Yogyakarta, 12 September 2024 – Perpustakaan dan Arsip UGM dan 6 (enam) pusat studi di UGM menyelenggarakan kegiatan koordinasi terkait penataan arsip. Kegiatan tersebut berlangsung di Ruang Sidang Arsip UGM dan bertujuan untuk mempersiapkan proses pindahan arsip ke sekretariat bersama yang akan dibentuk di Gedung PAU UGM.

Kegiatan ini dihadiri oleh perwakilan dari enam pusat studi yang terlibat, yaitu Pusat Studi Kebudayaan, Pusat Studi Keamanan dan Perdamaian, Pusat Studi Pariwisata, Pusat Studi Perdagangan, Pusat Studi Wanita, dan Pusat Studi Ekonomi Kerakyatan. Koordinasi ini merupakan upaya penyeragaman proses bisnis terkait konsep dan penataan arsip di UGM.

Dalam sambutannya, Kepala Subdirektorat Program Penelitian, Ririn Tri Nurhayati, S.I.P., M.Si., Ph.D. menekankan tujuan dilaksanakannya penataan arsip serentak dan menyeluruh. “Dikarenakan akan ada penggabungan urusan administratif menjadi sekretariat bersama kami memerlukan dukungan dan pemahaman dari arsiparis tentang proses yang harus kami laksanakan supaya sesuai dengan prosedur.”ujarnya. “Dengan adanya sekretariat bersama, kami ingin memastikan bahwa semua arsip dari pusat studi dapat dikelola dengan lebih baik, memudahkan akses, dan mendukung penelitian serta kolaborasi di UGM," tambahnya.

Selama koordinasi, perwakilan dari masing-masing pusat studi menyampaikan kondisi arsip mereka serta kendala yang dihadapi terkait kurangnya pemahaman mengenai arsip serta keterbatasan sumber daya yang tersedia.

Sebagai hasil dari kegiatan koordinasi ini, disepakati beberapa langkah diantaranya perlu dilakukannya survei awal terkait kondisi arsip di masing-masing pusat studi sebelum menentukan kebutuhan alat dan bahan. Arsiparis UGM, Ully Isnaeni Effendi, M.Sc. juga menekankan perlunya kerja sama dari pusat studi. “Selain memerlukan beberapa perlengkapan untuk penataan arsip, kami juga mengharapkan komitmen baik itu dari pimpinan terkait kebijakan dan staf terkait teknis pelaksanaan.”ucapnya.

Diharapkan bahwa seluruh proses pemindahan arsip akan selesai tepat waktu, dan sekretariat bersama di PAU dapat segera beroperasi. Dengan penataan arsip yang dilaksanakan, UGM berkomitmen untuk terus mendukung upaya riset serta pengembangan yang lebih efektif.

Yogyakarta, 11 September 2024 – Universitas Gadjah Mada (UGM) menyelenggarakan kegiatan sosialisasi peraturan rektor dan penghargaan pengelolaan arsip terbaik yang berlangsung pada tanggal 11 September 2024 di Ruang Seminar Perpustakaan dan Arsip. Kegiatan ini juga bertepatan dengan perayaan HUT Forum Kearsipan Gadjah Mada (FORSIPAGAMA) yang ke-11.

Acara dihadiri oleh Sekretaris Universitas UGM, Dr. Andi Sandi Antonius Tabusassa Tonralipu, S.H., LL.M., dan Wakil Rektor Bidang Pendidikan dan Pengajaran, Prof. Dr. Wening Udasmoro, SS, M.Hum., DEA. Kegiatan dimulai dengan sambutan hangat dan pemotongan tumpeng sebagai wujud rasa syukur telah adanya Forum Kearsipan Gadjah Mada hingga usianya yang ke-11. Pemotongan tumpeng ini menjadi momentum awal yang menandai pentingnya acara tersebut dalam rangka meningkatkan kesadaran dan pemahaman mengenai pengelolaan arsip di lingkungan universitas.

Dalam sambutannya, beliau menyampaikan bahwa ini merupakan wujud syukur atas pencapaian yang diperoleh oleh Perpustakaan dan Arsip khususnya akreditasi Bidang Arsip UGM yang memperoleh kualifikasi AA. “Terima kasih atas kerja kerasnya, keep the good work” ujarnya.

Sebagai tindak lanjut kegiatan akreditasi kearsipan tentang pengawasan dan penyusunan peraturan kearsipan, Kepala Perpustakaan dan Arsip, Arif Surachman, SIP., M.B.A. menyampaikan laporannya terkait dengan proses panjang akreditasi dan pengawasan, serta Kepala Bidang Arsip UGM, Erna Widayati, S.E., M.M. mengingatkan kembali mengenai peraturan rektor yang berkaitan kearsipan sebagai acuan dalam kegiatan kearsipan di unit kerja masing masing.

Pencapaian ini tidak menyurutkan semangat untuk terus berinovasi bagi Perpustakaan dan Arsip, khususnya Bidang Arsip UGM. Terlebih dalam hal pengembangan sistem kearsipan yang sedang dalam proses pengembangan. “Harapannya, sistem yang sedang kami rancang untuk kembangkan dapat memfasilitasi alur penyusutan yang terintegrasi dalam satu sistem” ucapnya. Arif menekankan bahwa cita-cita tersebut tidak akan tercapai apabila tidak ada kolaborasi di antara fakultas/sekolah/unit kerja dengan Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM.

Selain itu, sosialisasi ini bertujuan untuk memastikan bahwa seluruh sivitas akademika UGM memahami dan mematuhi regulasi yang berlaku, guna mendukung administrasi dan manajemen arsip yang lebih efisien serta meningkatkan kesadaran akan pentingnya kegiatan pengelolaan arsip melalui pengawasan internal kearsipan.

Acara kemudian dilanjutkan dengan laporan pengawasan internal kearsipan yang disampaikan oleh Arsiparis UGM, Fitria Agustina, M.Sc. Laporan ini memberikan gambaran tentang perkembangan dan tantangan dalam pengelolaan arsip di masing-masing fakultas dan sekolah di UGM serta upaya-upaya perbaikan yang harus dilakukan.

Puncak acara adalah pemberian penghargaan kepada fakultas dengan nilai pengawasan internal kearsipan terbaik. Penghargaan ini diberikan sebagai bentuk apresiasi atas dedikasi dan komitmen fakultas dalam menjaga kualitas dan integritas sistem pengelolaan arsip mereka. Penghargaan diberikan langsung oleh Wakil Rektor Bidang Pendidikan dan Pengajaran, Prof. Wening Udasmoro, M.Hum., DEA.

Prof. Wening menyampaikan harapannya dengan adanya penghargaan ini dapat terus meningkatkan kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip, “kita sudah memiliki teknologi dan pengetahuan tentang arsip, maka harus kita manfaatkan”, ucapnya. Namun tidak hanya semata-mata untuk administratif saja, tapi harus terus dilestarikan. “Semoga pengelolaan arsip akan menjadi tradisi, bukan hanya sebagai tuntutan pekerjaan” tambahnya.

Daftar Fakultas yang menerima penghargaan sebagai berikut

Kategori Unit Pengolah Kearsipan

1. Bagian Tata Usaha Fakultas Farmasi memperoleh hasil BB “Sangat Baik” dengan nilai 77,47 yang diterima oleh Wakil Dekan Bidang Keuangan, Aset, dan Sumber Daya Manusia diwakili oleh Kepala Kantor Administrasi Fakultas Farmasi
2. Bidang Tata Usaha FKKMK memperoleh hasil BB “Sangat Baik” dengan nilai 74,33 yang diterima oleh Wakil Dekan Bidang Keuangan, Aset, dan Sumber Daya Manusia FKKMK
3. Bidang Administrasi Keuangan dan Umum Fakultas Geografi memperoleh hasil BB “Sangat Baik” dengan nilai 74,27 yang diterima oleh Wakil Dekan Bidang Keuangan, Aset, dan Sumber Daya Manusia Fakultas Geografi

Kategori Unit Kearsipan

1. Unit Kearsipan Fakultas Peternakanmemperoleh hasil BB “Sangat Baik” dengan nilai 76,53 yang diterima oleh Wakil Dekan Bidang Keuangan, Aset, dan Sumber Daya Manusia Fakultas Peternakan

Upaya sadar arsip di UGM tidak hanya tentang komitmen institusi terhadap pendidikan tetapi juga menyoroti peran penting kearsipan dalam mencapai pembangunan berkelanjutan. Saat UGM terus memimpin dalam inisiatif pendidikan, fokus pada praktik kearsipan yang efektif pasti akan berkontribusi pada masyarakat yang lebih terinformasi dan terdidik.

Pada Jumat, 6 September 2024, Direktorat Hukum, Ketatalaksanaan, dan Reformasi Birokrasi Universitas Negeri Surabaya melakukan kunjungan kerja dan benchmarking ke Universitas Gadjah Mada tentang hukum instansi, reformasi birokrasi dan ketatalaksanaan yang meliputi urusan tata usaha, kearsipan dan keprotokolan.

Kunjungan dipimpin oleh Direktur Hukum, Ketatalaksanaan, dan RB Universitas Negeri Surabaya, Dr. Sulaksono, S.H., M.H., dan diterima di Ruang Multimedia II oleh Kepala Biro Hukum dan Organisasi UGM, Kepala Bidang Arsip, dan para Koordinator Bidang terkait. Melalui benchmarking dan diskusi terkait kearsipan di antaranya membahas tentang cara yang dilakukan dalam pembinaan kearsipan dan pelaksanaan penyerahan arsip statis di lingkungan UGM.

Jumat, 6 September 2024, Peneliti dari Fakultas Ushuluddin dan Adab UIN Sultan Maulana Hasanuddin Banten yang diwakili oleh Dosen Lektor Ilmu Perpustakaan pada Program Studi S1 Ilmu Perpustakaan dan Informasi Islam, Verry Mardiyanto, MA., melakukan penelitian dan pengumpulan data dengan judul ”Mekanisme Preservasi Arsip sebagai Teknik Pelestarian Dokumen di Universitas”. Proses wawancara didampingi oleh pranata kearsipan, Zuli Erma Santi, A.Md.

Universitas Gadjah Mada (UGM) dan Perkumpulan Arsip Perguruan Tinggi (PAPTI) dengan bangga mengumumkan Call for Paper untuk ICoASHE 2024 (International Conference on Archives, Social Science, Humanities, and Education). Konferensi ini akan diselenggarakan pada tanggal 28-29 Oktober 2024 di kampus UGM, Yogyakarta. Acara ini bertujuan untuk menjadi platform utama bagi akademisi, peneliti, dan praktisi untuk berbagi wawasan terbaru dan temuan penelitian dalam bidang arsip, ilmu sosial, humaniora, dan pendidikan.

ICoASHE 2024 akan mengusung tema “Sustainable Archiving, Education, and Cultural Preservation on Global Approach”, dengan fokus pada subtema

1. Embracing the Digital Transformation: Innovations and Challenges in Archiving, Education, and Cultural Preservation
2. Integrating Sustainable Practices in Archiva Systems: Lesson From Best Practices
3. Cultural Heritage Preservation in the Digital Age: Global Case and Comparative Studies
4. The Role of Artificial Intelligence in Archiving, Education, and Cultural Heritage Documentation

Kami mengundang kontribusi dari para akademisi, peneliti, praktisi, dan mahasiswa untuk berpartisipasi dalam ICoASHE 2024.

Ketentuan terkait dengan format, pengiriman abstrak, dan pengumpulan paper dapat diakses melalui tautan ugm.id/ICoASHE2024. Naskah yang dikirimkan akan direview oleh reviewer yang terdiri dari akademisi dan praktisi di bidang kearsipan.

ICoASHE 2024 yang diselenggarakan oleh Universitas Gadjah Mada dan PAPTI, merupakan sebuah komitmen untuk memajukan ilmu pengetahuan dan penelitian dalam bidang arsip, ilmu sosial, humaniora, dan pendidikan. Konferensi ini bertujuan untuk mendorong kolaborasi antara berbagai disiplin ilmu dan memperluas cakrawala penelitian di tingkat internasional.

Narahubung:

+62 8180 4126 473 (Ully)

+62 8311 2662 225 (Roroh)

Universitas Gadjah Mada (UGM) and The Association of University Archives (PAPTI) are proud to announce the Call for Papers for ICoASHE 2024 (International Conference on Archives, Social Science, Humanities, and Education). This conference will be held on October 28-29, 2024, at the UGM campus in Yogyakarta. The event aims to be the primary platform for academics, researchers, and practitioners to share the latest insights and research findings in the fields of archives, social sciences, humanities, and education.

ICoASHE 2024 will feature the theme “Sustainable Archiving, Education, and Cultural Preservation on a Global Approach” with a focus on the following subthemes:i>

1. Embracing the Digital Transformation: Innovations and Challenges in Archiving, Education, and Cultural Preservation
2. Integrating Sustainable Practices in Archiva Systems: Lesson From Best Practices
3. Cultural Heritage Preservation in the Digital Age: Global Case and Comparative Studies
4. The Role of Artificial Intelligence in Archiving, Education, and Cultural Heritage Documentation

We invite contributions from academics, researchers, practitioners, and students to participate in ICoASHE 2024.

Details regarding the format, abstract submission, and paper collection can be accessed through the link ugm.id/ICoASHE2024. Submitted manuscripts will be reviewed by a panel of reviewers comprising academics and practitioners in the field of archival science.

ICoASHE 2024, organized by Universitas Gadjah Mada and PAPTI, represents a commitment to advancing knowledge and research in the fields of archives, social sciences, humanities, and education. This conference aims to foster collaboration across various disciplines and broaden the scope of research at an international level.

Contact Person:

+62 8180 4126 473 (Ully)

+62 8311 2662 225 (Roroh)

Yogyakarta, 3 September 2024 – Politeknik Pariwisata Makassar (Poltekpar Makassar) melakukan benchmarking ke Universitas Gadjah Mada (UGM) Yogyakarta. Kunjungan ini bertujuan untuk memperdalam pemahaman dalam mengaplikasian sistem persuratan dan kearsipan pada bidang Kepegawaian dan Tata Usaha, Politeknik Pariwisata Makassar.

Kunjungan ini dihadiri oleh tiga staf Politeknik Pariwisata Makassar, termasuk Analis SDM Aparatur, Arsiparis, dan Pengelola Kepegawaian.

Mereka disambut oleh tim dari UGM dari Bidang Tata Usaha dan Rumah Tangga, Farida Yuliani, dan dari Bidang Arsip UGM Isti Maryatun. Arsiparis UGM. Selama kunjungan, peserta diajak untuk melihat langsung berbagai praktik dan sistem yang diterapkan di UGM terkait persuratan dan kearsipan. UGM, yang telah menerapkan sistem administrasi dan kearsipan, memperlihatkan berbagai aspek penting, mulai dari manajemen dokumen, sistem penyimpanan, hingga proses digitisasi arsip.

Staf Poltekpar Makassar, Afriani Sunasti, menyatakan bahwa kunjungan ini merupakan langkah strategis untuk meningkatkan kualitas manajemen persuratan dan kearsipan di institusi mereka. “Kami sangat menghargai kesempatan ini untuk belajar dari UGM. Pengetahuan dan pengalaman yang kami dapatkan di sini akan sangat bermanfaat dalam mengembangkan sistem yang lebih baik di Poltekpar Makassar.”

Kunjungan ini diharapkan dapat memperkuat hubungan baik antara Poltekpar Makassar dan UGM, serta membuka peluang untuk berbagai inisiatif bersama di masa depan. Dengan pengalaman dan pengetahuan baru yang diperoleh, Poltekpar Makassar berkomitmen untuk meningkatkan sistem persuratan dan kearsipan mereka demi mendukung efisiensi dan transparansi administrasi.

Yogyakarta, 3 September 2024, Setjen Komisi Nasional Hak Asasi Manusia (Komnas HAM) RI melakukan kunjungan benchmarking ke Bidang Arsip UGM, dengan fokus pada pengelolaan arsip bernilai sejarah yang dihasilkan dari berbagai kegiatan. Kunjungan ini menekankan pentingnya akses terhadap pendidikan dan perlunya kemitraan global dalam melestarikan dokumen sejarah yang memiliki nilai signifikan bagi bangsa.

Bertempat di Ruang Sidang Arsip, kegiatan kunjungan ini disambut oleh Arif Surachman, SIP., MBA., selaku Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM. Hadir pula sebagai narasumber, yaitu Erna Widayati dan Zuli Erma Santi. Melalui acara benchmarking dan diskusi ini, diharapkan dapat membantu Biro Dukungan Penegakan HAM dalam:

1. meningkatkan pemahaman terkait proses bisnis pengarsipan bernilai sejarah pada lembaga,
2. meningkatkan pemahaman terhadap potensi dan tantangan pengelolaan arsip bernilai sejarah pada lembaga,
3. mengoptimalkan dukungan pelayanan prima dalam pengelolaan dan pengolahan informasi arsip bernilai sejarah untuk publik.

Selama kunjungan, perwakilan dari Komnas HAM menekankan bahwa setiap organisasi atau instansi, termasuk mereka sendiri, harus turut memprioritaskan pengelolaan arsip. Hal ini sangat penting tidak hanya untuk efisiensi operasional, tetapi juga untuk memastikan bahwa arsip bernilai sejarah dilestarikan untuk generasi mendatang. Kendati demikian, pengelolaan arsip statis yang mengandung nilai sejarah masih menjadi tantangan bagi Komnas HAM, menyoroti perlunya strategi dan praktik yang lebih baik.

Biro Dukungan Penegakan HAM pada Komnas HAM RI menyatakan minat yang besar untuk melakukan kegiatan koordinasi dan benchmarking dengan Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM). Perpustakaan dan Arsip UGM dikenal memiliki khazanah arsip sejarah yang luas, sehingga Komnas

HAM bermaksud untuk belajar dari praktik yang telah dilakukannya . Kolaborasi ini sejalan dengan Sustainable Development Goals (SDGs), terutama dalam mempromosikan akses terhadap pendidikan dan mendorong kemitraan global.

Salah satu tujuan utama dari kunjungan ini adalah untuk memahami urutan yang benar dalam pengelolaan arsip statis. Perwakilan Komnas HAM mencari wawasan tentang praktik terbaik dalam pengarsipan, termasuk kategorisasi, pengelolaan, dan aksesibilitas. Dengan belajar dari pengalaman Bidang Arsip UGM, Komnas HAM berharap dapat meningkatkan proses pengelolaan terhadap koleksi arsip statis milik mereka sendiri.

Selain itu, Komnas HAM sedang dalam misi untuk mencari dan menggandakan arsip terkait salah satu tokoh penting dalam sejarah Komnas HAM. Upaya ini bertujuan guna melestarikan sejarah sekaligus memperkaya arsip yang selanjutnya dapat diakses oleh banyak pihak. Arsip ini berfungsi sebagai sumber pendidikan bagi generasi mendatang.

antangan yang dihadapi Komnas HAM dalam mengelola arsip bernilai sejarah tersebut menekankan perlunya pendekatan kolaboratif dalam pengelolaan arsip statis. Dengan berbagi pengetahuan dan sumber daya antarinstansi, Komnas HAM dapat menjalin kerja sama untuk mengatasi tantangan ini dan meningkatkan praktik pengarsipan mereka menjadi lebih baik.

Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada menerima kunjungan Peserta Pelatihan Teknis Dasar-Dasar Kearsipan Angkatan 21 dan 22 Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kemendikbudristek, Jumat , 23 Agustus 2024 secara daring melalui zoom meeting. Pelaksanaan kegiatan ini juga merupakan komitmen Bidang Arsip UGM dalam melaksanakan poin SDGs ke-4, Pendidikan Berkualitas.

Kepala Bidang Arsip, Erna Widayati, S.E., M.M., dalam sambutannya menekankan pentingnya peningkatan kompetensi dalam kearsipan untuk mendukung pengelolaan informasi yang efektif dan efisien di berbagai institusi. "Kearsipan bukan hanya tentang penyimpanan dokumen, tetapi juga tentang bagaimana kita mengelola informasi agar dapat diakses dan dimanfaatkan secara optimal di masa depan. Kami berharap kegiatan ini dapat memberikan kontribusi positif dalam pengembangan ilmu kearsipan untuk dapat diimplementasikan di masing-masing instansi," ujarnya.

Kegiatan ini bertujuan untuk memberikan pemahaman yang mendalam tentang praktik kearsipan yang baik, serta meningkatkan keterampilan dan pengetahuan peserta dalam pengelolaan arsip. Arsiparis UGM, Heri Santosa dan Anna Riasmiati, dengan pengalamannya di lapangan membagikan wawasan kepada peserta tentang pengelolaan arsip di UGM.

Kegiatan ini tidak hanya memberikan teori semata namun juga membuka sesi diskusi dan studi kasus yang memungkinkan peserta untuk menerapkan pengetahuan yang diperoleh di lapangan. Keberagaman latar belakang peserta dari berbagai universitas juga menambah dinamika diskusi dan memperkaya pengalaman belajar.

Kontributor: Anna Riasmiati

Editor: Nabiilah

Kamis, 22 Agustus 2024, kunjungan benchmarking dari Pusbindiklatren Bappenas terlaksana di Ruang Sidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Kunjungan ini disambut hangat oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP., MBA., yang menyapa para tamu dan memberikan gambaran singkat tentang Perpustakaan dan Arsip UGM.

Tujuan utama dari kunjungan Pusbindiklatren Bappenas ini adalah untuk melakukan benchmarking atau studi banding dengan institusi lain yang telah memiliki sistem kearsipan yang efektif. Inisiatif ini merupakan upaya untuk meningkatkan tata kelola kearsipan yang komprehensif dan sesuai dengan standar yang berlaku. Perwakilan dari Pusbindiklatren Bappenas menyatakan antusiasme mereka untuk belajar dari praktik nyata UGM dalam mengelola arsip, yang sangat penting untuk meningkatkan sistem pengarsipan mereka.

Maslakah Murni, perwakilan dari Pusbindiklatren Bappenas pada sesi kunjungan ini, menyoroti perlunya meningkatkan kesadaran di kalangan para pegawai mengenai pentingnya arsip. Beliau menekankan bahwa tidak cukup hanya membiarkan arsip yang ada, tanpa perhatian yang tepat. "Kita perlu membudayakan kesadaran tentang arsip di antara pegawai kita," ujarnya. Menekankan bahwa mengabaikan aspek ini dapat menyebabkan kehilangan informasi yang berharga.

Erna Widayati, salah satu narasumber, mengulangi sentimen tersebut dengan membahas pentingnya pengelolaan arsip yang baik. Beliau memperingatkan terhadap praktik umum yang hanya memasukkan arsip ke dalam karung dan membiarkannya tidak terurus. "Arsip harus disimpan dan dikelola dengan baik," tegasnya. Menekankan bahwa tanpa pengelolaan yang baik, integritas dan aksesibilitas arsip dapat terancam.

Ully Isnaeni, narasumber lain pada acara kunjungan tersebut, membahas tantangan dalam pencarian arsip. Beliau menunjukkan bahwa pencarian yang efektif tidak mungkin dilakukan tanpa adanya pemahaman dan ketersediaan arsip yang diperlukan. "Kita perlu melakukan inventarisasi dan penyusutan untuk mengidentifikasi arsip mana yang penting dan harus disimpan," jelasnya. Kedua proses tersebut sangat penting dilakukan untuk memastikan agar arsip terorganisasi dengan baik dan benar.

Diskusi selama kunjungan benchmarking ini menyoroti peran penting pendidikan dalam membangun budaya pengarsipan yang efektif. Dengan berbagi pengetahuan dan pengalaman, institusi dapat bekerja sama untuk meningkatkan praktik pengarsipan mereka. Sejalan dengan Sustainable Development Goals (SDGs) yang menekankan pendidikan berkualitas dan kemitraan global. Studi banding antara Pusbindiklatren Bappenas dengan Perpustakaan dan Arsip UGM menjadi model bagaimana institusi dapat saling belajar untuk mencapai tujuan bersama.

Para peserta pun terlibat dalam diskusi yang hidup, berbagi wawasan dan strategi untuk meningkatkan sistem pengarsipan mereka menjadi lebih baik. Pertukaran ide ini tidak hanya memperkaya pemahaman peserta, tetapi juga membangun rasa kebersamaan di antara institusi yang terlibat. Semangat kolaboratif ini sangat penting untuk membangun kerangka kerja pengarsipan yang kokoh.

Sebagai kesimpulan, kunjungan benchmarking pada 22 Agustus 2024, merupakan upaya yang bermanfaat yang menekankan pentingnya pendidikan dan kemitraan global dalam bidang pengarsipan. Dengan saling belajar dan menerapkan praktik terbaik, institusi dapat meningkatkan tata kelola dan pengelolaan arsip mereka, yang pada akhirnya turut berkontribusi pada tujuan pembangunan berkelanjutan yang lebih luas.

Kamis, 22 Agustus 2024, Perpustakaan dan Arsip UGM menerima kunjungan dari Universitas Nusa Cendana, dengan fokus pada topik penting mengenai tata persuratan dan kearsipan. Acara ini berlangsung di Ruang Rapat Gedung L6 lantai 2, Perpustakaan dan Arsip UGM.

Bapak Arif Surachman, SIP., M.B.A., selaku Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM memimpin sharing session pada kegiatan ini. Beliau membagikan pengalaman dan wawasan tentang tata persuratan dan praktik kearsipan kepada peserta. Acara ini bertujuan untuk mempromosikan akses yang setara terhadap pengetahuan dan sumber daya, sejalan dengan Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs) yang menekankan inklusivitas dan kesempatan yang sama bagi semua.

Selama sesi berlangsung, Ibu Farida, salah satu narasumber pada kegiatan tersebut, menjelaskan pentingnya tata persuratan yang efektif dalam organisasi. Ia menyoroti bagaimana dokumentasi dan kearsipan yang tepat dapat secara signifikan meningkatkan efisiensi operasional dan transparansi.

Ditambah Ibu Kurniatun, sebagai arsiparis mengungkapkan bahwa hal ini sangat relevan dalam konteks institusi pendidikan, di mana pemeliharaan arsip yang akurat sangat penting untuk akuntabilitas dan referensi sejarah. Peserta Universitas Nusa Cendana terlibat dalam diskusi yang hidup, berbagi pengalaman dan tantangan dalam mengelola persuratan dan arsip. Pertukaran ide ini menciptakan suasana kolaboratif, mendorong peserta untuk berpikir kritis tentang praktik mereka saat ini dan menjelajahi solusi inovatif. Salah satu poin penting yang diambil dari sesi ini adalah perlunya prosedur standar dalam tata persuratan.

Bapak Arif menekankan bahwa memiliki pedoman yang jelas dapat membantu institusi memperlancar proses mereka, sehingga memudahkan staf untuk mengakses dan mengelola dokumen.

Ini sejalan dengan tujuan SDG untuk memastikan pendidikan yang berkualitas, inklusif, dan merata, karena ini mempromosikan sistem informasi yang lebih terorganisir dan dapat diakses.

Pendekatan interaktif ini memungkinkan pemahaman yang lebih dalam tentang topik yang dibahas dan menyoroti pentingnya kolaborasi dalam mencapai tujuan bersama. Pertukaran pengetahuan dan pengalaman sangat penting dalam menciptakan jaringan profesional yang berkomitmen untuk meningkatkan praktik tata persuratan dan kearsipan.