Kamis, 22 Agustus 2024, Perpustakaan dan Arsip UGM menerima kunjungan dari Universitas Nusa Cendana, dengan fokus pada topik penting mengenai tata persuratan dan kearsipan. Acara ini berlangsung di Ruang Rapat Gedung L6 lantai 2, Perpustakaan dan Arsip UGM.
Bapak Arif Surachman, SIP., M.B.A., selaku Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM memimpin sharing session pada kegiatan ini. Beliau membagikan pengalaman dan wawasan tentang tata persuratan dan praktik kearsipan kepada peserta. Acara ini bertujuan untuk mempromosikan akses yang setara terhadap pengetahuan dan sumber daya, sejalan dengan Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs) yang menekankan inklusivitas dan kesempatan yang sama bagi semua.
Selama sesi berlangsung, Ibu Farida, salah satu narasumber pada kegiatan tersebut, menjelaskan pentingnya tata persuratan yang efektif dalam organisasi. Ia menyoroti bagaimana dokumentasi dan kearsipan yang tepat dapat secara signifikan meningkatkan efisiensi operasional dan transparansi.
Ditambah Ibu Kurniatun, sebagai arsiparis mengungkapkan bahwa hal ini sangat relevan dalam konteks institusi pendidikan, di mana pemeliharaan arsip yang akurat sangat penting untuk akuntabilitas dan referensi sejarah. Peserta Universitas Nusa Cendana terlibat dalam diskusi yang hidup, berbagi pengalaman dan tantangan dalam mengelola persuratan dan arsip. Pertukaran ide ini menciptakan suasana kolaboratif, mendorong peserta untuk berpikir kritis tentang praktik mereka saat ini dan menjelajahi solusi inovatif. Salah satu poin penting yang diambil dari sesi ini adalah perlunya prosedur standar dalam tata persuratan.
Bapak Arif menekankan bahwa memiliki pedoman yang jelas dapat membantu institusi memperlancar proses mereka, sehingga memudahkan staf untuk mengakses dan mengelola dokumen.
Ini sejalan dengan tujuan SDG untuk memastikan pendidikan yang berkualitas, inklusif, dan merata, karena ini mempromosikan sistem informasi yang lebih terorganisir dan dapat diakses.
Pendekatan interaktif ini memungkinkan pemahaman yang lebih dalam tentang topik yang dibahas dan menyoroti pentingnya kolaborasi dalam mencapai tujuan bersama. Pertukaran pengetahuan dan pengalaman sangat penting dalam menciptakan jaringan profesional yang berkomitmen untuk meningkatkan praktik tata persuratan dan kearsipan.
Yogyakarta, 21 Agustus 2024 - Gadjah Mada Library and Archives Fair (GMLAF) kembali menghadirkan salah satu rangkaian acaranya, yaitu Bedah Buku “Waste to Energy: Teknologi Pengolahan Sampah menjadi Energi.” Acara ini berlangsung di Ruang Seminar Gedung L1 lantai 2, Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM), dan menarik perhatian para peserta yang hadir.
Bedah buku ini diawali dengan sambutan dari Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, S.IP., MBA. Dalam sambutannya, Arif Surachman menyampaikan pentingnya inovasi dalam pengelolaan sampah di era modern, khususnya melalui teknologi yang mampu mengubah sampah menjadi sumber energi terbarukan. Ia juga menekankan peran perpustakaan dan arsip sebagai pusat pengetahuan yang dapat mendukung pengembangan solusi berkelanjutan bagi masyarakat.
Buku yang menjadi fokus bedah ini, “Waste to Energy: Teknologi Pengolahan Sampah menjadi Energi” ditulis oleh Prof. Ir. Arief Budiman, MS., D.Eng., IPU. Buku ini membahas teknologi pengolahan sampah menjadi energi, topik yang sangat relevan di tengah kompleksitas masalah sampah saat ini. Sebelum sesi bedah buku dimulai, Prof. Arief Budiman memberikan pemaparan tentang berbagai teknologi yang dibahas dalam bukunya, seperti Landfill Gas (LFG), biogas, insinerasi, pirolisis, dan gasifikasi. Setiap teknologi ini memiliki keunggulan dan tantangan tersendiri dalam konteks pengolahan sampah menjadi energi.
Selanjutnya, Ir. Wiratni, S.T., M.T., Ph.D., IPM, selaku pembedah, memaparkan keunggulan buku ini. Ia menyebutkan bahwa buku ini sangat bermanfaat bagi pemangku kepentingan, terutama dalam memahami teknologi pengolahan sampah terkini. Salah satu poin penting yang diangkat adalah potensi pengolahan sampah organik, yang mencakup sekitar setengah dari total sampah di Indonesia, dengan teknologi seperti Landfill Gas dan biogas. Beliau juga menyinggung pengolahan sampah di Tempat Pengolahan Sampah Terpadu (TPST) Bantargebang sebagai contoh implementasi teknologi yang sukses.
Pembedah selanjutnya, Prof. Chandra Wahyu Purnomo, S.T., M.E., M.Eng., D.Eng, menambahkan dengan pemaparan mendalam tentang teknologi termal seperti insinerasi, pirolisis, dan gasifikasi. Menurutnya, teknologi termal ini unggul dalam mereduksi volume sampah hingga 90%, namun memerlukan pemilahan sampah di sumber untuk mengoptimalkan proses dan mengurangi biaya. Beliau juga menekankan bahwa metode termal sebaiknya menjadi opsi terakhir setelah penerapan prinsip 3R (Reduce, Reuse, Recycle) dalam pengelolaan sampah.
Acara ini tidak hanya membahas aspek teknis pengolahan sampah tetapi juga menyoroti pentingnya pendekatan sosio-ekonomi dan edukasi dalam menciptakan sistem pengelolaan sampah yang berkelanjutan. Bedah buku ini berkontribusi pada pencapaian Sustainable Development Goals (SDGs), khususnya SDG 4 tentang Pendidikan Berkualitas dan SDG 13 tentang Penanganan Perubahan Iklim, serta mendorong kolaborasi antar pihak sesuai dengan SDG 17 tentang Kemitraan untuk Mencapai Tujuan.
Melalui acara ini, pemahaman dan partisipasi masyarakat dalam pengelolaan sampah dapat ditingkatkan, sekaligus memberikan kontribusi nyata dalam upaya menangani perubahan iklim global.
Selasa, 20 Agustus 2024, bertempat di Ruang Sidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM menerima kunjungan dari dua instansi, yaitu Perpustakaan Proklamator Bung Karno Kota Blitar dan Poltekkes Kemenkes Medan dengan tujuan untuk meningkatkan akses pendidikan dan memperkuat kemitraan. Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP., MBA., dengan hangat menyambut para tamu kunjungan, menekankan pentingnya
kolaborasi antar perpustakaan untuk saling mendukung visi misi mereka.
Dalam sambutannya, Arif Surachman memberikan informasi sekilas tentang Perpustakaan dan Arsip UGM, menyoroti koleksi yang luas dan komitmennya untuk melestarikan pengetahuan. Beliau mencatat bahwa perpustakaan memainkan peran penting dalam mempromosikan pendidikan dan memastikan bahwa sumber daya dapat diakses oleh semua orang. Sejalan dengan Sustainable Development Goals (SDGs) terkait pendidikan. Hal tersebut tentunya perlu turut diimbangi dengan ketersediaan dana anggaran yang memadai.
Aji, staf UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno Kota Blitar, berbagi tujuan kunjungan mereka, yaitu untuk hunting koleksi publikasi terkait Bung Karno, presiden pertama Indonesia. Beliau menyatakan pentingnya membangun hubungan dan mendorong kolaborasi antar perpustakaan untuk meningkatkan koleksi dan layanan mereka.
Adriana, mewakili Poltekkes Kemenkes Medan, menjelaskan bahwa tujuan kunjungan mereka adalah untuk melakukan studi tiru sebagai persiapan Akreditasi pada tahun 2027. Beliau menekankan pentingnya belajar dari institusi yang sudah mapan seperti UGM untuk meningkatkan manajemen perpustakaan dan layanan mereka.
Diskusi selama kunjungan berfokus pada pengelolaan berbagai jenis koleksi yang dimiliki oleh Perpustakaan dan Arsip UGM. Perhatian khusus diberikan pada pengelolaan karya akhir mahasiswa dan koleksi langka, yang sangat penting untuk bidang penelitian akademis serta pelestarian sejarah bangsa. Hadir sebagai narasumber dalam diskusi kunjungan kali ini, yaitu Wahyu Supriyanto, S.E., M.Si., Safirotu Khoir, PhD dan Kurniatun.
Sesi tanya jawab yang hidup diadakan, di mana para tamu kunjungan terlibat dalam diskusi tentang pengelolaan dan praktik preservasi koleksi di lingkup Perpustakaan dan Arsip. Pertukaran ide ini sangat penting untuk mendorong kegiatan pelestarian koleksi dan inovasi dalam layanan perpustakaan.
Kunjungan ditutup dengan foto bersama, menangkap momen kolaborasi dan komitmen bersama untuk meningkatkan akses pendidikan. Selain itu, turut dilakukan tour ke sejumlah ruang pengelolaan koleksi arsip dan pustaka milik Perpustakaan dan Arsip UGM guna memberikan gambaran nyata seputar praktik pengelolaan koleksi. Kegiatan kunjungan kolaboratif ini sejalan dengan seruan global untuk kemitraan dalam pendidikan, seperti yang diuraikan dalam SDGs. Dengan berbagi pengetahuan dan sumber daya, perpustakaan dapat lebih baik melayani para pengunjung dan berkontribusi pada tujuan bersama untuk menyediakan pendidikan berkualitas bagi seluruh pihak.
Senin, 19 Agustus 2024, dari 09:00 hingga 12:00 WIB, Ruang Seminar lantai 2, Perpustakaan dan Arsip UGM menjadi pusat informasi pendidikan internasional melalui Study Abroad Mini Fair. Acara ini merupakan bagian dari Gadjah Mada Library and Archives Fair (GMLAF) dan diselenggarakan bekerja sama dengan IDP Yogyakarta yang merupakan konsultan studi luar negeri.
Acara ini memberikan kesempatan luar biasa untuk berinteraksi langsung dengan perwakilan dari universitas-universitas ternama dunia, seperti The University of Sydney, The University of Western Australia, University of Wollongong, dan University of Glasgow.
Selain itu, pengunjung juga dapat mengeksplorasi berbagai booth yang menarik, termasuk IELTS Preparation dan Scholarship Corner, yang menawarkan informasi dan sumber daya berharga bagi mahasiswa yang berencana melanjutkan studi ke luar negeri.
Dengan mendukung SDG 4 tentang Pendidikan Berkualitas, acara ini bertujuan untuk menyediakan informasi mendalam tentang jalur pendidikan global. Selain itu, sejalan dengan SDG 17 mengenai Kemitraan untuk Mencapai Tujuan, acara ini menegaskan komitmen terhadap kolaborasi dengan IDP Yogyakarta untuk mencapai tujuan pendidikan global yang lebih luas.
Ini Dia Acara Perpustakaan yang Bikin Kamu Nggak Bisa Berkedip! Temukan Apa yang Terjadi di GMLAF 2024
Gadjah Mada Library and Archives Fair (GMLAF) resmi dibuka pada hari Senin, 19 Agustus 2024 pukul 09.00 WIB, sebagai bagian dari rangkaian Dies Natalis Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) yang pertama. Acara ini berlangsung selama empat hari, dari tanggal 19 hingga 22 Agustus 2024, di Perpustakaan dan Arsip UGM. Dengan mengusung semangat mendukung tujuan pembangunan berkelanjutan (SDGs) ke-4 tentang pendidikan berkualitas dan SDGs ke-17 tentang kemitraan untuk mencapai tujuan, GMLAF hadir dengan beragam kegiatan menarik yang memadukan literasi, sejarah, dan kreativitas mahasiswa.
Pembukaan GMLAF dimulai dengan laporan dari Ketua Dies Natalis, Sarwono, SIP., MA, yang memaparkan berbagai kegiatan yang telah dilaksanakan sejak Maret 2024 sebagai bagian dari perayaan ulang tahun ini. Dalam laporannya, Sarwono menekankan pentingnya peran perpustakaan dan arsip dalam mendukung keberlanjutan pendidikan dan pelestarian pengetahuan.
Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP MBA, kemudian memberikan sambutan. Beliau menyoroti kontribusi perpustakaan dalam mendukung Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs) ke-17, yaitu Kemitraan untuk Mencapai Tujuan. “Kami mencoba untuk menampilkan satu rangkaian acara dengan topik tertentu yang menghadirkan unsur perpustakaan, arsip, dan museum.“ ujarnya.
Sebagai tanda resmi dibukanya acara, Arif Surachman, SIP., MBA bersama Kepala Museum UGM, Dr. Tjahjono Prasodjo, M.A., melakukan pemotongan pita secara simbolis. Acara pembukaan ini dihadiri oleh para penanggung jawab perpustakaan fakultas, kepala perpustakaan berbagai institusi di Yogyakarta, serta para peserta bazar.
Rangkaian kegiatan GMLAF ini mencakup bazar buku, kuliner, tanaman, dan kreativitas mahasiswa, serta pameran perpustakaan, arsip, dan museum. Pameran ini mengeksplorasi perjalanan sejarah dan transformasi pelaksanaan Kuliah Kerja Nyata (KKN)
Salah satu acara unggulan pada hari pembukaan adalah Study Abroad Mini Fair, yang berlangsung dari pukul 09:00 hingga 12:00 WIB, memberikan informasi kepada mahasiswa mengenai peluang studi di luar negeri. Pada hari Rabu, 21 Agustus 2024, akan diadakan juga Bedah Buku "Waste to Energy: Teknologi Pengolahan Sampah menjadi Energi" yang akan berlangsung dari pukul 09:00 hingga 12:00 WIB.
Kegiatan GMLAF menjadi momentum penting dalam memperkuat peran perpustakaan dan arsip sebagai pusat literasi, serta sebagai upaya untuk membangun kemitraan strategis yang mendukung pembangunan berkelanjutan. Melalui GMLAF, Perpustakaan dan Arsip UGM berkomitmen untuk mendukung SDGs ke-4 dengan menyediakan sumber informasi yang kredibel di bazar buku, serta SDGs ke-17 dengan memperkuat kemitraan strategis melalui berbagai kolaborasi yang dihadirkan dalam acara ini.
Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) mengadakan pelatihan preservasi koleksi langka yang berlangsung pada Senin, 15 Juli 2024 di Ruang Preservasi Arsip. Pelatihan ini dipandu oleh Tim Preservasi Arsip UGM dan diikuti oleh sejumlah pustakawan dari Perpustakaan dan Arsip UGM.
Pelatihan ini bertujuan untuk mendukung program penyelamatan bentuk fisik koleksi langka yang dimiliki oleh Perpustakaan dan Arsip UGM, sehingga koleksi tersebut dapat tetap terjaga dan digunakan dalam waktu yang lebih lama. Langkah ini merupakan bagian dari upaya Perpustakaan dan Arsip UGM dalam mewujudkan Sustainable Development Goals (SDG) ke-4 yaitu pendidikan berkualitas. Sejalan dengan tujuan tersebut, kegiatan ini juga selaras dengan SDG ke-17, yaitu kemitraan untuk mencapai tujuan. Perpustakaan dan Arsip UGM berkomitmen untuk terus memperkuat kolaborasi antar profesi demi tercapainya tujuan tersebut.
Pelatihan ini bertujuan untuk mendukung program penyelamatan bentuk fisik koleksi langka yang dimiliki oleh Perpustakaan dan Arsip UGM, sehingga koleksi tersebut dapat tetap terjaga dan digunakan dalam waktu yang lebih lama. Langkah ini merupakan bagian dari upaya Perpustakaan dan Arsip UGM dalam mewujudkan Sustainable Development Goals (SDG) ke-4 yaitu pendidikan berkualitas. Sejalan dengan tujuan tersebut, kegiatan ini juga selaras dengan SDG ke-17, yaitu kemitraan untuk mencapai tujuan. Perpustakaan dan Arsip UGM berkomitmen untuk terus memperkuat kolaborasi antar profesi demi tercapainya tujuan tersebut.
Dalam pelatihan ini, para pustakawan dilatih teknik dan metode laminasi, mulai dari pembuatan lem hingga proses laminasi. Laminasi adalah proses melapisi kertas dengan tisu jepang untuk melindungi kertas dari faktor eksternal penyebab kerusakan. Diharapkan dengan pengetahuan dan keterampilan yang diperoleh dari pelatihan ini, para pustakawan dapat berkontribusi secara signifikan dalam melestarikan warisan budaya dan pengetahuan yang dimiliki oleh Perpustakaan dan Arsip UGM.
Pelatihan ini dapat menjadi langkah awal dalam rangkaian upaya pelestarian koleksi langka di UGM. Dengan kemampuan dan pengetahuan yang diperoleh dari pelatihan ini, para pustakawan diharapkan dapat berkontribusi lebih dalam menjaga warisan budaya dan pengetahuan yang dimiliki oleh Perpustakaan dan Arsip UGM.
Perpustakaan dan Arsip UGM terus berupaya meningkatkan kualitas layanan dan koleksi yang dimilikinya. Pelatihan preservasi ini adalah salah satu bentuk nyata dari komitmen tersebut, sekaligus langkah strategis dalam mendukung pendidikan berkualitas di Indonesia.
Dalam rangka meningkatkan kemampuan terhadap optimalisasi pengelolaan arsip, Sekolah Pascasarjana (SPs) UGM mengadakan acara Pelatihan Teknis Kearsipan yang berlangsung selama dua hari, mulai dari tanggal 11 hingga 12 Juni 2024. Hadir sebagai narasumber adalah para arsiparis dan pengelola arsip pada Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada. Kegiatan tersebut diperuntukkan bagi tenaga kependidikan di lingkungan SPs UGM. Pelatihan Teknis Kearsipan ini bertujuan untuk:
Memberikan pemahaman terkait proses pengelolaan arsip mulai dari pencatatan sampai dengan penataan berkas;
Meningkatkan kemampuan tenaga kependidikan dalam mengelola arsip aktif dan inaktif;
Mendorong optimalisasi pengelolaan arsip setiap unit pengolah di SPs UGM.
Bertempat di Ruang 203 Lt.2 Gedung Unit 2 SPs UGM, kegiatan pelatihan diawali dengan sambutan dari Kepala Kantor Administrasi Sekolah Pascasarjana, Ika Krisnadewi, S.Psi., M.Sc. dan Kepala Perpustakaan dan Arsip, Arif Surachman, S.IP., M.B.A.
Selanjutnya, pemaparan materi disampaikan oleh Fitria Agustina, S.I.P., M.Sc., Heri Santosa, S.ST.Ars., dan Kurniatun, S.IP. Pada kesempatan ini, ketiga narasumber dari Bidang Arsip menyampaikan beberapa materi kearsipan yaitu pengelolaan arsip aktif, penataan arsip inaktif tidak teratur, dan penyusutan arsip. Untuk mengukur pemahaman peserta, selain materi kearsipan, dilengkapi juga dengan praktik pengelolaan arsip aktif dan inaktif, pengadaan pretest dan posttest, serta pemberian tugas mandiri yang harus dikerjakan oleh masing-masing peserta.
Peserta pada kegiatan pelatihan ini diikuti oleh 23 orang tenaga kependidikan di lingkungan SPs UGM yang terdiri dari koordinator bidang akademik dan kemahasiswaan, koordinator urusan internal, pustakawan, petugas perpustakaan, pengelola layanan akademik dan serta tenaga kependidikan lain pada jabatan terkait. Melalui pemaparan materi dan praktik pengelolaan arsip tersebut, diharapkan para peserta dapat memperoleh gambaran secara nyata tentang pengelolaan arsip yang baik sesuai peraturan yang berlaku sehingga dapat menerapkannya pada unit kerja masing-masing.
Pada 16 Mei 2024, Program Studi Administrasi Perkantoran, Akademi Sekretari dan Manajemen Marsudirini (ASMI) Santa Maria Yogyakarta melaksanakan kunjungan ke Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Kunjungan dilaksanakan dengan tujuan mempelajari tentang Pengelolaan Arsip Statis di Perpustakaan dan Arsip UGM.
Peserta kunjungan diikuti 23 mahasiswa dan didampingi 1 dosen. Peserta disambut langsung oleh Kepala Bidang Arsip, Erna Widayati, S.E., M.M. dan didampingi arsiparis, Kurniatun, S.IP.
Peserta diberikan gambaran mengenai pengelolaan arsip, mulai dari arsip dinamis aktif hingga arsip statis. Peserta juga antusias pada saat sesi tanya jawab, khususnya mengenai pemindahan arsip inaktif, retensi arsip, autentikasi arsip, hingga penyimpanan arsip.
Bidang Arsip kembali menerima kunjungan dari siswa-siswi SMK pada hari Selasa tanggal 14 Mei 2024. Kunjungan kali ini berasal dari Jurusan Manajemen Perkantoran SMK Negeri I Surabaya. Kunjungan dilaksanakan di ruang pertemuan Perpustakaan dan Arsip UGM Gd L6 Lt. 2 dan diterima langsung oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP., M.B.A. dan Kepala Bidang Arsip, Erna Widayati, S.E., M.M. Kunjungan ini bertujuan untuk menjalin kemitraan atau kerjasama SMK Negeri 1 Surabaya dengan dunia industri serta menambah wawasan pengetahuan siswa-siswi, khususnya tentang kearsipan.
Dalam kunjungan ini disampaikan informasi terkait Bidang Arsip UGM dan diskusi terkait pengelolaan arsip. Kemudian sejumlah 172 siswa dan 11 guru pendamping diajak berkunjung ke depo arsip statis, ruang alih media, dan preservasi yang didampingi oleh arsiparis. Dengan melihat secara langsung pengelolaan arsip, siswa memperoleh pengalaman dan pengetahuan secara nyata terkait dunia kerja bidang kearsipan. Kunjungan ini diakhiri dengan dengan sesi foto bersama.
Perpustakaan dan Arsip kembali menerima Peserta visitasi daring Peserta Pelatihan Teknis Dasar-dasar Kearsipan Angkatan V dan VI Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Pusdiklat Kemdikbud Ristek) tahun 2024. Visitasi daring ini adalah kali kelima yang dilaksanakan atas kerja sama Pusdiklat Kemdikbud Ristek dengan Bidang Arsip UGM. Salah satu kurikulum pelatihan tersebut terdapat kegiatan visitasi praktik baik pengelolaan arsip sebagai bentuk penguatan dan pengayaan materi yang akan diikuti oleh peserta pelatihan.
Visitasi didahului perkenalan oleh Kepala Bidang Arsip UGM, Erna Widayati, SE., MM. dilanjutkan Kurniatun, S.I.P., merupakan Arsiparis Ahli Muda pada Bidang Arsip UGM. Pada kesempatan itu, Kurniatun menjelaskan praktik pengelolaan arsip statis di Bidang Arsip UGM yang disertai dengan pemutaran video tentang pengelolaan arsip statis di Universitas Gadjah Mada dan semua kegiatan terkait pengelolaan arsip statis. Dimulai dari proses akuisisi, pengolahan, pemeliharaan (preservasi), layanan arsip, sampai dengan publikasi kearsipan. Dengan adanya paparan dan video diharapkan peserta dapat memperoleh gambaran secara nyata tentang pengelolaan arsip di Bidang Arsip UGM.
