Tanggal 10 Juli 2020, UGM secara resmi telah memiliki 4 instrumen pengelolaan arsip dinamis. Hal tersebut ditandai dengan diterbitkannya Peraturan Rektor UGM Nomor 4 Tahun 2020 tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip di Lingkungan UGM. Sebelumnya UGM telah mengesahkan 3 instrumen lainnya dalam bentuk peraturan rektor yaitu tata naskah dinas, klasifikasi arsip, dan jadwal retensi arsip.
Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis disusun sebagai dasar untuk melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan publik terhadap akses arsip. Pada era keterbukaan seperti saat ini, arsip dinamis pada prinsipnya terbuka dan dapat diakses oleh publik, kecuali yang dinyatakan tertutup, seperti yang telah diatur dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
“Peraturan Rektor ini dapat digunakan oleh pengelola dokumen di unit kerja lingkungan UGM sebagai pedoman untuk menentukan arsip mana yang boleh dipublish dan mana yang tertutup untuk publik.” ungkap Kepala Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan, Drs. Supriyanto, MPA. Dengan adanya 4 instrumen tersebut diharapkan pengelolaan arsip di lingkungan UGM dapat dilakukan dengan lebih baik, mulai dari tahap penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, dan penyusutan arsip.
Peraturan Rektor UGM Nomor 4 Tahun 2020 tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip di Lingkungan UGM dapat diunduh pada tautan berikut: Peraturan Rektor UGM Nomor 4 Tahun 2020.