Pengelolaan arsip bukan hanya tentang menyimpan dokumen, tetapi juga tentang mengambil keputusan tepat kapan dan bagaimana dokumen perlu dimusnahkan. Itulah yang dilakukan oleh Perpustakaan dan Arsip UGM saat melaksanakan pemusnahan arsip inaktif milik Bidang Arsip untuk periode tahun 2005–2011, pada Jumat (11/7) di Ruang Sidang Arsip, Gedung L7 Lantai 2.
Kegiatan ini dipimpin oleh Kepala Bidang Arsip, Erna Widayati, S.E., M.M., yang menekankan bahwa pemusnahan arsip merupakan bagian integral dari siklus manajemen kearsipan yang bertanggung jawab. "Proses ini tidak hanya mengoptimalkan ruang penyimpanan, tetapi juga memastikan bahwa informasi sensitif tidak dapat diakses atau disalahgunakan oleh pihak yang tidak berwenang," ujarnya dalam sambutan.
Proses pemusnahan dilakukan dengan metode perajangan, yaitu penghancuran dokumen menggunakan mesin pemotong khusus hingga menjadi serpihan kecil yang tidak bisa dibaca atau dipulihkan. Metode ini memastikan keamanan informasi dan perlindungan data institusi.
Langkah ini sejalan dengan komitmen UGM dalam menerapkan tata kelola arsip yang transparan, efisien, dan berkelanjutan, sekaligus mendukung pencapaian Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs). Khususnya, SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh, melalui penguatan kelembagaan yang akuntabel dan terbuka, serta SDG 12: Konsumsi dan Produksi yang Bertanggung Jawab, melalui praktik pengelolaan dokumen yang efisien dan selektif.
Dengan pelaksanaan pemusnahan arsip ini, UGM menegaskan bahwa pengelolaan informasi bukan hanya soal pelestarian, tetapi juga tentang keberanian untuk menjaga integritas sistem dokumentasi institusi demi kepentingan tata kelola jangka panjang.
Kontributor: Wasilatul Baroroh