Arsip UGM bertanggung jawab dalam membangun manajemen kearsipan di lingkungan UGM. Salah satu perangkat yang diperlukan adalah peraturan kearsipan. Dalam rangka melaksanakan tanggung jawab tersebut, Arsip UGM pada tahun 2016 telah merancang draft sistem klasifikasi arsip. Penyusunan draf didahului dengan survei ke unit kerja UGM diantaranya fakultas, direktorat, pusat studi, kantor, dan bagian untuk mendaptkan gambaran tentang khazanah arsip yang tercipta di UGM. Hasil survei tersebut kemudian digunakan sebagai bahan dalam menyusun rancangan sistem klasifikasi arsip yang akan digunakan sebagai pedoman bagi seluruh unit kerja di lingkungan UGM.
Draft sistem klasifikasi arsip yang telah disusun tersebut kemudian di bahas bersama dengan mengundang seluruh Kepala Kantor Administrasi di lingkungan UGM serta perwakilan pimpinan, arsiparis, dan pengelola arsip UGM. Pembahasan draf dilakukan dalam FGD yang diselenggarakan pada tanggal 5 dan 6 September 2016. FGD tersebut berhasil menjaring berbagai masukan sekaligus telah dilakukan perbaikan/penyempurnaan draft sistem klasifikasi arsip. Selanjutnya draf tersebut akan diproses menjadi peraturan Rektor UGM.