Gagasan pendirian Balai Pembinaan Adminitrasi (BPA) UGM bermula dari gagasan/ cita-cita yang berasal dari beberapa pihak, yaitu :
- Kementerian Dalam Negeri
- Universitas Gadjah Mada (Fakultas Sosial dan Politik UGM)
- Kepala Daerah Istimewa Yogyakarta
- International Cooperation Administration (ICA)
Gagasan ini bertujuan untuk mendapatkan tenaga-tenaga ahli dalam bentuk Public Administration Program (PAP). Penyelengaraannya diselenggarakan oleh ICA yang teknis pelaksanaannya diawasi oleh Seksi Ilmu Usaha Negara Fakultas Sosial dan Politik, yang mempunyai tugas mengembangkan Ilmu Administrasi Negara. Gagasan tersebut sebenarnya sudah direncanakan oleh Departemen Dalam Negeri, tapi karena suatu hal mengalami kemacetan. Sementara itu, Kepala Daerah DIY telah mendatangkan seorang ahli statistik dari ICA untuk membantu bagaimana cara penyelenggaraan pekerjaan di lingkungan Pemerintah Daerah Istimewa Yogyakarta dengan baik. Ahli statistik tersebut menganjurkan kepada Sri Sultan HB IX, supaya di Yogyakarta ada suatu institut yang dapat memberikan latihan-latihan kepada para pegawai pemerintah Daerah Istimewa Yogyakarta. Dalam hal ini diharapkan bantuan dari Universitas Gadjah Mada. (Sumber Arsip: Laporan BPA UGM,AS5/OA.LR.05/3)
Berdasarkan Peraturan Senat UGM No. 3 Tahun 1960 maka pada tanggal 19 April 1960 lahirlah Balai Latihan dan Penyelidikan Tata Usaha Pembangunan Lembaga-lembaga Masyarakat dan Negara. Setelah pendirian lembaga tersebut, pada Bulan Mei 1960 PAP dilikuidasi karena sebagian tugasnya sudah terakomodasi dalam tugas balai tersebut. Setelah berjalan selama 16 bulan dirasakan perlunya perubahan nama lembaga karena nama lembaga terlalu panjang. Dengan Keputusan Rapat Senat UGM tanggal 23 Agustus 1961, nama Balai Latihan dan Penyelidikan Tata Usaha Pembangunan Lembaga-lembaga Masyarakat dan Negara menjadi Balai Pembinaan Administrasi. (sumber Arsip: Pantja Warsa BPA UGM 19 April 1960, AS3/RC.FU/1). Dari berdiri hingga tanggal 31 Agustus 1961, BPA berkantor di Bulaksumur Blok H/6, Yogyakarta, kemudian tanggal 1 September 1961 menempati gedungnya sendiri yang ada di Sekip Yogyakarta.