Sesuai dengan amanah Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 pasal 48 Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib memiliki JRA. Setelah melalui persetujuan dari Kepala ANRI, Universitas Gadjah Mada telah menetapkan Peraturan Rektor Nomor 2 Tahun 2020 tentang Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan UGM. Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang digunakan sebagai pedoman dalam penyusutan dan penyelamatan arsip.
JRA merupakan salah satu instrumen pengelolaan arsip dinamis yang harus dimiliki oleh perguruan tinggi. Dengan adanya JRA ini, unit kerja di lingkungan UGM dapat menggunakannya sebagai pedoman dalam pelaksanaan penyusutan arsip. Peraturan ini merupakan salah satu upaya untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien di lingkungan UGM.
Peraturan Rektor Nomor 2 Tahun 2020 tentang Jadwal Retensi Arsip di lingkungan Universitas Gadjah Mada dapat diunduh pada tautan berikut: ugm.id/jraugm