Arsip tidak bisa lepas dari kegiatan administrasi, dalam arti kegiatan administrasi pasti akan menghasilkan arsip. Arsip tidak hanya dikelola dan disimpan oleh unit kerja atau lembaga kearsipan saja, namun seorang individu personal juga bisa melakukan kegiatan pengelolaan dan penyimpanan arsip. Kesadaran akan pentingnya sebuah pengelolaan arsip yang baik selarasa dengan UU Kearsipan yang mewajibkan setiap lembaga pemerintahan maupun perusahaan swasta untuk mengelola arsipnya. Kesadaran akan pentingya pengelolaan arsip ini juga dirasakan oleh Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Sardjito yang pada tanggal 4 April 2018 melakukan benchmarking / kunjungan ke Arsip UGM.
Peserta kunjungan dari RSUP Dr. Sardjito diterima oleh Kepala Arsip UGM, Kepala Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan, Kepala Bidang Inovasi, Pelestarian dan Konservasi Arsip, serta dua orang petugas arsip. Tujuan dari kunjungan ini adalah untuk memperoleh gambaran nyata dalam rangka pengupayaan pengembangan dan pendayagunaan gedung record center yang telah ada. Record center adalah tempat menyimpan arsip-arsip dari unit kerja yang masa penggunaannya sudah menurun akan tetapi masih perlu digunakan. Mengingat struktur organisasi RSUP Dr. Sardjito sangat besar dan kompleks, arsip yang tercipta di RSUP Dr. Sardjito baik tekstual maupun elektronik diharapkan dapat terkelola dengan baik, sehingga informasi yang terkandung dalam arsip dapat dimanfaatkan secara maksimal.
Peserta kunjungan yang berjumlah kurang lebih 40 orang sangat terkesan oleh penjelasan yang didapat saat melakukan kunjungan. Mereka menganggap bahwa Arsip UGM layak dan pantas sebagai landasan acuan untuk belajar tata pengelolaan arsip yang baik. Arsip UGM juga dirasa sudah mencukupi standar baik dari sarana, prasarana, SDM dan sistem kerja. Sebagai tuan rumah Arsip UGM merasa terhormat bisa berbagi dengan tetangga dekat. Dari kunjungan ini Arsip UGM juga mendapat wawasan baru mengenai pengelolaan arsip di Rumah Sakit. Perbedaan tupoksi antara lembaga kearsipan perguruan tinggi dengan rumah sakit, dapat menjadi tambahan khazanah pengelolaan arsip yang nanti dapat memajukan kearsipan di Indonesia.