Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) kembali menjadi rujukan dalam pengelolaan arsip perguruan tinggi. Kali ini, Pusat Sosial Ekonomi dan Kebijakan Pertanian (PSEKP) Kementerian Pertanian melakukan kunjungan studi banding ke UGM pada Selasa (7/10/2025) untuk mendalami praktik terbaik dalam tata kelola arsip, inovasi layanan, dan pelestarian dokumen institusional.
Pimpinan rombongan, Eni Widajati, S.S., M.A.P., Ketua Tim Kerja SDM dan TURT, berkunjung bersama tiga arsiparis PSEKP Kementan disambut langsung oleh Erna Widayati, S.E., M.M., Kepala Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM, didampingi oleh arsiparis UGM, Dr. Herman Setyawan dan Heri Santosa, S.S.T.Ars.
Usai berdiskusi, peserta kunjungan berkesempatan meninjau ruang preservasi dan penyimpanan arsip UGM. Di sana, Heri Santosa, S.S.T.Ars. memaparkan bagaimana sistem penyimpanan dan pengendalian lingkungan
diterapkan secara ketat. “Kami melakukan pemantauan suhu, kelembapan, dan kebersihan ruang secara berkala untuk memastikan arsip terlindungi dari kerusakan fisik maupun biologis,” ungkapnya.
Dalam sambutannya, Erna Widayati menyampaikan bahwa pengelolaan arsip di UGM menempatkan arsip sebagai aset strategis universitas yang memiliki nilai historis dan administratif tinggi. “Arsip tidak hanya berfungsi sebagai dokumentasi masa lalu, tetapi juga sumber informasi untuk perencanaan dan pengambilan keputusan di masa depan. Karena itu, kami berkomitmen menjaga standar tertinggi dalam sistem kearsipan,” ujarnya.
Diskusi berlangsung dinamis, membahas sistem penilaian pengawasan kearsipan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), pengembangan SDM arsiparis, serta implementasi digitalisasi dalam pelestarian arsip vital.
Usai berdiskusi, peserta kunjungan berkesempatan meninjau ruang preservasi dan penyimpanan arsip UGM. Di sana, Heri Santosa, S.S.T.Ars. memaparkan bagaimana sistem penyimpanan dan pengendalian
lingkungan diterapkan secara ketat. “Kami melakukan pemantauan suhu, kelembapan, dan kebersihan ruang secara berkala untuk memastikan arsip terlindungi dari kerusakan fisik maupun biologis,” ungkapnya.
Kunjungan ini bertujuan untuk memperkuat tata kelola arsip di lingkungan Kementerian Pertanian, sekaligus memperluas jejaring kelembagaan di bidang kearsipan. Kegiatan ini sejalan dengan komitmen Perpustakaan dan Arsip UGM dalam mendukung Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs), terutama SDG 16 (Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh) melalui tata kelola arsip yang transparan dan akuntabel, SDG 4 (Pendidikan Berkualitas) melalui berbagi pengetahuan dan praktik baik antarlembaga, serta SDG 17 (Kemitraan untuk Mencapai Tujuan) dengan memperkuat kerja sama lintas institusi untuk membangun tata kelola arsip nasional yang berkelanjutan.
Melalui kegiatan ini, Perpustakaan dan Arsip UGM kembali menegaskan perannya sebagai pusat keunggulan kearsipan perguruan tinggi Indonesia, yang tak hanya menjaga warisan dokumenter universitas, tetapi juga menjadi mitra strategis dalam membangun ekosistem tata kelola informasi yang berintegritas dan berkelanjutan.
Kontributor: Wasilatul Baroroh