Yogyakarta, 3 September 2024, Setjen Komisi Nasional Hak Asasi Manusia (Komnas HAM) RI melakukan kunjungan benchmarking ke Bidang Arsip UGM, dengan fokus pada pengelolaan arsip bernilai sejarah yang dihasilkan dari berbagai kegiatan. Kunjungan ini menekankan pentingnya akses terhadap pendidikan dan perlunya kemitraan global dalam melestarikan dokumen sejarah yang memiliki nilai signifikan bagi bangsa.

Bertempat di Ruang Sidang Arsip, kegiatan kunjungan ini disambut oleh Arif Surachman, SIP., MBA., selaku Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM. Hadir pula sebagai narasumber, yaitu Erna Widayati dan Zuli Erma Santi. Melalui acara benchmarking dan diskusi ini, diharapkan dapat membantu Biro Dukungan Penegakan HAM dalam:

1. meningkatkan pemahaman terkait proses bisnis pengarsipan bernilai sejarah pada lembaga,
2. meningkatkan pemahaman terhadap potensi dan tantangan pengelolaan arsip bernilai sejarah pada lembaga,
3. mengoptimalkan dukungan pelayanan prima dalam pengelolaan dan pengolahan informasi arsip bernilai sejarah untuk publik.

Selama kunjungan, perwakilan dari Komnas HAM menekankan bahwa setiap organisasi atau instansi, termasuk mereka sendiri, harus turut memprioritaskan pengelolaan arsip. Hal ini sangat penting tidak hanya untuk efisiensi operasional, tetapi juga untuk memastikan bahwa arsip bernilai sejarah dilestarikan untuk generasi mendatang. Kendati demikian, pengelolaan arsip statis yang mengandung nilai sejarah masih menjadi tantangan bagi Komnas HAM, menyoroti perlunya strategi dan praktik yang lebih baik.

Biro Dukungan Penegakan HAM pada Komnas HAM RI menyatakan minat yang besar untuk melakukan kegiatan koordinasi dan benchmarking dengan Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM). Perpustakaan dan Arsip UGM dikenal memiliki khazanah arsip sejarah yang luas, sehingga Komnas

HAM bermaksud untuk belajar dari praktik yang telah dilakukannya . Kolaborasi ini sejalan dengan Sustainable Development Goals (SDGs), terutama dalam mempromosikan akses terhadap pendidikan dan mendorong kemitraan global.

Salah satu tujuan utama dari kunjungan ini adalah untuk memahami urutan yang benar dalam pengelolaan arsip statis. Perwakilan Komnas HAM mencari wawasan tentang praktik terbaik dalam pengarsipan, termasuk kategorisasi, pengelolaan, dan aksesibilitas. Dengan belajar dari pengalaman Bidang Arsip UGM, Komnas HAM berharap dapat meningkatkan proses pengelolaan terhadap koleksi arsip statis milik mereka sendiri.

Selain itu, Komnas HAM sedang dalam misi untuk mencari dan menggandakan arsip terkait salah satu tokoh penting dalam sejarah Komnas HAM. Upaya ini bertujuan guna melestarikan sejarah sekaligus memperkaya arsip yang selanjutnya dapat diakses oleh banyak pihak. Arsip ini berfungsi sebagai sumber pendidikan bagi generasi mendatang.

antangan yang dihadapi Komnas HAM dalam mengelola arsip bernilai sejarah tersebut menekankan perlunya pendekatan kolaboratif dalam pengelolaan arsip statis. Dengan berbagi pengetahuan dan sumber daya antarinstansi, Komnas HAM dapat menjalin kerja sama untuk mengatasi tantangan ini dan meningkatkan praktik pengarsipan mereka menjadi lebih baik.

Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada menerima kunjungan Peserta Pelatihan Teknis Dasar-Dasar Kearsipan Angkatan 21 dan 22 Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kemendikbudristek, Jumat , 23 Agustus 2024 secara daring melalui zoom meeting. Pelaksanaan kegiatan ini juga merupakan komitmen Bidang Arsip UGM dalam melaksanakan poin SDGs ke-4, Pendidikan Berkualitas.

Kepala Bidang Arsip, Erna Widayati, S.E., M.M., dalam sambutannya menekankan pentingnya peningkatan kompetensi dalam kearsipan untuk mendukung pengelolaan informasi yang efektif dan efisien di berbagai institusi. "Kearsipan bukan hanya tentang penyimpanan dokumen, tetapi juga tentang bagaimana kita mengelola informasi agar dapat diakses dan dimanfaatkan secara optimal di masa depan. Kami berharap kegiatan ini dapat memberikan kontribusi positif dalam pengembangan ilmu kearsipan untuk dapat diimplementasikan di masing-masing instansi," ujarnya.

Kegiatan ini bertujuan untuk memberikan pemahaman yang mendalam tentang praktik kearsipan yang baik, serta meningkatkan keterampilan dan pengetahuan peserta dalam pengelolaan arsip. Arsiparis UGM, Heri Santosa dan Anna Riasmiati, dengan pengalamannya di lapangan membagikan wawasan kepada peserta tentang pengelolaan arsip di UGM.

Kegiatan ini tidak hanya memberikan teori semata namun juga membuka sesi diskusi dan studi kasus yang memungkinkan peserta untuk menerapkan pengetahuan yang diperoleh di lapangan. Keberagaman latar belakang peserta dari berbagai universitas juga menambah dinamika diskusi dan memperkaya pengalaman belajar.

Kontributor: Anna Riasmiati

Editor: Nabiilah

Kamis, 22 Agustus 2024, kunjungan benchmarking dari Pusbindiklatren Bappenas terlaksana di Ruang Sidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Kunjungan ini disambut hangat oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP., MBA., yang menyapa para tamu dan memberikan gambaran singkat tentang Perpustakaan dan Arsip UGM.

Tujuan utama dari kunjungan Pusbindiklatren Bappenas ini adalah untuk melakukan benchmarking atau studi banding dengan institusi lain yang telah memiliki sistem kearsipan yang efektif. Inisiatif ini merupakan upaya untuk meningkatkan tata kelola kearsipan yang komprehensif dan sesuai dengan standar yang berlaku. Perwakilan dari Pusbindiklatren Bappenas menyatakan antusiasme mereka untuk belajar dari praktik nyata UGM dalam mengelola arsip, yang sangat penting untuk meningkatkan sistem pengarsipan mereka.

Maslakah Murni, perwakilan dari Pusbindiklatren Bappenas pada sesi kunjungan ini, menyoroti perlunya meningkatkan kesadaran di kalangan para pegawai mengenai pentingnya arsip. Beliau menekankan bahwa tidak cukup hanya membiarkan arsip yang ada, tanpa perhatian yang tepat. "Kita perlu membudayakan kesadaran tentang arsip di antara pegawai kita," ujarnya. Menekankan bahwa mengabaikan aspek ini dapat menyebabkan kehilangan informasi yang berharga.

Erna Widayati, salah satu narasumber, mengulangi sentimen tersebut dengan membahas pentingnya pengelolaan arsip yang baik. Beliau memperingatkan terhadap praktik umum yang hanya memasukkan arsip ke dalam karung dan membiarkannya tidak terurus. "Arsip harus disimpan dan dikelola dengan baik," tegasnya. Menekankan bahwa tanpa pengelolaan yang baik, integritas dan aksesibilitas arsip dapat terancam.

Ully Isnaeni, narasumber lain pada acara kunjungan tersebut, membahas tantangan dalam pencarian arsip. Beliau menunjukkan bahwa pencarian yang efektif tidak mungkin dilakukan tanpa adanya pemahaman dan ketersediaan arsip yang diperlukan. "Kita perlu melakukan inventarisasi dan penyusutan untuk mengidentifikasi arsip mana yang penting dan harus disimpan," jelasnya. Kedua proses tersebut sangat penting dilakukan untuk memastikan agar arsip terorganisasi dengan baik dan benar.

Diskusi selama kunjungan benchmarking ini menyoroti peran penting pendidikan dalam membangun budaya pengarsipan yang efektif. Dengan berbagi pengetahuan dan pengalaman, institusi dapat bekerja sama untuk meningkatkan praktik pengarsipan mereka. Sejalan dengan Sustainable Development Goals (SDGs) yang menekankan pendidikan berkualitas dan kemitraan global. Studi banding antara Pusbindiklatren Bappenas dengan Perpustakaan dan Arsip UGM menjadi model bagaimana institusi dapat saling belajar untuk mencapai tujuan bersama.

Para peserta pun terlibat dalam diskusi yang hidup, berbagi wawasan dan strategi untuk meningkatkan sistem pengarsipan mereka menjadi lebih baik. Pertukaran ide ini tidak hanya memperkaya pemahaman peserta, tetapi juga membangun rasa kebersamaan di antara institusi yang terlibat. Semangat kolaboratif ini sangat penting untuk membangun kerangka kerja pengarsipan yang kokoh.

Sebagai kesimpulan, kunjungan benchmarking pada 22 Agustus 2024, merupakan upaya yang bermanfaat yang menekankan pentingnya pendidikan dan kemitraan global dalam bidang pengarsipan. Dengan saling belajar dan menerapkan praktik terbaik, institusi dapat meningkatkan tata kelola dan pengelolaan arsip mereka, yang pada akhirnya turut berkontribusi pada tujuan pembangunan berkelanjutan yang lebih luas.

Kamis, 22 Agustus 2024, Perpustakaan dan Arsip UGM menerima kunjungan dari Universitas Nusa Cendana, dengan fokus pada topik penting mengenai tata persuratan dan kearsipan. Acara ini berlangsung di Ruang Rapat Gedung L6 lantai 2, Perpustakaan dan Arsip UGM.

Bapak Arif Surachman, SIP., M.B.A., selaku Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM memimpin sharing session pada kegiatan ini. Beliau membagikan pengalaman dan wawasan tentang tata persuratan dan praktik kearsipan kepada peserta. Acara ini bertujuan untuk mempromosikan akses yang setara terhadap pengetahuan dan sumber daya, sejalan dengan Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs) yang menekankan inklusivitas dan kesempatan yang sama bagi semua.

Selama sesi berlangsung, Ibu Farida, salah satu narasumber pada kegiatan tersebut, menjelaskan pentingnya tata persuratan yang efektif dalam organisasi. Ia menyoroti bagaimana dokumentasi dan kearsipan yang tepat dapat secara signifikan meningkatkan efisiensi operasional dan transparansi.

Ditambah Ibu Kurniatun, sebagai arsiparis mengungkapkan bahwa hal ini sangat relevan dalam konteks institusi pendidikan, di mana pemeliharaan arsip yang akurat sangat penting untuk akuntabilitas dan referensi sejarah. Peserta Universitas Nusa Cendana terlibat dalam diskusi yang hidup, berbagi pengalaman dan tantangan dalam mengelola persuratan dan arsip. Pertukaran ide ini menciptakan suasana kolaboratif, mendorong peserta untuk berpikir kritis tentang praktik mereka saat ini dan menjelajahi solusi inovatif. Salah satu poin penting yang diambil dari sesi ini adalah perlunya prosedur standar dalam tata persuratan.

Bapak Arif menekankan bahwa memiliki pedoman yang jelas dapat membantu institusi memperlancar proses mereka, sehingga memudahkan staf untuk mengakses dan mengelola dokumen.

Ini sejalan dengan tujuan SDG untuk memastikan pendidikan yang berkualitas, inklusif, dan merata, karena ini mempromosikan sistem informasi yang lebih terorganisir dan dapat diakses.

Pendekatan interaktif ini memungkinkan pemahaman yang lebih dalam tentang topik yang dibahas dan menyoroti pentingnya kolaborasi dalam mencapai tujuan bersama. Pertukaran pengetahuan dan pengalaman sangat penting dalam menciptakan jaringan profesional yang berkomitmen untuk meningkatkan praktik tata persuratan dan kearsipan.

Yogyakarta, 21 Agustus 2024 - Gadjah Mada Library and Archives Fair (GMLAF) kembali menghadirkan salah satu rangkaian acaranya, yaitu Bedah Buku “Waste to Energy: Teknologi Pengolahan Sampah menjadi Energi.” Acara ini berlangsung di Ruang Seminar Gedung L1 lantai 2, Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM), dan menarik perhatian para peserta yang hadir.

Bedah buku ini diawali dengan sambutan dari Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, S.IP., MBA. Dalam sambutannya, Arif Surachman menyampaikan pentingnya inovasi dalam pengelolaan sampah di era modern, khususnya melalui teknologi yang mampu mengubah sampah menjadi sumber energi terbarukan. Ia juga menekankan peran perpustakaan dan arsip sebagai pusat pengetahuan yang dapat mendukung pengembangan solusi berkelanjutan bagi masyarakat.

Buku yang menjadi fokus bedah ini, “Waste to Energy: Teknologi Pengolahan Sampah menjadi Energi” ditulis oleh Prof. Ir. Arief Budiman, MS., D.Eng., IPU. Buku ini membahas teknologi pengolahan sampah menjadi energi, topik yang sangat relevan di tengah kompleksitas masalah sampah saat ini. Sebelum sesi bedah buku dimulai, Prof. Arief Budiman memberikan pemaparan tentang berbagai teknologi yang dibahas dalam bukunya, seperti Landfill Gas (LFG), biogas, insinerasi, pirolisis, dan gasifikasi. Setiap teknologi ini memiliki keunggulan dan tantangan tersendiri dalam konteks pengolahan sampah menjadi energi.

Selanjutnya, Ir. Wiratni, S.T., M.T., Ph.D., IPM, selaku pembedah, memaparkan keunggulan buku ini. Ia menyebutkan bahwa buku ini sangat bermanfaat bagi pemangku kepentingan, terutama dalam memahami teknologi pengolahan sampah terkini. Salah satu poin penting yang diangkat adalah potensi pengolahan sampah organik, yang mencakup sekitar setengah dari total sampah di Indonesia, dengan teknologi seperti Landfill Gas dan biogas. Beliau juga menyinggung pengolahan sampah di Tempat Pengolahan Sampah Terpadu (TPST) Bantargebang sebagai contoh implementasi teknologi yang sukses.

Pembedah selanjutnya, Prof. Chandra Wahyu Purnomo, S.T., M.E., M.Eng., D.Eng, menambahkan dengan pemaparan mendalam tentang teknologi termal seperti insinerasi, pirolisis, dan gasifikasi. Menurutnya, teknologi termal ini unggul dalam mereduksi volume sampah hingga 90%, namun memerlukan pemilahan sampah di sumber untuk mengoptimalkan proses dan mengurangi biaya. Beliau juga menekankan bahwa metode termal sebaiknya menjadi opsi terakhir setelah penerapan prinsip 3R (Reduce, Reuse, Recycle) dalam pengelolaan sampah.

Acara ini tidak hanya membahas aspek teknis pengolahan sampah tetapi juga menyoroti pentingnya pendekatan sosio-ekonomi dan edukasi dalam menciptakan sistem pengelolaan sampah yang berkelanjutan. Bedah buku ini berkontribusi pada pencapaian Sustainable Development Goals (SDGs), khususnya SDG 4 tentang Pendidikan Berkualitas dan SDG 13 tentang Penanganan Perubahan Iklim, serta mendorong kolaborasi antar pihak sesuai dengan SDG 17 tentang Kemitraan untuk Mencapai Tujuan.

Melalui acara ini, pemahaman dan partisipasi masyarakat dalam pengelolaan sampah dapat ditingkatkan, sekaligus memberikan kontribusi nyata dalam upaya menangani perubahan iklim global.

Selasa, 20 Agustus 2024, bertempat di Ruang Sidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM menerima kunjungan dari dua instansi, yaitu Perpustakaan Proklamator Bung Karno Kota Blitar dan Poltekkes Kemenkes Medan dengan tujuan untuk meningkatkan akses pendidikan dan memperkuat kemitraan. Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP., MBA., dengan hangat menyambut para tamu kunjungan, menekankan pentingnya

kolaborasi antar perpustakaan untuk saling mendukung visi misi mereka.

Dalam sambutannya, Arif Surachman memberikan informasi sekilas tentang Perpustakaan dan Arsip UGM, menyoroti koleksi yang luas dan komitmennya untuk melestarikan pengetahuan. Beliau mencatat bahwa perpustakaan memainkan peran penting dalam mempromosikan pendidikan dan memastikan bahwa sumber daya dapat diakses oleh semua orang. Sejalan dengan Sustainable Development Goals (SDGs) terkait pendidikan. Hal tersebut tentunya perlu turut diimbangi dengan ketersediaan dana anggaran yang memadai.

Aji, staf UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno Kota Blitar, berbagi tujuan kunjungan mereka, yaitu untuk hunting koleksi publikasi terkait Bung Karno, presiden pertama Indonesia. Beliau menyatakan pentingnya membangun hubungan dan mendorong kolaborasi antar perpustakaan untuk meningkatkan koleksi dan layanan mereka.

Adriana, mewakili Poltekkes Kemenkes Medan, menjelaskan bahwa tujuan kunjungan mereka adalah untuk melakukan studi tiru sebagai persiapan Akreditasi pada tahun 2027. Beliau menekankan pentingnya belajar dari institusi yang sudah mapan seperti UGM untuk meningkatkan manajemen perpustakaan dan layanan mereka.

Diskusi selama kunjungan berfokus pada pengelolaan berbagai jenis koleksi yang dimiliki oleh Perpustakaan dan Arsip UGM. Perhatian khusus diberikan pada pengelolaan karya akhir mahasiswa dan koleksi langka, yang sangat penting untuk bidang penelitian akademis serta pelestarian sejarah bangsa. Hadir sebagai narasumber dalam diskusi kunjungan kali ini, yaitu Wahyu Supriyanto, S.E., M.Si., Safirotu Khoir, PhD dan Kurniatun.

Sesi tanya jawab yang hidup diadakan, di mana para tamu kunjungan terlibat dalam diskusi tentang pengelolaan dan praktik preservasi koleksi di lingkup Perpustakaan dan Arsip. Pertukaran ide ini sangat penting untuk mendorong kegiatan pelestarian koleksi dan inovasi dalam layanan perpustakaan.

Kunjungan ditutup dengan foto bersama, menangkap momen kolaborasi dan komitmen bersama untuk meningkatkan akses pendidikan. Selain itu, turut dilakukan tour ke sejumlah ruang pengelolaan koleksi arsip dan pustaka milik Perpustakaan dan Arsip UGM guna memberikan gambaran nyata seputar praktik pengelolaan koleksi. Kegiatan kunjungan kolaboratif ini sejalan dengan seruan global untuk kemitraan dalam pendidikan, seperti yang diuraikan dalam SDGs. Dengan berbagi pengetahuan dan sumber daya, perpustakaan dapat lebih baik melayani para pengunjung dan berkontribusi pada tujuan bersama untuk menyediakan pendidikan berkualitas bagi seluruh pihak.

Kontributor: Farah Zayyinah

Senin, 19 Agustus 2024, dari 09:00 hingga 12:00 WIB, Ruang Seminar lantai 2, Perpustakaan dan Arsip UGM menjadi pusat informasi pendidikan internasional melalui Study Abroad Mini Fair. Acara ini merupakan bagian dari Gadjah Mada Library and Archives Fair (GMLAF) dan diselenggarakan bekerja sama dengan IDP Yogyakarta yang merupakan konsultan studi luar negeri.

Acara ini memberikan kesempatan luar biasa untuk berinteraksi langsung dengan perwakilan dari universitas-universitas ternama dunia, seperti The University of Sydney, The University of Western Australia, University of Wollongong, dan University of Glasgow.

Selain itu, pengunjung juga dapat mengeksplorasi berbagai booth yang menarik, termasuk IELTS Preparation dan Scholarship Corner, yang menawarkan informasi dan sumber daya berharga bagi mahasiswa yang berencana melanjutkan studi ke luar negeri.

Dengan mendukung SDG 4 tentang Pendidikan Berkualitas, acara ini bertujuan untuk menyediakan informasi mendalam tentang jalur pendidikan global. Selain itu, sejalan dengan SDG 17 mengenai Kemitraan untuk Mencapai Tujuan, acara ini menegaskan komitmen terhadap kolaborasi dengan IDP Yogyakarta untuk mencapai tujuan pendidikan global yang lebih luas.

Kontributor: Wasilatul Baroroh

Gadjah Mada Library and Archives Fair (GMLAF) resmi dibuka pada hari Senin, 19 Agustus 2024 pukul 09.00 WIB, sebagai bagian dari rangkaian Dies Natalis Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) yang pertama. Acara ini berlangsung selama empat hari, dari tanggal 19 hingga 22 Agustus 2024, di Perpustakaan dan Arsip UGM. Dengan mengusung semangat mendukung tujuan pembangunan berkelanjutan (SDGs) ke-4 tentang pendidikan berkualitas dan SDGs ke-17 tentang kemitraan untuk mencapai tujuan, GMLAF hadir dengan beragam kegiatan menarik yang memadukan literasi, sejarah, dan kreativitas mahasiswa.

Pembukaan GMLAF dimulai dengan laporan dari Ketua Dies Natalis, Sarwono, SIP., MA, yang memaparkan berbagai kegiatan yang telah dilaksanakan sejak Maret 2024 sebagai bagian dari perayaan ulang tahun ini. Dalam laporannya, Sarwono menekankan pentingnya peran perpustakaan dan arsip dalam mendukung keberlanjutan pendidikan dan pelestarian pengetahuan.

Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP MBA, kemudian memberikan sambutan. Beliau menyoroti kontribusi perpustakaan dalam mendukung Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs) ke-17, yaitu Kemitraan untuk Mencapai Tujuan. “Kami mencoba untuk menampilkan satu rangkaian acara dengan topik tertentu yang menghadirkan unsur perpustakaan, arsip, dan museum.“ ujarnya.

Sebagai tanda resmi dibukanya acara, Arif Surachman, SIP., MBA bersama Kepala Museum UGM, Dr. Tjahjono Prasodjo, M.A., melakukan pemotongan pita secara simbolis. Acara pembukaan ini dihadiri oleh para penanggung jawab perpustakaan fakultas, kepala perpustakaan berbagai institusi di Yogyakarta, serta para peserta bazar.

Rangkaian kegiatan GMLAF ini mencakup bazar buku, kuliner, tanaman, dan kreativitas mahasiswa, serta pameran perpustakaan, arsip, dan museum. Pameran ini mengeksplorasi perjalanan sejarah dan transformasi pelaksanaan Kuliah Kerja Nyata (KKN)

Salah satu acara unggulan pada hari pembukaan adalah Study Abroad Mini Fair, yang berlangsung dari pukul 09:00 hingga 12:00 WIB, memberikan informasi kepada mahasiswa mengenai peluang studi di luar negeri. Pada hari Rabu, 21 Agustus 2024, akan diadakan juga Bedah Buku "Waste to Energy: Teknologi Pengolahan Sampah menjadi Energi" yang akan berlangsung dari pukul 09:00 hingga 12:00 WIB.

Kegiatan GMLAF menjadi momentum penting dalam memperkuat peran perpustakaan dan arsip sebagai pusat literasi, serta sebagai upaya untuk membangun kemitraan strategis yang mendukung pembangunan berkelanjutan. Melalui GMLAF, Perpustakaan dan Arsip UGM berkomitmen untuk mendukung SDGs ke-4 dengan menyediakan sumber informasi yang kredibel di bazar buku, serta SDGs ke-17 dengan memperkuat kemitraan strategis melalui berbagai kolaborasi yang dihadirkan dalam acara ini.

Kontributor: Wasilatul Baroroh

Rabu, 7 Agustus 2024, Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) telah melaksanakan uji publik mengenai Peraturan Rektor yang berkaitan dengan kearsipan. Acara ini berlangsung di Ruang Seminar Lantai 2 dari pukul 09.00 hingga 13.00 WIB. Inisiatif ini sejalan dengan Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs) Nomor 4 yaitu Pendidikan Berkualitas, khususnya dalam mempromosikan pendidikan berkualitas dan memastikan akses yang inklusif dan setara terhadap pendidikan.

Acara dimulai dengan sambutan dari Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, yang menekankan pentingnya praktik kearsipan yang baik dalam mendukung kegiatan akademik dan menjaga pengetahuan institusi. Kepala perpustakaan dan Arsip UGM menyoroti bahwa kearsipan yang efektif sangat penting untuk menjaga integritas sumber daya pendidikan dan memastikan bahwa generasi mendatang memiliki akses ke informasi yang vital. Setelah sambutan, Bapak Arif Surachman, SIP., M.B.A, mempresentasikan draf Peraturan Rektor. Presentasinya berfokus pada penyelenggaraan kearsipan di UGM, merinci sarana dan prasarana yang diperlukan untuk praktik kearsipan yang efektif. Ia menekankan pentingnya memiliki pendekatan terstruktur dalam mengelola arsip, yang sangat penting untuk efisiensi operasional universitas.

Bapak Surachman juga menjelaskan berbagai aspek dari regulasi tersebut, termasuk peran dan tanggung jawab Perpustakaan dan Arsip dalam memelihara dan mengelola catatan. Ia menjelaskan bagaimana regulasi ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas pendidikan dengan memastikan bahwa semua materi akademik diarsipkan secara sistematis dan mudah diakses oleh mahasiswa dan fakultas. Uji publik ini juga mencakup sesi tanya jawab interaktif, yang dimana anggota pimpinan unit kerja dan arsiparis/pengelola arsip unit kerja di lingkungan UGM didorong untuk menyampaikan pendapat dan mencari klarifikasi mengenai regulasi yang diusulkan. Keterlibatan ini sangat penting dalam membangun lingkungan kolaboratif, memungkinkan para pemangku kepentingan untuk berkontribusi dalam penyempurnaan regulasi. Peserta mengajukan beberapa pertanyaan penting tentang implementasi regulasi dan dampaknya terhadap kegiatan akademik sehari-hari mereka. Pertanyaan yang muncul akan dijawab oleh Ibu Erna Widayati, S.E., M.M selaku Kepala Bidang Arsip UGM. Banyak yang menyatakan dukungan mereka terhadap inisiatif ini, menyadari perlunya sistem kearsipan yang kuat yang sejalan dengan standar global dan praktik terbaik dalam pendidikan.

Acara ini ditutup dengan komitmen dari Perpustakaan dan Arsip untuk mempertimbangkan masukan yang diterima selama uji publik. Kepala Perpustakaan dan Arsip meyakinkan peserta bahwa masukan mereka akan sangat berperan dalam finalisasi regulasi, yang bertujuan untuk meningkatkan pengalaman pendidikan secara keseluruhan di UGM. Uji publik ini merupakan langkah signifikan menuju pencapaian SDGs, khususnya dalam memastikan pendidikan berkualitas dan mempromosikan peluang belajar seumur hidup. Dengan memprioritaskan praktik kearsipan yang efektif, UGM mengambil langkah proaktif untuk melindungi sumber daya akademiknya dan mendukung perjalanan pendidikan mahasiswanya. Sebagai kesimpulan, uji publik Peraturan Rektor tentang kearsipan di UGM menandai momen penting dalam komitmen universitas untuk meningkatkan kerangka pendidikan. Diharapkan masukan dan aspirasi yang bersifat konstruktif dari pemangku kepentingan dapat menyempurnakan rancangan Peraturan Rektor terkait Kearsipan.

Penyelenggaraan kearsipan menjadi salah satu bagian penting dalam tata kelola suatu institusi, termasuk di Pusbindiklatren Kementerian Perencanaan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Republik Indonesia. Kesadaran akan pentingnya arsip membawa Pusbindiklatren Bappenas untuk belajar mengenai kearsipan ke Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM.

Selasa, tanggal 6 Agustus 2024 sebanyak 5 orang staf Pusbindiklatren Bappenas melakukan benchmarking tentang praktik baik pengelolaan arsip terutama arsip dinamis, pemberkasan, sampai dengan penyusutan arsip yang telah dilakukan di Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Tim Pusbindiklatren Bappenas diterima Aris Surachman, Kepala Perpustakaan dan Arsip, Erna Widayati, Kepala Bidang Arsip Perpustakaan dan Arsip, dan Ully Isnaeni Effendi, Arsiparis Perpustakaan dan Arsip.

Dalam kegiatan benchmarking juga dibahas mengenai rencana kegiatan lain terkait peningkatan pengetahuan sumber daya manusia di bidang kearsipan bagi staf pengelola arsip di Pusbindiklatren Bappenas yang akan dilakukan pada akhir bulan Agustus 2024 yaitu benchmarking ke Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM.