Pada hari Kamis 26 Februari 2015 Arsip UGM menerima kunjungan 10 orang peserta Pelatihan Manajemen Persuratan Secara Elektronik yang diselenggarakan oleh Prodi Kearsipan Sekolah Vokasi UGM bekerjasama dengan Vocational Development Center (VDC) Sekolah Vokasi UGM. Peserta diterima oleh Kepala Arsip UGM, Kepala Bidang Layanan Arsip UGM, serta arsiparis.

Dalam kunjungan tersebut, peserta yang berasal dari berbagai instansi pemerintah mendalami materi tentang mail handling/tata persuratan berbasis elektronik yang diterapkan di Arsip UGM. Peserta diajak untuk melihat langsung praktek pengurusan surat di central file Arsip UGM sekaligus cara pemberkasan dan penyimpanannya. Untuk memperoleh pengetahuan tentang manajemen arsip secara menyeluruh, peserta juga diberi kesempatan untuk melihat records center, depo arsip statis, ruang preservasi arsip, serta ruang baca arsip. lihat lanjut

Senin, 26 Januari 2015 Arsip UGM menerima studi banding Kepala UPT Kearsipan dan arsiparis Unsoed. Kepala UPT Kearsipan dan arsiparis Unsoed diterima langsung oleh Kepala, Kepala Bidang Database, dan arsiparis Arsip UGM di Ruang Sidang Arsip UGM. Studi banding dilakukan terkait dengan telah terbentuknya UPT Kearsipan Unsoed yang memerlukan gambaran dan referensi tentang lembaga kearsipan perguruan tinggi. Gambaran dan referansi tersebut akan digunakan sebagai bahan dalam menyusun rencana strategis/renstra untuk melandasi perencanaan operasional UPT Kearsipan Unsoed. lihat lanjut

Jum’at, 5 Desember 2014 Arsip UGM bekerjasama dengan Forum Kearsipan Universitas Gadjah Mada (FORSIPAGAMA) menyelenggarakan diskusikearsipan dengan tema “Pengembangan Kearsipan: Antara Peluang dan Tantangan”. Diskusi bertempat di Arsip UGM tersebut menghadirkan narasumber Drs. Machmoed Effendhie, M.Hum. mantan Kepala Arsip UGM sekaligus pendiri arsip UGM. Dalam diskusi yang dihadiri oleh anggota FORSIPAGAMA yang terdiri dari para arsiparis dan petugas kearsipan di lingkungan UGM, Drs. Machmoed Effendhie, M.Hum. membedah tentang peluang dan tantangan pengembangan kearspan dari sisi kelembagaan khususnya arsip perguruan tinggi. Disampaikan tentang konsep ideal lembaga kearsipan perguruan tinggi/ arsip universitas dengan merujuk pada undang-undang kearsipan yang berlaku dan arsip universitas di perguruan tinggi luar negeri. lihat lanjut

Jum’at, 28 November 2014 Tim dari ANRI mengunjungi Arsip UGM. Kunjungan Tim ANRI yang berjumlah lima orang ini dimaksudkan untuk mengetahui dan memantau perkembangan Arsip UGM. Arsip UGM merupakan lembaga kearsipan perguruan tinggi pertama di Indonesia yang dirintis oleh ANRI sebagai pilot project lembaga kearsipan perguruan tinggi Indonesia. Tim ANRI diterima langsung oleh Kepala Bidang Layanan dan Kepala Bidang Database Arsip UGM.

Dalam kunjungan tersebut, Tim ANRI selain berdiskusi dengan Pimpinan Arsip UGM membahas seputar kebijakan kearsipan di UGM juga mengunjungi central file, ruang layanan, ruang restorasi, ruang fumigasi, records center, depo arsip tekstual dan kartografi, dan depo arsip audio visual. Tim ANRI menyatakan bahwa Arsip UGM telah menjadi miniatur ANRI. Selain itu tim juga menyarankan supaya Arsip UGM memperkuat dan memperluas khazanah arsip khususnya dibidang akademik seperti tesis dan disertasi. Hal ini disampaikan karena konsep yang diharapkan oleh ANRI bahwa lembaga kearsipan perguruan tinggi harus memiliki karakter/ ciri khusus dengan lembaga kearsipan non perguruan tinggi yaitu khazanah yang menyangkut perkembangan ilmu pengetahuan. (Musliichah) lihat lanjut

Kamis, 27 November 2014 Kepala Arsip UGM Dra. Tristiana Chandra Dewi T.I., S.IP., M.Si., Kepala Bidang Layanan Arsip UGM Yukhron Fathoni, S.Sos. SH., dan dua arsiparis dari Bidang Database dan Bidang Layanan Arsip UGM melakukan kunjungan ke ANRI. Kunjungan dilakukan dalam rangka menindaklanjuti kerjasama UGM dan ANRI dalam bidang pengembangan kearsipan yang telah ditandatangani 2013 lalu. Kepala Arsip UGM beserta rombongan diterima Pimpinan ANRI diantaranya oleh Kepala ANRI Drs. Mustari Irawan, M.PA. dan Kepala Deputi Konservasi Arsip ANRI Drs. Imam Gunarto. lihat lanjut

Arsip UGM menyelenggarakan pameran kearsipan di Grha Sabha Pramana UGM selama 5 hari dari tanggal 17 – 21 November 2014 dengan tema “Gadjah Mada Fair: Sebuah Refleksi Kearifan Lokal” dalam rangka UGM Expo 2014. UGM Expo 2014 diikuti unit-unit kerja di lingkungan UGM serta beberapa mitra UGM, dibagi dalam beberapa kluster diantaranya kluster kearifan lokal. Arsip UGM memilih kelompok kearifan lokal karena Arsip UGM merupakan lembaga kearsipan UGM yang berfungsi mengelola arsip-arsip bernilai guna sejarah sebagai memori kolektif UGM yang dapat didayagunakan untuk memperkuat jati diri UGM serta sebagai sarana refleksi masa lalu serta sumber inspirasi. lihat lanjut

Staf Biro Umum Badang Pengawas Tenaga Nuklir (BAPETEN) melakukan kunjungan kerja ke Arsip UGM pada kamis, 13 November 2014. Delapan staf BAPETEN diterima langsung oleh Kepala Arsip UGM Dra. Rr. Tristiana Chandra Dewi, Kepala Bidang Layanan Yukhron Fathoni, SH. S.Sos., dan Kepala Bidang Database Dra. Eny Kusumindarti Wahyuningrum di Ruang Sidang Arsip UGM. Kunjungan kerja yang dipimpin oleh Kepala Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian BAPETEN tersebut dalam rangka menambah wawasan tentang pengelolaan arsip yang efektif dan efisien sesuai dengan kaidah dan perundang-undangan kearsipan. Setelah melakukan audiensi dengan Pimpinan Arsip UGM seputar manajemen lembaga kearsipan,  peserta kunjungan berkeliling melihat langsung ruang kerja, central file, ruang baca, ruang restorasi, records center, depo arsip tekstual dan kartografi, serta depo arsip audio visual . (Musliichah) lihat lanjut

Senin, 10 November 2014 Rektor UGM melalui Wakil Rektor Bidang Sumber Daya Manusia dan Aset Prof. Dr. Ir. Budi Santoso Wignyosukarto, Dip.HE melantik dua pejabat baru di lingkungan UGM. Kedua pejabat tersebut adalah Dra. Tristiana Chandra Dewi Trias Iriani, S.IP., M.Si menggantikan Drs. Machmoed Effendhie, M.Hum sebagai Kepala Arsip UGM dan Dr. Danang Sri Hadmoko, S.Si., M.Sc sebagai Sekretaris Direktorat Kemitraan, Alumni dan Urusan Internasional. Dra. Rr. Tristiana Chandra Dewi Trias Iriani, S.IP., M.Si secara resmi menjabat sebagai Kepala Arsip UGM berdasarkan SK Rektor UGM Nomor 764/P/SK/HT/2014 tanggal 28 Oktober 2014 tentang Pengangkatan Kepala Arsip UGM. lihat lanjut

Jum’at 17 Oktober 2014, 70 orang rombongan dari Fakultas Teknik UNDIP Semarang yang terdiri dari petugas kearsipan dan pustakawan melakukan studi banding ke Arsip UGM. Studi banding dilakukan dalam rangka peningkatan pengetahuan dan ketrampilan pegawai Fakultas Teknik UNDIP dalam pengelolaan arsip. Kegiatan dikemas dalam Pelatihan Manajemen Arsip Dinamis yang diselenggarakan selama 2 hari di Yogyakarta. Studi banding ke Arsip UGM mengawali rangkaian kegiatan pelatihan tersebut.

Rombongan diterima oleh Kepala Bidang Database untuk melakukan audiensi dan Tanya jawab. Selanjutnya rombongan dibagi dalam 3 kelompok dengan didampingi oleh para arsiparis mengunjungi ruang depo arsip statis, records center, dan ruang baca Arsip UGM. Pemateri dalam pelatihan tersebut berasal dari pimpinan dan arsiparis Arsip UGM. dalam pelatihan tersebut peserta dibekali materi tentang records management,  mail handling, pengelolaan arsip berbasis elektronik, dan pengelolaan arsip inaktif baik teratur maupun tidak teratur. (Musliichah) lihat lanjut

Sebanyak   100 peserta Workshop Implementasi Pembentukan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi Negeri dan Kopertis Regional II yang diselenggarakan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan RI melakukan kunjungan ke Arsip Universitas Gadjah Mada pada hari jumat, 3 Oktober 2014. Kunjungan dilakukan dalam rangkaian kegiatan workshop kearsipan yang diikuti oleh unsur pimpinan dan petugas kearsipan dari PTN dan Kopertis Regional II.

Workshop ini diselenggarakan untuk mendorong PTN di Indonesia untuk mendirikan lembaga kearsipan perguruan tinggi sesuai dengan amanat UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Rangkaian kegiatan workshop telah dimulai sejak tanggal 2 Oktober 2014 sampai dengan 4 Oktober 2014 di Sahid Rich Hotel Yogyakarta. Kunjungan ke Arsip UGM diharapkan dapat memberikan gambaran kepada peserta workshop tentang potret lembaga kearsipan perguruan tinggi sekaligus mengetahui seluk beluk perintisan, pendirian, dan pengembangan arsip perguruan tinggi. lihat lanjut