau Program Studi. lihat lanjut

Arsip Universitas Gadjah Mada berdiri sejak 11 September 2004, hingga kini,  11 September 2020, genap berusia enam belas tahun. Bukan waktu yang sebentar, juga tidak mudah untuk berjalan, berlari, dan berkembang hingga pada kondisi sekarang. Berbagai prestasi yang berhasil diperoleh di antaranya para arsiparis yang meraih penghargaan di tingkat nasional dan predikat sebagai Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi Terbaik Nasional. Enam belas tahun juga bukan angka yang besar untuk sebuah organisasi, akan tetapi sampai saat ini kami masih berusaha untuk lebih meningkatkan kinerja untuk membantu Universitas Gadjah Mada dan masyarakat luas dalam bidang kearsipan. lihat lanjut

Siapakah Sardjito? Beliau adalah rektor pertama UGM yang pada tahun 2019 lalu resmi ditetapkan sebagai Pahlawan Nasional.  Meskipun seorang dokter, Sardjito tidak hanya aktif bergerak dalam bidang kedoteran saja. Beliau juga aktif di berbagai bidang seperti sosial, budaya, pendidikan, perdamaian, bahkan seni rupa.

Penerbitan Naskah Sumber merupakan program rutin publikasi kearsipan di Arsip UGM, dilakukan sejak tahun 2010. Seri Naskah Sumber kali ini berjudul “ Seri Naskah Sumber Nomor 9 Personal File Prof. Dr. Sardjito “. Tema ini sengaja dipilih ditujukan untuk memberikan apresiasi atas jasa beliau sebagai tokoh perintis pendirian UGM, yang dapat menjadi inspirasi bagi masyarakat dalam berkarya sebagai anak bangsa NKRI. Sumber data arsip yang ditampilkan dalam naskah sumber kali ini berasal dari Special Holding Khazanah Arsip Tokoh yang dikelola Arsip UGM. Melalui seri naskah sumber ini, sivitas akademika UGM maupun masyarakat dapat lebih mengenal Prof. Dr. Sardjito, MD.MPH. lebih dekat khususnya bagaimana merintis membangun sebuah perguruan tinggi nasional di masa perjuangan sampai dengan awal orde baru beserta kiprahnya sebagai seorang ilmuwan kebanggaan UGM. lihat lanjut

Tanggal 10 Juli 2020, UGM secara resmi telah memiliki 4 instrumen pengelolaan arsip dinamis. Hal tersebut ditandai dengan diterbitkannya Peraturan Rektor UGM Nomor 4 Tahun 2020 tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip di Lingkungan UGM. Sebelumnya UGM telah mengesahkan 3 instrumen lainnya dalam bentuk peraturan rektor yaitu tata naskah dinas, klasifikasi arsip, dan jadwal retensi arsip.

Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis disusun sebagai dasar untuk melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan publik terhadap akses arsip. Pada era keterbukaan seperti saat ini, arsip dinamis pada prinsipnya terbuka dan dapat diakses oleh publik, kecuali yang dinyatakan tertutup, seperti yang telah diatur dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. lihat lanjut

Jumat, 19 Juni 2020, para Para Pemenang Lomba Karya Tulis Kearsipan Universitas Gadjah Mada (Arsip UGM) menerima piagam dan hadiah. Penyerahan piagam dan hadiah dilakukan dengan cara dikirimkan. Menurut rencana, Arsip UGM selaku penyelenggara akan mengadakan seremonial penyerahan piagam dan hadiah, namun acara tersebut dibatalkan karena situasi nasional yang belum stabil pada masa pandemik ini.

LKTK tahun 2020 diselenggarakan oleh Arsip UGM pada Bulan Januari-Maret 2020. Adapun kategori lomba ada tiga, yaitu: 1) kategori pelajar/mahasiswa; 2) kategori arsiparis/pengelola arsip; dan 3) kategori umum. Berikut adalah daftar pemenang LKTK: lihat lanjut