Arsip UGM sebagai lembaga pembina kearsipan di lingkungan UGM dengan salah satu tugasnya melakukan pembinaan SDM kearsipan, menyelenggarakan beanchmarking kearsipan ke PT. Kereta Api Indonesia (PT. KAI) dan Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) Jawa Barat. Kegiatan yang diselenggarakan pada tanggal 4 dan 5 Juni 2015 diikuti oleh 40 orang yang terdiri dari Pimpinan dan staf Arsip UGM, serta arsiparis dan pengelola arsip dari berbagai unit kerja di lingkungan UGM yang bergabung dalam Forum Kearsipan Universitas Gadjah Mada (Forsipagama).
Arsip:
Rilis
Arsip UGM pada hari Kamis, 21 Mei 2015 bertempat di Ruang Pertemuan Perpustakaan UGM Lt 5 menerima peserta outing class dari SMK Negeri I Surakarta. Outing Class diikuti oleh 92 siswa dan 10 orang guru pendamping diterima langsung oleh Kepala, Kepala Bidang Layanan, dan Kepala Bidang Database Arsip UGM. Dalam surat permohonannya, Kepala SMK Negeri I Surakarta menyampaikan bahwa kegiatan outing class ini dimaksudkan untuk meningkatkan pengetahuan dan pemahaman serta kemampuan siswa yang berkaitan dengan kompetensi keahlian administrasi perkantoran.
Arsip UGM pada hari Kamis, 30 April 2015, menerima beanchmarking kearsipan dari PT. Kereta Api Indonesia (PT. KAI). Peserta berjumlah 9 orang terdiri para pimpinan maupun staf bidang Document Management PT. KAI dari kantor pusat, daerah operasi/Daop 6 Yogyakarta, dan Balai Yasa Yogyakarta dipimpin langsung oleh Vice President Corporate Document Management PT. KAI. Peserta diterima oleh Kepala, Kepala Bidang Layanan, dan dua orang arsiparis Arsip UGM di Ruang Sidang Arsip UGM.
Dalam beanchmarking kearsipan tersebut, dilakukan audiensi dan diskusi seputar berbagai permasalahan pengelolaan arsip di PT. KAI. Setelah diskusi dan audiensi dilanjutkan dengan mengunjungi central file, ruang baca, ruang pengolah, records center, depo arsip statis, dan ruang preservasi arsip.Beanchmarking kearsipan ini diharapkan dapat menambah pengetahuan seputar tata kelola arsip baik dari aspek manajemen, SDM, maupun pengelolaan teknis arsipnya. (Musliichah)
Arsip UGM pada hari Selasa, 28 Arpil 2015 bertempat di Ruang Sidang Arsip UGM menyelenggarakan Workshop Draft Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan UGM dengan mengundang seluruh arsiparis dan pengelola arsip UGM yang tergabung dalam Forsipagama (Forum Kearsipan Universitas Gadjah Mada). Dalam workshop tersebut menghadirkan nara sumber Drs. Burhanudin DR. arsiparis senior dari Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi DIY.
Workshop dilakukan dengan pertimbangan, meskipun UGM telah memiliki pedoman terkait penyusutan arsip yaitu Peraturan Rektor UGM Nomor 408/P/SK/HT/2009 tentang Jadwal Retensi Arsip dan Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan UGM yang disahkan tanggal 26 Oktober 2009. Namun peraturan tersebut perlu dilakukan revisi terkait terbitnya berbagai peraturan perundang-undangan baru di bidang kearsipan. Peraturan tersebut diantaranya UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, PP No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dan Perka ANRI No. 25 Tahun 2012 tentang Pedoman Pemusnahan Arsip.
Pada hari Kamis 26 Februari 2015 Arsip UGM menerima kunjungan 10 orang peserta Pelatihan Manajemen Persuratan Secara Elektronik yang diselenggarakan oleh Prodi Kearsipan Sekolah Vokasi UGM bekerjasama dengan Vocational Development Center (VDC) Sekolah Vokasi UGM. Peserta diterima oleh Kepala Arsip UGM, Kepala Bidang Layanan Arsip UGM, serta arsiparis.
Dalam kunjungan tersebut, peserta yang berasal dari berbagai instansi pemerintah mendalami materi tentang mail handling/tata persuratan berbasis elektronik yang diterapkan di Arsip UGM. Peserta diajak untuk melihat langsung praktek pengurusan surat di central file Arsip UGM sekaligus cara pemberkasan dan penyimpanannya. Untuk memperoleh pengetahuan tentang manajemen arsip secara menyeluruh, peserta juga diberi kesempatan untuk melihat records center, depo arsip statis, ruang preservasi arsip, serta ruang baca arsip.
Senin, 26 Januari 2015 Arsip UGM menerima studi banding Kepala UPT Kearsipan dan arsiparis Unsoed. Kepala UPT Kearsipan dan arsiparis Unsoed diterima langsung oleh Kepala, Kepala Bidang Database, dan arsiparis Arsip UGM di Ruang Sidang Arsip UGM. Studi banding dilakukan terkait dengan telah terbentuknya UPT Kearsipan Unsoed yang memerlukan gambaran dan referensi tentang lembaga kearsipan perguruan tinggi. Gambaran dan referansi tersebut akan digunakan sebagai bahan dalam menyusun rencana strategis/renstra untuk melandasi perencanaan operasional UPT Kearsipan Unsoed.
Jum’at, 5 Desember 2014 Arsip UGM bekerjasama dengan Forum Kearsipan Universitas Gadjah Mada (FORSIPAGAMA) menyelenggarakan diskusikearsipan dengan tema “Pengembangan Kearsipan: Antara Peluang dan Tantangan”. Diskusi bertempat di Arsip UGM tersebut menghadirkan narasumber Drs. Machmoed Effendhie, M.Hum. mantan Kepala Arsip UGM sekaligus pendiri arsip UGM. Dalam diskusi yang dihadiri oleh anggota FORSIPAGAMA yang terdiri dari para arsiparis dan petugas kearsipan di lingkungan UGM, Drs. Machmoed Effendhie, M.Hum. membedah tentang peluang dan tantangan pengembangan kearspan dari sisi kelembagaan khususnya arsip perguruan tinggi. Disampaikan tentang konsep ideal lembaga kearsipan perguruan tinggi/ arsip universitas dengan merujuk pada undang-undang kearsipan yang berlaku dan arsip universitas di perguruan tinggi luar negeri.
Jum’at, 28 November 2014 Tim dari ANRI mengunjungi Arsip UGM. Kunjungan Tim ANRI yang berjumlah lima orang ini dimaksudkan untuk mengetahui dan memantau perkembangan Arsip UGM. Arsip UGM merupakan lembaga kearsipan perguruan tinggi pertama di Indonesia yang dirintis oleh ANRI sebagai pilot project lembaga kearsipan perguruan tinggi Indonesia. Tim ANRI diterima langsung oleh Kepala Bidang Layanan dan Kepala Bidang Database Arsip UGM.
Dalam kunjungan tersebut, Tim ANRI selain berdiskusi dengan Pimpinan Arsip UGM membahas seputar kebijakan kearsipan di UGM juga mengunjungi central file, ruang layanan, ruang restorasi, ruang fumigasi, records center, depo arsip tekstual dan kartografi, dan depo arsip audio visual. Tim ANRI menyatakan bahwa Arsip UGM telah menjadi miniatur ANRI. Selain itu tim juga menyarankan supaya Arsip UGM memperkuat dan memperluas khazanah arsip khususnya dibidang akademik seperti tesis dan disertasi. Hal ini disampaikan karena konsep yang diharapkan oleh ANRI bahwa lembaga kearsipan perguruan tinggi harus memiliki karakter/ ciri khusus dengan lembaga kearsipan non perguruan tinggi yaitu khazanah yang menyangkut perkembangan ilmu pengetahuan. (Musliichah)
Kamis, 27 November 2014 Kepala Arsip UGM Dra. Tristiana Chandra Dewi T.I., S.IP., M.Si., Kepala Bidang Layanan Arsip UGM Yukhron Fathoni, S.Sos. SH., dan dua arsiparis dari Bidang Database dan Bidang Layanan Arsip UGM melakukan kunjungan ke ANRI. Kunjungan dilakukan dalam rangka menindaklanjuti kerjasama UGM dan ANRI dalam bidang pengembangan kearsipan yang telah ditandatangani 2013 lalu. Kepala Arsip UGM beserta rombongan diterima Pimpinan ANRI diantaranya oleh Kepala ANRI Drs. Mustari Irawan, M.PA. dan Kepala Deputi Konservasi Arsip ANRI Drs. Imam Gunarto.
Arsip UGM menyelenggarakan pameran kearsipan di Grha Sabha Pramana UGM selama 5 hari dari tanggal 17 – 21 November 2014 dengan tema “Gadjah Mada Fair: Sebuah Refleksi Kearifan Lokal” dalam rangka UGM Expo 2014. UGM Expo 2014 diikuti unit-unit kerja di lingkungan UGM serta beberapa mitra UGM, dibagi dalam beberapa kluster diantaranya kluster kearifan lokal. Arsip UGM memilih kelompok kearifan lokal karena Arsip UGM merupakan lembaga kearsipan UGM yang berfungsi mengelola arsip-arsip bernilai guna sejarah sebagai memori kolektif UGM yang dapat didayagunakan untuk memperkuat jati diri UGM serta sebagai sarana refleksi masa lalu serta sumber inspirasi.