Yogyakarta, 12 Juni 2024

Dalam rangka meningkatkan kemampuan terhadap optimalisasi pengelolaan arsip, Sekolah Pascasarjana (SPs) UGM mengadakan acara Pelatihan Teknis Kearsipan yang berlangsung selama dua hari, mulai dari tanggal 11 hingga 12 Juni 2024. Hadir sebagai narasumber adalah para arsiparis dan pengelola arsip pada Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada. Kegiatan tersebut diperuntukkan bagi tenaga kependidikan di lingkungan SPs UGM. Pelatihan Teknis Kearsipan ini bertujuan untuk:

1. Memberikan pemahaman terkait proses pengelolaan arsip mulai dari pencatatan sampai dengan penataan berkas;
2. Meningkatkan kemampuan tenaga kependidikan dalam mengelola arsip aktif dan inaktif;
3. Mendorong optimalisasi pengelolaan arsip setiap unit pengolah di SPs UGM.

Bertempat di Ruang 203 Lt.2 Gedung Unit 2 SPs UGM, kegiatan pelatihan diawali dengan sambutan dari Kepala Kantor Administrasi Sekolah Pascasarjana, Ika Krisnadewi, S.Psi., M.Sc. dan Kepala Perpustakaan dan Arsip, Arif Surachman, S.IP., M.B.A.

Selanjutnya, pemaparan materi disampaikan oleh Fitria Agustina, S.I.P., M.Sc., Heri Santosa, S.ST.Ars., dan Kurniatun, S.IP. Pada kesempatan ini, ketiga narasumber dari Bidang Arsip menyampaikan beberapa materi kearsipan yaitu pengelolaan arsip aktif, penataan arsip inaktif tidak teratur, dan penyusutan arsip. Untuk mengukur pemahaman peserta, selain materi kearsipan, dilengkapi juga dengan praktik pengelolaan arsip aktif dan inaktif, pengadaan pretest dan posttest, serta pemberian tugas mandiri yang harus dikerjakan oleh masing-masing peserta.

Peserta pada kegiatan pelatihan ini diikuti oleh 23 orang tenaga kependidikan di lingkungan SPs UGM yang terdiri dari koordinator bidang akademik dan kemahasiswaan, koordinator urusan internal, pustakawan, petugas perpustakaan, pengelola layanan akademik dan serta tenaga kependidikan lain pada jabatan terkait. Melalui pemaparan materi dan praktik pengelolaan arsip tersebut, diharapkan para peserta dapat memperoleh gambaran secara nyata tentang pengelolaan arsip yang baik sesuai peraturan yang berlaku sehingga dapat menerapkannya pada unit kerja masing-masing.

Berkaitan dengan langkah progresif menuju pembangunan yang lebih berkelanjutan, Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada memiliki sebuah balkon kantor yang diubah menjadi ruang terbuka hijau yang menarik. Langkah ini merupakan bagian dari komitmen untuk menerapkan Sustainable Development Goals (SDGs) nomor 3, 13, dan 15 yang bertujuan untuk meningkatkan kesehatan, mengatasi perubahan iklim, serta menjaga kehidupan darat yang berkelanjutan.

Penyediaan ruang terbuka hijau di balkon kantor ini bukan hanya bertujuan guna memperindah pemandangan, tetapi juga bermaksud untuk menciptakan lingkungan kerja yang lebih sehat dan sejuk bagi para pegawai. Hal ini disebabkan keberadaan aneka tanaman hijau di balkon kantor Bidang Arsip dapat membantu menyaring udara dari polusi dan meningkatkan kualitas udara menjadi lebih baik. Ragam tanaman hijau juga dinilai dapat memberikan efek relaksasi yang bisa mengurangi stres sehingga dapat meningkatkan produktivitas pegawai.

Selain manfaat kesehatan, kehadiran tanaman hijau di balkon kantor juga membantu dalam mengatasi atau mengurangi dampak perubahan iklim pada poin SDGs nomor 13. Aneka tanaman tersebut berfungsi untuk mengurangi emisi gas rumah kaca yang dihasilkan oleh sektor transportasi. Tanaman hijau berperan penting dalam menyerap karbondioksida dari udara dan menghasilkan oksigen sehingga membantu mengurangi jejak karbon dan memperbaiki kualitas udara di lingkungan sekitar kantor.

Upaya ini juga berkontribusi pada SDGs nomor 15 yang menekankan pentingnya kehidupan darat yang berkelanjutan. Dalam era di mana keberlanjutan menjadi semakin penting, upaya seperti penyediaan tanaman hijau di balkon kantor merupakan langkah kecil yang dapat diambil oleh organisasi untuk mendukung pelestarian keanekaragaman hayati dan menjaga ekosistem perkotaan yang sehat. Penyediaan berbagai macam tanaman hijau di balkon kantor tersebut juga membuat Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip secara tidak langsung turut berperan serta dalam menciptakan lingkungan kerja yang lebih hijau dan menyegarkan bagi para pegawai dan pengunjungnya.

Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa langkah kecil ini adalah bagian dari upaya bersama untuk menciptakan masa depan yang lebih hijau, sehat, dan peduli lingkungan. Adapun, penyediaan tanaman hijau di balkon kantor Bidang Arsip bukan hanya sebuah inisiatif lingkungan, tetapi juga merupakan salah satu bentuk upaya organisasi dalam mendukung pencapaian Sustainable Development Goals (SDGs).

(Kontributor: Farah Zayyinah Faiqotulhimmah)

Universitas Gadjah Mada (UGM) berhasil meraih kualifikasi akreditasi “AA” (Istimewa) Tingkat Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi. Penyerahan penghargaan secara luring pada tanggal 28 Mei 2024 di Hotel Mercure Samarinda, Kalimantan Timur. Pada acara yang dihadiri lebih dari 750 peserta dari seluruh Indonesia, UGM dinobatkan sebagai salah satu institusi yang berhasil meraih kualifikasi akreditasi "AA" Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi. Penghargaan ini menjadi bukti nyata atas dedikasi Perpustakaan dan Arsip dalam melestarikan dan mengembangkan ilmu kearsipan di lingkup UGM.

Penghargaan ini diserahkan secara langsung oleh Plt. Kepala ANRI, Drs. Imam Gunarto, M.Hum. kepada Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, S.IP., M.B.A. pada acara Puncak Peringatan Hari Kearsipan ke-53. Kriteria akreditasi yang ketat dan standar yang tinggi menjadikan pencapaian ini semakin membanggakan bagi UGM.

Dalam sambutannya, Sekretaris Utama ANRI, Rini Agustiani, SH, MAP, menyampaikan selamat kepada keempat instansi yang memperoleh kualifikasi akreditasi “AA” yaitu Universitas Gadjah Mada, Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, Kementerian Perindustrian Republik Indonesia, dan Politeknik

Kesehatan Kementerian Kesehatan Republik Indonesia Jakarta III. Beliau juga menyampaikan bahwa akreditasi merupakan wujud pelaksanaan integrasi program kerja kearsipan, “Pengarusutamaan pembangunan program kearsipan nasional yang meliputi tertib arsip, tranformasi digital kearsipan, dan memori kolektif bangsa melalui sinergitas program pembinaan dan pengawasan kearsipan”, tuturnya.

Akreditasi "AA" dalam bidang Arsip, Perpustakaan, dan Arsip ini menegaskan posisi UGM sebagai salah satu perguruan tinggi terkemuka di Indonesia yang tidak hanya unggul dalam bidang pendidikan dan penelitian, tetapi juga dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip secara efektif dan efisien.

Ke depan, UGM berkomitmen untuk terus meningkatkan kualitas layanan arsip universitas guna mendukung pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta memberikan kontribusi positif bagi masyarakat Indonesia.

Pada 30 Mei 2024, Program Studi Ilmu Informasi dan Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Airlangga melaksanakan kunjungan kuliah lapangan ke Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Kunjungan dilaksanakan dengan tujuan meningkatkan wawasan mengenai pengelolaan arsip, mengetahui koleksi-koleksi arsip Universitas Gadjah Mada, dan meningkatkan wawasan khasanah arsip secara digital. Peserta diberikan gambaran mengenai pengelolaan arsip, mulai dari arsip dinamis aktif hingga arsip statis.

Peserta kunjungan diikuti 118 mahasiswa dan didampingi 6 dosen. Kunjungan diterima di ruang pertemuan Perpustakaan dan Arsip UGM Gd L6 Lt. 2 oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP., M.B.A. dan arsiparis Fitria Agustina, S.I.P., M.Sc.

Kamis 21 Mei 2024, jajaran staff Fakultas Ilmu Sosial dan Politik (FISIP) UPN Veteran Yogyakarta melaksanakan kunjungan ke Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Kunjungan dilaksanakan dengan tujuan mempelajari tentang Pengelolaan Arsip Statis di Perpustakaan dan Arsip di UGM.

Arsip Universitas Gadjah Mada mempunyai sejumlah sarana dan prasarana penting untuk menanggapi keadaan darurat yang dapat terjadi di kemudian hari. Sarpras ini merupakan salah satu bentuk pencegahan dan kesiapsiagaan bencana sekaligus guna mendukung pencapaian Sustainable Development Goals (SDGs) nomor 11. Menilik dari sarana dan prasarana yang ada, Arsip UGM telah mengadopsi serangkaian langkah yang bertujuan untuk menciptakan lingkungan yang lebih aman dan tangguh bagi seluruh pegawai dan pengunjungnya.

Arsip Universitas Gadjah Mada mempunyai sejumlah sarana dan prasarana penting untuk menanggapi keadaan darurat yang dapat terjadi di kemudian hari. Sarpras ini merupakan salah satu bentuk pencegahan dan kesiapsiagaan bencana sekaligus guna mendukung pencapaian Sustainable Development Goals (SDGs) nomor 11. Menilik dari sarana dan prasarana yang ada, Arsip UGM telah mengadopsi serangkaian langkah yang bertujuan untuk menciptakan lingkungan yang lebih aman dan tangguh bagi seluruh pegawai dan pengunjungnya.

Upaya tersebut mencakup penguatan fasilitas evakuasi yang tersebar di seluruh area instansi. Arsip UGM memasang pintu keluar darurat yang ditempatkan secara strategis di seluruh area guna memberikan akses jalan keluar yang cepat dan aman saat terjadi situasi darurat, seperti peristiwa kebakaran atau bencana alam. Selain itu, penetapan rute evakuasi yang jelas dan ditandai dengan baik dapat memberikan panduan kepada semua orang untuk menuju titik evakuasi dengan cepat dan efisien. Instansi ini turut memastikan bahwa rute-rute tersebut mudah diakses dan dipahami oleh semua orang apabila terjadi keadaan darurat. Hal tersebut dikarenakan, Arsip UGM telah memetakan rute-rute evakuasi dengan cermat hingga melakukan pemasangan papan petunjuk evakuasi yang tersebar di tiap lantai.

Upaya lain yang diterapkan oleh Arsip UGM adalah melakukan pengadaan Alat Pemadam Api Ringan (APAR) sebagai bagian dari strategi kesiapsiagaan bencana terkait alat penanganan kebakaran. Meninjau dari APAR yang tersedia, dapat diketahui bahwa Arsip UGM rutin melakukan pemeriksaan kondisi pada alat tersebut. Kegiatan ini berfungsi guna memastikan bahwa APAR yang tersedia selalu siap digunakan, berfungsi dengan baik, dan memenuhi standar keselamatan yang berlaku. Alat pemadam kebakaran yang penting tersebut ditempatkan secara strategis di tiap lantai sehingga memberi peluang respons yang cepat untuk menanggulangi kebakaran pada tahap awal sebelum menjadi lebih besar dan tidak terkendali. Adapun, dengan melengkapi fasilitasnya melalui pengadaan APAR yang mudah diakses, maka Arsip UGM dapat meningkatkan tingkat keselamatan para pegawai dan pengunjung sekaligus meminimalkan risiko kerugian fisik dan dampak sosial ekonomi dari peristiwa kebakaran.

(Kontributor: Farah Zayyinah Faiqotulhimmah)

Pada 16 Mei 2024, Program Studi Administrasi Perkantoran, Akademi Sekretari dan Manajemen Marsudirini (ASMI) Santa Maria Yogyakarta melaksanakan kunjungan ke Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Kunjungan dilaksanakan dengan tujuan mempelajari tentang Pengelolaan Arsip Statis di Perpustakaan dan Arsip UGM.

Peserta kunjungan diikuti 23 mahasiswa dan didampingi 1 dosen. Peserta disambut langsung oleh Kepala Bidang Arsip, Erna Widayati, S.E., M.M. dan didampingi arsiparis, Kurniatun, S.IP.

Peserta diberikan gambaran mengenai pengelolaan arsip, mulai dari arsip dinamis aktif hingga arsip statis. Peserta juga antusias pada saat sesi tanya jawab, khususnya mengenai pemindahan arsip inaktif, retensi arsip, autentikasi arsip, hingga penyimpanan arsip.

Bidang Arsip kembali menerima kunjungan dari siswa-siswi SMK pada hari Selasa tanggal 14 Mei 2024. Kunjungan kali ini berasal dari Jurusan Manajemen Perkantoran SMK Negeri I Surabaya. Kunjungan dilaksanakan di ruang pertemuan Perpustakaan dan Arsip UGM Gd L6 Lt. 2 dan diterima langsung oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP., M.B.A. dan Kepala Bidang Arsip, Erna Widayati, S.E., M.M. Kunjungan ini bertujuan untuk menjalin kemitraan atau kerjasama SMK Negeri 1 Surabaya dengan dunia industri serta menambah wawasan pengetahuan siswa-siswi, khususnya tentang kearsipan.

Dalam kunjungan ini disampaikan informasi terkait Bidang Arsip UGM dan diskusi terkait pengelolaan arsip. Kemudian sejumlah 172 siswa dan 11 guru pendamping diajak berkunjung ke depo arsip statis, ruang alih media, dan preservasi yang didampingi oleh arsiparis. Dengan melihat secara langsung pengelolaan arsip, siswa memperoleh pengalaman dan pengetahuan secara nyata terkait dunia kerja bidang kearsipan. Kunjungan ini diakhiri dengan dengan sesi foto bersama.

Yogyakarta, 27 Februari 2024 - Perpustakaan dan Arsip mengambil langkah berani dalam mendukung pencapaian Sustainable Development Goals (SDGs) nomor 4, yakni pendidikan berkualitas, dengan mengadakan program layanan akses arsip bagi sivitas akademika UGM dan umum. Program ini diarahkan guna memastikan bahwa informasi yang terkandung di dalam arsip dapat diakses oleh para pengguna untuk meningkatkan mutu, pendidikan, atau sebagai bahan penelitian.

Layanan akses arsip merupakan salah satu kegiatan yang dapat dimanfaatkan oleh para pengguna untuk mencari, mengakses, dan membaca khazanah arsip statis yang tersedia di Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Baik dalam bentuk arsip tekstual, arsip audiovisual, maupun arsip bentuk khusus sesuai sifat dan tingkat keterbukaan hak aksesnya. Salah satu aspek penting dari kegiatan ini adalah memastikan bahwa arsip-arsip yang berkaitan dengan UGM, seperti sejarah, jati diri, dan perkembangan UGM, kebijakan dan inovasi, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat hingga organisasi dan Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) dapat tersedia dan diakses dengan mudah oleh para pengguna. Untuk mendukung hal tersebut, layanan akses arsip dibuka pada hari Senin-Kamis pukul 08.00-16.00 WIB dan hari Jumat pukul 08.00-16.30 WIB.

Berlokasi di Gedung L7 Lantai 2, Kompleks Perpustakaan UGM, Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM memfasilitasi para pengguna dalam kegiatan pencarian arsip melalui sarana temu kembali, berupa Daftar Arsip Statis (DAS) serta Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS) Arsip UGM yang terletak di Ruang Baca. Setelah itu, pengguna akan mengisi formulir akses arsip dan menyerahkannya kepada Petugas Ruang Baca untuk membantu pengambilan arsip.

Sebagai sumber informasi, arsip memiliki aksesibilitas yang berbeda dari bahan pustaka yang memungkinkan pengguna untuk mengaksesnya secara mandiri. Pengambilan fisik arsip di ruang simpan hak aksesnya dibatasi, hanya petugas depo yang boleh mengambil arsip. Dalam hal ini, proses akses terhadap arsip tidak dapat dilakukan secara langsung oleh pengguna tanpa bantuan atau pendampingan dari petugas yang bertanggung jawab. Prosedur khusus ini diperlukan untuk menjaga integritas dan keamanan informasi yang terkandung di dalam arsip. Kendati demikian, para pengguna tetap dapat membaca arsip di Ruang Baca yang disediakan oleh Perpustakaan dan Arsip UGM sesuai jam buka layanan.

(Kontributor: Farah Zayyinah Faiqotulhimmah)

Senin, 13 Mei 2024, lima orang mahasiswa Ilmu Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta melakukan observasi tentang kearsipan ke Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada. Observasi dilakukan melalui wawancara mengenai arsip dinamis. Proses wawancara didampingi oleh arsiparis ahli muda, Kurniatun, S.IP. dan observasi tempat penyimpanan arsip dinamis aktif oleh pranata kearsipan, Nabiilah Khusnul Afifah, A.Md.