Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) turut memeriahkan Kirab Budaya Nitilaku yang diselenggarakan oleh Panitia Dies UGM ke-75, digelar pada Minggu, 15 Desember 2024. Dengan tema “Silaturahmi Kebangsaan”, Nitilaku menjadi momentum penuh makna untuk merefleksikan persatuan dalam keberagaman budaya Indonesia.
Mengusung konsep yang unik dan sarat nilai sejarah, wajah-wajah ceria perwakilan Perpustakaan dan Arsip UGM tampil memukau dengan mengenakan pakaian adat dari daerah asal para rektor UGM. Tidak hanya itu, mereka juga membawa foto rektor-rektor UGM, mulai dari Prof. Sardjito, rektor pertama tahun 1949 - 1961, hingga Prof. Ova Emilia, rektor saat ini. Hal ini menegaskan bahwa UGM adalah institusi yang inklusif dan mencerminkan keberagaman nusantara melalui para pemimpinnya.
Tak hanya sekadar parade, Perpustakaan dan Arsip UGM juga memperkaya acara ini dengan membawa informasi penting tentang jejak kepemimpinan rektor-rektor UGM dari masa ke masa, Sejarah UGM mulai dari berdirinya di Keraton Yogyakarta hingga perpindahannya ke Bulaksumur, kontribusi UGM dalam pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat selama tujuh dekade lebih.
Keikutsertaan Perpustakaan dan Arsip UGM dalam Nitilaku juga menjadi wujud nyata dukungan terhadap Sustainable Development Goals (SDGs), khususnya SDG 4: Pendidikan Berkualitas, melalui edukasi budaya lokal dalam kegiatan akademik; SDG 11: Kota dan Komunitas yang Berkelanjutan, dengan merayakan pakaian adat sebagai warisan budaya yang perlu dilestarikan; dan SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh, dengan menghormati keberagaman budaya untuk menciptakan masyarakat yang damai dan inklusif.
Kirab budaya ini dimulai dari Wisma Kagama dan berakhir di Balairung UGM, melibatkan berbagai unit kerja di lingkungan UGM dan keluarga alumni UGM (Kagama). Peserta dengan antusias menampilkan kekayaan budaya dari seluruh penjuru negeri, menciptakan suasana semarak yang mencerminkan semangat persatuan dan kebangsaan.
Melalui partisipasinya, Perpustakaan dan Arsip UGM menguatkan perannya sebagai penjaga sejarah dan budaya bangsa, sekaligus penggerak pembangunan berkelanjutan di bidang pendidikan dan kebudayaan.
Dalam rangka untuk meningkatkan kualitas layanan dan pengelolaan arsip, Perpustakaan dan Arsip khususnya Bidang Arsip melakukan benchmarking ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pada 12-13 Desember 2024. Benchmarking ini bertujuan untuk mengeksplorasi praktik terbaik dalam pengelolaan arsip dan upgrade pengetahuan di bidang kearsipan.
Acara ini diikuti oleh Kepala Bidang Arsip, arsiparis, dan pengelola arsip di Perpustakaan dan Arsip UGM yang diterima langsung oleh Sri Gusneli dari Direktorat Kearsipan Pusat dan didampingi oleh Ketua Tim Pengembangan Layanan Konten SIKN-JIKN ANRI dari Direktorat Sistem Kearsipan, Drs. Anak Agung Gede Sumardika, Emi Djarwati dari Direktorat Pelestarian dan Perlindungan Arsip, Desi dari Direktorat Pengolahan Arsip, Tri Yekti Mufidati dari Direktorat Penyelamatan Arsip, dan Hendi Kristyantoro dari Pusat Studi Arsip Kepresidenan.
Peserta mengamati dengan saksama penjelasan terkait pengelolaan arsip di ANRI khususnya peran arsip dalam pelestarian warisan budaya dan pendidikan yang berkelanjutan.
“Benchmarking ke ANRI kami harapkan dapat menjadi ajang untuk kami senantiasa selalu bertumbuh dan berkembang menjadi lebih baik.” ucap Kepala Bidang Arsip.
Kegiatan benchmarking ini selain mencermati penjelasan dari staf, juga berkeliling melihat beberapa ruang seperti Depot Arsip Tekstual, Ruang Pengolahan Arsip Tekstual dan Foto, Laboratorium Fisika dan Kimia, dan Ruang Pamer Arsip Kepresidenan Ir. Soekarno.
Peserta diajak untuk melihat bagaimana sarana dan prasarana kearsipan yang digunakan, pengolahan arsip yang dilakukan, serta apa saja implementasi yang perlu dilakukan di Perpustakaan dan Arsip UGM. Tak hanya itu, peserta diajak melihat laboratorium yang dimiliki oleh ANRI termasuk manajemen laboratorium dan sarana prasarana yang tersedia.
“Kami akan membangun sebuah laboratorium, melihat laboratorium ini kami rasa bisa kami jadikan contoh untuk di tempat kami.” tambah Kepala Bidang Arsip.
Emi Djarwati, selaku pengelola laboratorium mengaku pengelolaan laboratorium ini tidak mudah. “Pekerjaan di laboratorium ini tidak bisa sembarangan, dalam setiap pekerjaan yang dilakukan perlu prinsip kehati-hatian, kami juga mengundang ahli di bidang-bidang yang diperlukan ketika kami melakukan sebuah penelitian. Kami undang baik ahli dari internal maupun eksternal.” ujar Emi.
Peserta juga diajak sharing mengenai bagaimana prosedur akuisisi yang dilaksanakan di masing-masing institusi. Penyelamatan arsip/akuisisi ini juga harus memperhatikan peraturan perundang-undangan yang berlaku, sehingga perlu untuk terus memperbaharui pengetahuan terkait dengan kebijakan.
Selain itu, peserta berkonsultasi langsung tentang bagaimana meningkatkan performa SIKN (Sistem Informasi Kearsipan Nasional) dan JIKN (Jaringan Informasi Kearsipan Nasional). Sistem-sistem ini sangat penting untuk meningkatkan akses ke khazanah arsip dan memfasilitasi praktik pengelolaan yang up to date.
Ditambah lagi kunjungan ke Pusat Studi Arsip Kepresidenan Ir. Soekarno, peserta mendapat perspektif unik tentang peran arsip dalam melestarikan identitas nasional. Koleksi pusat ini menawarkan wawasan yang tak ternilai tentang sejarah politik dan evolusi budaya Indonesia, menekankan pentingnya menjaga arsip semacam itu untuk generasi mendatang.
Benchmarking ke ANRI berfungsi sebagai platform untuk pertukaran pengetahuan dan kolaborasi di antara para penggiat di bidang arsip. Wawasan yang diperoleh dari acara ini pasti akan berkontribusi pada upaya berkelanjutan untuk meningkatkan praktik pengelolaan arsip di Indonesia.
Dalam rangka mempersiapkan tenaga kearsipan yang kompeten menghadapi tantangan era digital, Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada menggelar pelatihan pengelolaan arsip elektronik pada 10 Desember 2024. Pelatihan ini dihadiri oleh sejumlah tenaga kearsipan dari berbagai unit di UGM dan bertujuan untuk memberikan pemahaman mendalam mengenai pentingnya pengelolaan arsip elektronik yang efisien dan profesional.
“Rekod pasti sebuah dokumen, namun dokumen belum tentu rekod”. Demikian yang disampaikan oleh Hendro Wicaksono, S.S., M.Hum. salah seorang narasumber dalam pelatihan pengelolaan arsip elektronik yang diselenggarakan oleh Perpustakaan dan Arsip UGM, pada 10 Desember 2024.
Pernyataan ini menegaskan bahwa rekod bukan sekadar dokumen biasa, melainkan informasi yang memiliki nilai jangka panjang dan perlu dikelola dengan kehati-hatian. Hendro juga menjelaskan secara rinci perbedaan antara informasi elektronik, dokumen elektronik, dan rekod elektronik, serta pentingnya pemahaman ini dalam pengelolaan arsip di era digital.
Selain menegaskan pentingnya rekod, Hendro menyampaikan tentang perbedaan antara informasi elektronik, dokumen elektronik, dan rekod elektronik. Kaitannnya dengan begitu mudahnya melakukan penciptaan rekod atau arsip elektronik, diperlukan pengelolaan arsip elektronik yang handal. Dalam pelatihan ini, peserta diajarkan mengenai proses pengendalian arsip elektronik yang efisien, efektif, dan sistematis, yang meliputi berbagai tahapan seperti pembuatan, penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, alih media, penyusutan, akuisisi, deskripsi, pengolahan, preservasi, serta akses dan pemanfaatan arsip.
Seiring dengan semakin mudahnya penciptaan rekod atau arsip elektronik, Hendro mengingatkan bahwa tantangan besar terletak pada pengelolaannya. “Pengelolaan arsip elektronik yang baik dan handal sangat penting untuk menjaga integritas dan kemudahan akses informasi di masa depan,” ujar Hendro.
Pelatihan ini diharapkan dapat memberikan keterampilan dan pengetahuan yang lebih mendalam kepada tenaga kearsipan di lingkungan UGM, serta meningkatkan kemampuan mereka dalam menghadapi era digitalisasi yang terus berkembang. Dengan pemahaman yang lebih baik tentang pengelolaan arsip elektronik, diharapkan arsip-arsip yang ada di UGM dapat dikelola secara lebih profesional, efisien, dan tetap terjaga aksesibilitasnya untuk mendukung berbagai kegiatan akademik dan administratif di kampus.
Pelatihan Pengelolaan Arsip Elektronik ini diharapkan mampu meningkatkan kompetensi tenaga kearsipan di lingkungan UGM dalam pengelolaan arsip elektroknik di era digitalisasi.
Saat ini kebutuhan akses terhadap pendidikan dan informasi sangat penting. Oleh karena itu, Perpustakaan dan Arsip UGM sedang bertransformasi untuk memenuhi tuntutan era digital. Pada tanggal 4 Desember 2024, di Ruang Sidang Arsip para staf mengikuti pelatihan manajemen podcast yang berfokus pada transformasi digital. Inisiatif ini sejalan dengan Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs), terutama dalam meningkatkan akses terhadap pendidikan dan mempromosikan pendidikan untuk keberlanjutan.
Narasumber pada pelatihan kali ini yaitu Wisaksono Adhi, S.PT, M.I.Kom. atau biasa dipanggil dengan Dhimas, selaku Project Manager dari InaHealth, yang membagikan pengetahuan dan keahliannya dalam manajemen podcast. Acara ini bertujuan untuk membekali Staf Perpustakaan dan Arsip dengan keterampilan yang diperlukan untuk membuat dan mengelola podcast, sehingga meningkatkan layanan informasi baik untuk perpustakaan maupun arsip. Pelatihan ini merupakan langkah penting untuk beradaptasi dengan teknologi baru dan memastikan bahwa perpustakaan dan arsip tetap relevan di era digital.
Tentunya hal ini sejalan dengan akses terhadap internet yang telah menjadi kebutuhan dasar untuk pendidikan dan penyebaran informasi. Dengan mengintegrasikan podcasting ke dalam layanan perpustakaan dan arsip, sehingga diharapkan dapat menjangkau audiens yang lebih luas, menyediakan konten informatif, ramah, dan dapat diakses kapan dan di mana saja. “Saya tertarik dengan bagaimana cara me-manage sebuah podcast. Ini merupakan kesempatan kita untuk dapat berkembang menjadi lebih trendy dan dikenal masyarakat dengan informasi yang menarik.”, tutur Yulis.
Pelatihan ini menekankan pentingnya pengembangan kapasitas pada Staf Perpustakaan dan Arsip. Dengan mengembangkan keterampilan mereka dalam manajemen podcast, anggota staf dapat membuat konten yang menarik, relevan, serta adaptif dengan audiens mereka. “Podcast itu selain membutuhkan ide yang menarik, juga harus konsisten. Banyak tools yang bisa digunakan untuk perancangan ide dari pra-produksi, produksi, hingga pasca-produksi.” Tutur Dimas.
Peserta juga diajak untuk melihat langsung bagaimana Studio Podcast yang akan digunakan sebagai tempat berkarya. Pembuatan podcast diharapkan mampu dilaksanakan secara konsisten. Dhimas menambahkan, “Jalan saja dulu dengan alat yang ada, yang penting menghasilkan karya, untuk peralatan nantinya bisa mengikuti.” Dengan memanfaatkan teknologi dan fokus pada pengembangan kapasitas, Perpustakaan dan Arsip dapat memastikan bahwa ini adalah bukti komitmen Perpustakaan dan Arsip untuk beradaptasi dan berkembang di era digital, yang pada akhirnya berkontribusi pada pencapaian Tujuan Pembangunan Berkelanjutan.
Sejumlah staf Perpustakaan dan Arsip UGM mengikuti pelatihan pilot drone yang diselenggarakan di Ruang Sidang Arsip pada Rabu, 4 Desember 2024. Narasumber dalam pelatihan ini adalah Megaputra Zulfikar Whana Aji Kesdu dari Humas dan Protokol UGM, yang memiliki keahlian dan pengalaman luas dalam pengoperasian drone. Kegiatan ini mendukung pencapaian Sustainable Development Goal (SDG) 17 yakni Kemitraan untuk Mencapai Tujuan, dengan mengedepankan kolaborasi antarunit di lingkungan UGM.
Pelatihan ini memberikan keterampilan baru kepada staf Perpustakaan dan Arsip UGM untuk menciptakan konten digital yang inovatif dan mendukung pembelajaran berbasis teknologi sejalan dengan SDG 4: Pendidikan Berkualitas. Teknologi drone memungkinkan Perpustakaan dan Arsip UGM untuk meningkatkan literasi digital di kalangan masyarakat dengan menyajikan informasi perpustakaan secara lebih kreatif dan interaktif.
Dalam sesi ini, peserta diajak untuk mengenal berbagai komponen drone, teknik dasar pengoperasian, serta etika dan larangan dalam penggunaannya, terutama dalam konteks akademik dan dokumentasi resmi.
“Drone adalah teknologi yang terus berkembang dan relevan dalam berbagai aspek, termasuk mendukung dokumentasi, promosi layanan, dan pelestarian informasi,” ujar Megaputra.
Setelah teori, peserta diajak langsung ke lapangan untuk mempraktikkan pengoperasian drone. Dengan panduan langsung dari narasumber, para peserta belajar menerbangkan drone secara aman dan efektif. Kegiatan praktik memperkuat pemahaman teori dan memberikan pengalaman nyata dalam mengendalikan perangkat canggih tersebut.
Salah satu peserta, Nabiilah, mengaku pelatihan ini sangat bermanfaat. “Kami jadi memahami cara kerja drone dan aturan yang harus ditaati. Praktiknya seru dan membuka wawasan baru untuk mendukung tugas kami di perpustakaan dan arsip,” ungkapnya.
Pelatihan ini mendorong pemanfaatan teknologi terkini untuk mendukung dokumentasi, promosi layanan, hingga pelestarian arsip. Hal tersebut mendukung SDG 9 yakni Industri, Inovasi, dan Infrastruktur. Dengan keterampilan ini, staf Perpustakaan dan Arsip dapat menciptakan dokumentasi visual berkualitas tinggi dan memperkenalkan layanan perpustakaan dan arsip melalui pendekatan yang lebih modern dan menarik.
Selain itu, pelatihan ini sejalan dengan SDG 11: Kota dan Komunitas yang Berkelanjutan, karena mendorong adaptasi terhadap teknologi baru yang mampu meningkatkan efisiensi dan inovasi dalam mendukung komunitas akademik dan masyarakat luas. Adaptasi terhadap teknologi seperti drone juga membantu Perpustakaan dan Arsip UGM tetap relevan di tengah dinamika perkembangan zaman, menciptakan dampak positif yang lebih luas bagi komunitas akademik dan masyarakat.
Ke depan, Perpustakaan dan Arsip UGM berkomitmen terus berinovasi dengan teknologi mutakhir, membuka peluang baru untuk meningkatkan kualitas layanan, dan mendukung tercapainya berbagai tujuan pembangunan berkelanjutan. Pelatihan pilot drone ini bukan hanya sekadar pelatihan, tetapi langkah nyata menuju transformasi digital yang berkelanjutan.
Pada tanggal 28 November 2024, Perpustakaan dan Arsip UGM menerima kunjungan dari Direktorat Jenderal Kekayaan Intelektual Kementerian Hukum. Sebanyak 20 peserta yang terdiri dari arsiparis Direktorat Jenderal Kekayaan Intelektual Kementerian Hukum diterima langsung oleh Kepala Bidang Arsip, Ibu Erna Widayati, S.E., M.M. di Ruang Sidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Kunjungan ini bertujuan untuk meningkatkan pendidikan untuk keberlanjutan dan mendorong kemitraan, sejalan dengan Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs).
Para peserta berkesempatan untuk mengetahui lebih dalam mengenai manajemen kearsipan di UGM. Hal ini mengingat bahwa Direktorat Jenderal Kekayaan Intelektual Kementerian Hukum memiliki banyak arsiparis namun masih banyak yang belum mendalami ilmu dari kearsipan itu sendiri. Selama kunjungan, para peserta berdiskusi tentang bagaimana pentingnya arsip dalam melestarikan warisan budaya dan mendukung pembangunan berkelanjutan.
Arsiparis UGM, Ibu Anna Riasmiati, S.E., mempresentasikan apa saja program dan peran Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM dalam menunjang transparansi, akuntabilitas, dan keterlibatan dalam pembangunan UGM secara keseluruhan. Ini sejalan dengan SDGs, terutama dalam mendorong kemitraan untuk mencapai tujuan.
Jumlah arsiparis yang banyak seharusnya dapat menunjang efektivitas dalam kerja pengarsipan. "Saya tidak menduga arsiparis dari DJKI sebanyak itu, bahkan jika dibandingkan dengan tempat kami sangat beda jauh" tutur Kepala Bidang Arsip.
Kunjungan Direktorat Jenderal Kekayaan Intelektual Kementerian Hukum ke Perpustakaan dan Arsip UGM ini mencerminkan pentingnya kemitraan dalam mencapai tujuan pendidikan. Dengan kunjungan ini, diharapkan dapat berbagi ilmu pengetahuan dan pengenalan terhadap sumber daya kearsipan untuk pengelolaan arsip yang lebih berkelanjutan. Acara ini juga akan mendorong peserta untuk berpikir kritis tentang peran mereka terhadap institusi dan pentingnya melestarikan informasi.
Selain diskusi yang kompleks, peserta juga diajak melihat sarana dan prasarana kearsipan yang dimiliki oleh Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Peserta diajak berkeliling melihat ruang pengolahan, preservasi arsip, alih media, depo arsip, dan diorama arsip.
Pada tanggal 28 November 2024, Perpustakaan dan Arsip UGM menjadi bagian dari Tour Arsip MRA 2024. Sebanyak 150 mahasiswa dari Program Studi Manajemen Rekod dan Arsip Universitas Indonesia, yang didampingi oleh dosen mereka, Ibu Dyah Safitri, S.I.P.I., M.Hum diterima langsung oleh Kepala Bidang Arsip, Ibu Erna Widayati, S.E., M.M. di Ruang Seminar Perpustakaan dan Arsip. Kunjungan ini bertujuan untuk meningkatkan pendidikan untuk keberlanjutan dan mendorong kemitraan, sejalan dengan Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs).
Para mahasiswa memiliki kesempatan untuk menjelajahi dan mengenal sumber daya kearsipan yang tersedia di UGM, yang dikenal dengan komitmennya untuk melestarikan dokumen sejarah dan mempromosikan praktik berkelanjutan dalam manajemen arsip. Selama kunjungan, mahasiswa berdiskusi tentang bagaimana pentingnya arsip dalam melestarikan warisan budaya dan mendukung pembangunan berkelanjutan.
Arsiparis UGM, Ibu Ully Isnaeni Effendi, S.E., M.Sc., mempresentasikan berbagai program dan inisiatif yang menyoroti peran arsip dalam mempromosikan transparansi, akuntabilitas, dan keterlibatan Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM dalam pembangunan UGM secara keseluruhan. Ini sejalan dengan SDGs, terutama dalam mendorong kemitraan untuk mencapai tujuan.
Ibu Dyah Safitri, dosen pendamping, menyatakan antusiasmenya terhadap kunjungan ini, "Kunjungan ini adalah kesempatan berharga bagi mahasiswa kami untuk belajar tentang praktik terbaik dalam manajemen arsip dan pentingnya arsip. Sangat penting bagi mahasiswa untuk memahami kerja para profesional di bidang arsip sebagai gambaran pekerjaan mereka ke depannya."
Kunjungan Universitas Indonesia ke Universitas Gadjah Mada ini mencerminkan pentingnya kemitraan dalam mencapai tujuan pendidikan. Dengan kunjungan ini, diharapkan dapat berbagi ilmu pengetahuan dan pengenalan terhadap sumber daya kearsipan untuk masa depan yang lebih berkelanjutan. Acara ini juga akan mendorong mahasiswa untuk berpikir kritis tentang peran mereka dalam masyarakat dan pentingnya melestarikan informasi untuk generasi mendatang.
Selain diskusi edukatif, mahasiswa juga akan memiliki kesempatan untuk mengunjungi sarana dan prasarana kearsipan yang dimiliki oleh Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Peserta diajak berkeliling melihat ruang pengolahan, preservasi arsip, alih media, depo arsip, dan diorama arsip. Pengalaman praktis ini sangat penting bagi mahasiswa yang mengejar karir di bidang manajemen rekod dan arsip.
Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM menerima kunjungan dari Fakultas Pertanian dan Peternakan UIN Sultan Syarif Kasim Riau pada tanggal 14 November 2024. Kunjungan ini diterima di Ruang Sidang Arsip, lantai 2 Perpustakaan dan Arsip UGM, dari pukul 09.00 hingga 11.00.
Acara ini bertujuan untuk berbagi pengetahuan mengenai praktik pengarsipan yang efektif, yang sangat penting untuk pendidikan dan pengembangan di instansi masing-masing. Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP., MBA., dengan hangat menyambut kedatangan para tamu, menekankan pentingnya pengarsipan pada kegiatan universitas yang mencetak generasi-generasi penerus. Ia menyoroti bahwa pengelolaan arsip yang baik sangat penting untuk melestarikan dokumen sejarah dan memfasilitasi akses informasi, yang sejalan dengan Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs) terkait pendidikan.
Kepala Bidang Arsip, Erna Widayati, S.E., M.M. didampingi oleh staf kearsipan menyampaikan gambaran umum tentang pengelolaan kearsipan secara menyeluruh di Perpustakaan dan Arsip UGM. Presentasi ini menjadi dasar untuk dialog yang menarik dengan fokus pada tantangan dan peluang dalam praktik pengarsipan.
Peserta diberikan kesempatan diskusi mengenai poin-poin penting dalam kerja pengarsipan. Diskusi berlangsung hangat yang disampaikan langsung oleh Dekan, Wakil Dekan, dan arsiparis di Fakultas Pertanian dan Peternakan UIN Sultan Syarif Kasim Riau kepada Kepala Bidang Arsip.
Setelah diskusi yang intens, acara dilanjutkan dengan wisata arsip. Para tamu kunjungan berkesempatan untuk melihat langsung depo arsip di Perpustakaan dan Arsip UGM. Wisata ini memberikan wawasan praktis tentang kegiatan pengarsipan dan pentingnya menjaga arsip sebagai memori kolektif universitas dan bangsa.
Forum Kearsipan UGM (Forsipagama) akan menerbitkan Majalah Forsipagama Vol. 8 (1) yang akan diterbitkan pada bulan Januari 2025. Sehubungan dengan hal tersebut, kami mengajak Saudara untuk berpartisipasi mengirimkan artikel di bidang kearsipan. Adapun ketentuan tulisan adalah sebagai berikut:
Artikel di bidang kearsipan
Ditulis dalam bahasa sederhana namun tetap menjaga kualitas
Ditulis dalam gaya bahasa majalah atau buletin
Diutamakan menggunakan kutipan dari buku atau jurnal ilmiah
Format dan ukuran standar: kertas A4, font Palatino Linotype, ukuran 11, spasi 1,5, dan jumlah halaman 4-7
Artikel diterima paling lambat tanggal 6 Desember 2024
Redaktur berhak untuk memilih dan menentukan naskah-naskah yang akan diterbitkan
Artikel dikirimkan dalam bentuk MS Word disertai foto bebas sopan setengah badan dikirimkan ke link: Majalah Forsipagama Vol. 8 No. 1
Yogyakarta, 31 Oktober 2024 – Workshop bertajuk "Disaster Risk Management: Managing Strategies for Disaster Prevention and Preparedness" diselenggarakan kerja sama antara Universitas Gadjah Mada (UGM, Perkumpulan Arsip Perguruan Tinggi Indonesia (PAPTI) dan United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO) di Ruang Sekip, University Club (UC) Hotel UGM, Yogyakarta, pada 29 hingga 31 Oktober 2024. Workshop dihadiri oleh 41 peserta yang berasal dari berbagai daerah serta mewakili institusi arsip, perpustakaan, dan museum di seluruh Indonesia.
Workshop ini bertujuan untuk meningkatkan kesadaran dan keterampilan praktis dalam manajemen risiko bencana, khususnya dalam konteks pelestarian arsip, perpustakaan, dan koleksi museum. Kegiatan ini merupakan bagian dari rangkaian acara yang diselenggarakan Universitas Gadjah Mada dalam upaya memperkuat kolaborasi dan membangun kapasitas lembaga-lembaga budaya dalam menghadapi risiko bencana.
Narasumber yang dihadirkan adalah Widiatmoko Adi Putranto, Dosen Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi Universitas Gadjah Mada, dan Kepala Laboratorium Preservasi dari National University of Singapore, Sanira Beevi binte Karim Gani. Sanira menyampaikan materi yang sangat berkaitan dengan kondisi di Indonesia seperti lembab, jamur, dan kondisi akibat faktor kimia lainnya serta langkah-langkah pencengahannya.
Sanira juga memahami bahwa kesadaran perawatan koleksi bukan hanya masalah di Indonesia, namun juga di banyak negara, tak luput dengan Negara Singapura. “This is not only happen here, but also problem of many countries” tuturnya.
Selama tiga hari, peserta mendapatkan materi yang komprehensif tentang strategi pencegahan dan kesiapsiagaan bencana yang disampaikan oleh para pakar di bidang manajemen risiko dan pelestarian budaya. Sesi workshop mencakup berbagai topik, mulai dari identifikasi risiko, mitigasi bencana, hingga pembuatan rencana tanggap darurat yang efektif untuk melindungi aset budaya yang dimiliki oleh masing-masing institusi.
Peserta dibagi menjadi 7 kelompok untuk berdiskusi terkait strategi dalam mitigasi bencana terhadap koleksi-koleksi yang dimiliki dan dipresentasikan di depan peserta lainnya. Para peserta tampak antusias berpartisipasi dalam sesi diskusi dan simulasi yang dirancang untuk meningkatkan pemahaman tentang langkah-langkah praktis dalam menghadapi ancaman bencana. Melalui sesi ini, mereka diharapkan dapat menerapkan strategi yang relevan dan efektif di institusi masing-masing untuk melindungi koleksi dan arsip dari risiko bencana.
