Sumber Daya Manusia (SDM) Kearsipan di Direktorat Industri Semen, Keramik, dan Pengolahan Bahan Galian Nonlogam, Kementerian Perindustrian Republik Indonesia dan Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi (LL Dikti) Wilayah VI, Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi melakukan studi banding pada Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM.

Studi banding dilaksanakan pada Kamis, 15 Februari 2024, dan diterima langsung oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM didampingi Kepala Bidang Arsip dan arsiparis.

Gunarsih, selaku Kasubbag Tata Usaha Direktorat Industri Semen, Keramik, dan Pengolahan Bahan Galian Nonlogam menyampaikan tujuan studi banding yaitu ingin mengetahui lebih lanjut terkait dengan penataan arsip dinamis dan statis, serta penyusutan arsip yang telah dilakukan di Bidang Arsip.

Tidak jauh berbeda dengan hal tersebut, LL Dikti melakukan studi tiru adalah untuk mengetahui pelaksanaan pengelolaan arsip di Bidang Arsip sehingga dapat menjadi referensi untuk diimplementasikan di unit kerja di lingkungan LL Dikti Wilayah VI Semarang.

Setelah berdiskusi terkait pengelolaan arsip, para peserta studi banding dari kedua instansi tersebut diajak untuk berwisata arsip, berkeliling untuk melihat secara langsung pengelolaan arsip, alih media, preservasi, serta penataan dan penyimpanan arsip statis di depo arsip.

Biro Hukum dan Organisasi UGM (HUKOR UGM) kembali menyerahkan arsip statis kepada Perpustakaan dan Arsip UGM pada Jumat, 16 Februari 2024. Penyerahan kali ke-7 arsip statis dari HUKOR ke Perpustakaan dan Arsip UGM ini merupakan suatu bentuk komitmen dan konsistensi serta ketaatan unit kerja di lingkungan UGM pada kaidah kearsipan guna menjaga arsip statis di lingkungan UGM. Sebab, arsip merupakan memori perjalanan UGM yang perlu diserahkan pada otoritas yang diberi mandat untuk menyimpan arsip statis di lingkungan UGM.

Arsip yang diserahkan berjumlah 29 boks yang terdiri atas Keputusan MWA, Keputusan Senat Akademik, Keputusan Rektor, Peraturan MWA, Peraturan Rektor UGM, dan Keputusan Rektor. Selain arsip tekstual, HUKOR juga menyerahkan arsip berupa softfile arsip-arsip tersebut.

Forum Kearsipan Gadjah Mada (FORSIPAGAMA) telah menyelenggarakan diskusi kearsipan yang bertemakan "Tata Naskah Dinas dan Teknis Penulisan Surat. Kegiatan dilaksanakan di Ruang Sidang Besar, Fakultas Peternakan UGM. Peserta merupakan anggota FORSIPAGAMA di lingkungan Universitas Gadjah Mada.

Kegiatan tersebut dilaksanakan pada tanggal 31 Januari 2024. Acara diskusi dibuka oleh Kepala Bidang Arsip yang kemudian dilanjutkan laporan kegiatan oleh ketua FORSIPAGAMA. Tak lupa juga KKA Fakultas Peternakan sebagai fakultas dengan hasil pengawasan arsip terbaik, turut memberikan sambutan dalam kegiatan tersebut. Setelah diskusi selesai, peserta diajak berkeliling melihat records center Fakultas Peternakan.

Pada Kamis, 26 Januari 2024, sejumlah 100 siswa Program Keahlian Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran (OTKP) Kelas XI, SMK Negeri 1 Kedawung Kabupaten Cirebon didampingi guru melakukan kunjungan industri bidang kearsipan di Perpustakaan dan Arsip UGM. Kunjungan tersebut guna meningkatkan pengetahuan siswa SMK Negeri 1 Kedawung dalam kearsipan. Kunjungan industri tersebut diterima oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, S.IP., M.B.A., dan Kepala Bidang Arsip UGM, Dyana Rakhmasari Kusumaningsih, S.E., M.Ec.Dev.

Setelah sesi perkenalan dan pemaparan materi oleh Kepala Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM, siswa SMK Negeri 1 Kedawung mengunjungi depo, ruang pengolahan arsip, dan diorama arsip didampingi oleh beberapa arsiparis. Siswa dipersilakan bertanya terkait pengelolaan arsip untuk lebih memahami manajemen kearsipan pada dunia kerja.

Perpustakaan dan Arsip UGM telah menggelar pameran arsip dengan tema “Ragam Peristiwa Dies Natalis UGM” pada tanggal 8-30 Desember 2023 di Teras Arsip UGM Lantai 3. Pameran diselenggarakan dalam rangka menyambut Dies Natalis ke-74 Universitas Gadjah Mada.

Berbagai khazanah arsip Ragam Peristiwa Dies Natalis UGM yang dipamerkan antara lain laporan tahunan rektor, pidato ilmiah dies natalis, upacara dies natalis, kesenian dan olahraga, warisan budaya dan bakti sosial, dan berbagai artikel dies natalis.

Pameran ini telah dikunjungi oleh Prof. Dr. dr. Sutaryo, Sp.AK, salah satu tokoh besar UGM. Selain berkunjung, beliau juga menyampaikan beberapa insight baru terkait dengan sejarah UGM dan peran penting arsip di dalamnya.

Sekretaris Universitas, Dr. Andi Sandi Antonius Tabusassa Tonralipu, S.H., LL.M., selaku Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Utama UGM, juga berkesempatan berkunjung ke pameran dalam rangkaian acara Visitasi Monitoring dan Evaluasi Keterbukaan Informasi Publik. Komisioner Komisi Informasi Pusat RI, Syawaludin, M.H., juga merasa terkesan dengan adanya pameran dan diorama arsip. Beliau menyampaikan bahwa beliau merasa dibawa ke tahun 1949 dan rasanya luar biasa.

Pameran ini merupakan momentum nostalgia bagi sivitas akademika UGM tentang ragam peristiwa dies natalis dari tahun ke tahun.

“Luar biasa, rasanya senang sekali bisa melihat bagaimana UGM dari tahun ke tahun merayakan dies natalis dan kegiatan lainnya”, tulis Dinda di buku tamu.

Bidang Arsip UGM menyelenggarakan Pembinaan Kearsipan Internal pada tanggal 13-14 Desember 2023. Tema pembinaan yang diangkat yaitu Strategi Penerapan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dalam Penyusutan Arsip di Lingkungan UGM.

Pada hari pertama, kegiatan dihadiri oleh Kepala Kantor Administrasi (KKA) dan pengelola arsip di Lingkungan UGM. Sedangkan pada hari kedua, dihadiri oleh arsiparis/pengelola arsip di seluruh unit/fakultas di UGM.

Kegiatan dibuka langsung oleh Kepala Bidang Arsip, Dyana Rakhmasari Kusumaningsih, S.E., M.Ec.Dev. dan dilanjutkan pemaparan materi Pengenalan Kearsipan. Kemudian materi selanjutnya tentang Jadwal Retensi Arsip yang disampaikan oleh Heri Santosa, S.ST.Ars. dan pada hari kedua oleh Anna Riasmiati, S.E.

Para peserta juga diajak berwisata arsip di Depo Arsip, Records Center, Ruang Pengolahan Arsip, dan Ruang Alih Media. Peserta diajak berkeliling melihat bagaimana pengelolaan dan penyimpanan arsip. Diharapkan dengan melihat pengelolaan arsip secara langsung, kesadaran para arsiparis/pengelola arsip di Lingkungan UGM semakin baik dan meningkat. Sehingga dapat menciptakan sinergi positif dalam bidang kearsipan.

Sejumlah 72 siswa kelas XII dan 5 orang guru pendamping dari SMK Negeri 1 Cilacap melaksanakan Praktik Kunjungan Edukasi berbasis Project Base Learning di Arsip UGM. Kunjungan dilaksanakan dalam rangka pencapaian target kurikulum SMK dan kerja kompetensi keahlian Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran (OTKP) Tahun Pelajaran 2023/2024. Kunjungan dilaksanakan pada Selasa, 12 Desember 2023.

“Saya di Arsip UGM dibawa dari tahun 1949 dan luar biasa”. Demikian yang disampaikan oleh Syawaludin, M.H. selaku Komisioner Komisi Informasi Pusat RI saat mengunjungi Arsip UGM pada 12 Desember 2023. Arsip UGM menjadi salah satu unit yang dikunjungi Tim Visitasi Monitoring dan Evaluasi Keterbukaan Informasi Publik, Komisi Informasi Pusat RI. Tim dipimpin oleh Syawaludin, M.H. didampingi oleh Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Utama UGM, Dr. Andi Sandi Antonius Tabusassa Tonralipu, S.H., LL.M.

Dyana Rakhmasari Kusumaningsih, S.E. M.Ec.Dev., sekalu Kepala Bidang Arsip menjelaskan proses layanan arsip di ruang baca selanjutnya Tim Visitasi mengunjungi depo arsip statis, dan pameran arsip.

Pada hari Kamis, 30 November 2023 Perpustakaan dan Arsip UGM mengadakan kegiatan pelepasan purna tugas Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Ibu Dra. Nawang Purwanti, M.Lib. yang memasuki purna tugas mulai 1 Desember 2023. Pelepasan dilaksanakan di Ruang Seminar Lantai 2 dengan dihadiri oleh seluruh staf Perpustakaan dan Arsip UGM dan pustakawan di lingkungan UGM. Pada acara tersebut Ibu Dra. Nawang Purwanti, M.Lib. memberikan sambutan sekaligus berpamitan karena telah memasuki purna tugas.

Kepala Bidang Arsip Universitas Gadjah Mada telah mengikuti Diklat Teknis Penyelenggaraan Kearsipan bagi Pimpinan Lembaga Kearsipan Daerah dan Perguruan Tinggi Negeri Angkatan III pada tanggal 21-23 November 2023 di Hotel Ibis Styles Bogor Raya. Kegiatan ini diselenggarakan oleh Pusat Pendidikan dan Pelatihan Karsipan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), dan dihadiri oleh 57 Pimpinan lembaga kearsipan Provinsi, Daerah, dan Perguruan Tinggi Negeri. Tujuan diklat teknis ini yaitu meningkatkan pengetahuan, keahlian, keterampilan, sikap, dan semangat pengabdian untuk melaksanakan tugas jabatan di bidang kearsipan, menciptakan sumber daya manusia kearsipan yang memenuhi persyaratan kompetensi di bidang kearsipan; dan menciptakan kesamaan visi dan dinamika pola pikir dalam melaksanakan tugas kearsipan.

Kegiatan pada hari pertama, diawali dengan sambutan yang disampaikan oleh Deputi Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan Dr. Andi Kasman, S.E., M.M. dilanjutkan dengan materi Penyusunan Kebijakan, Strategi dan Program Kearsipan disampaikan oleh DR. Rd. Siliwanti, MPIA. (Direktur Pendanaan Multiratelal Bappenas),

Peran Pimpinan dalam Memperkuat Eksistensi Kearsipan dalam Pemerintah oleh DR. Muhammad Taufik D.EA. (Deputi Bidang Kebijakan Pengembangan Kompetensi ASN LAN), dilanjutkan materi Kebijakan Kearsipan Nasional oleh Dra. Desi Pratiwi, MM. (Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan ANRI) dan materi terakhir adalah Arsip, Memori Kolektif Bangsa, Wawasan Kebangsaan oleh Dr. Muklis Pane.

Materi hari kedua, Penilaian Evaluasi dan Monitoring Kinerja Kearsipan oleh Zita Asih Suprastiwi, SH, M.H. (Kepala Pusat Akreditasi ANRI), dilanjutkan Penguatan Kapasistas Organisasi Kearsipan disampaikan Dra. Desi Pratiwi, MM., dilanjutkan materi Pengembangan Kompetensi SDM Kearsipan oleh Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan, Widarno, S.H., M. H. Terakhir disampaikan Best Practice: Penyelamatan Arsip Kepemilikan Aset dari Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Musi Benyuasin.

Hari ketiga, peserta diklat melakukan kunjungan lapangan ke Pusat Studi Arsip Statis Kepresidenan yang berada di Jl. Gajah Mada No.111, RW.1, Krukut, Kec. Taman Sari, Kota Jakarta Barat.

Pusat Studi Arsip Presiden Pertama RI Ir. Sukarno terdiri dari 4 hall. Tiap hall menampilkan pameran tetap arsip Sukarno sebagai Bapak Bangsa Indonesia, yaitu:

• Hall 1 Aku Indonesia (kisah Sukarno dari lahir hingga berpulang)
• Hall 2 Jalan Politik (perjuangan dan dedikasi politik)
• Hall 3 Patron Budaya (estetika dan peradaban)
• Hall 4 Kesejahteraan dan Kerakyatan (ekonomi dan kemandirian).