Upaya memperkuat sistem kearsipan berbasis pengetahuan dan kolaborasi antarperguruan tinggi kembali digelorakan. Kamis (24/7), sembilan arsiparis dari Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) Universitas Padjadjaran (UNPAD) melakukan kunjungan ke Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM). Kegiatan yang berlangsung di Ruang Sidang Arsip, Gedung L7 lantai 2 ini menjadi ruang pertukaran gagasan sekaligus praktik baik dalam tata kelola arsip perguruan tinggi.
Kunjungan ini dipimpin oleh Ujang Suherman dan disambut langsung oleh Erna Widayati, S.E., M.M., selaku Kepala Bidang Arsip, didampingi oleh Fitria Agustina, S.IP., M.Sc., Arsiparis UGM. Agenda dimulai dengan pemaparan pengantar tentang sejarah, struktur, serta program kerja Bidang Arsip, yang dilanjutkan dengan sesi diskusi dinamis seputar tantangan dan strategi pengelolaan arsip inaktif dan arsip statis di lingkungan universitas.
"Kami sangat terbuka terhadap kolaborasi dan pertukaran pengetahuan lintas institusi, terutama dalam konteks kearsipan perguruan tinggi yang kini semakin menuntut tata kelola yang adaptif, terdokumentasi dengan baik, dan sesuai kaidah," ujar Erna Widayati dalam sambutannya.
Kegiatan kemudian dilanjutkan dengan kunjungan lapangan ke ruang record center dan depo arsip statis, di mana peserta mendapatkan penjelasan teknis terkait sistem penyimpanan, penataan, serta perawatan oleh Fitria Agustina. Peserta tampak antusias menggali informasi praktis terkait manajemen arsip.
Menurut Ujang Suherman, kunjungan ini sangat penting untuk mendapatkan referensi konkret dalam memperkuat tata kelola arsip di lingkungan FISIP
UNPAD. "Kami ingin belajar dari sistem yang sudah terbangun di UGM, termasuk bagaimana sumber daya manusia (SDM) arsiparis diberdayakan untuk mendukung akuntabilitas dan transparansi kelembagaan," ungkapnya.
Kegiatan ini menjadi cermin nyata peran strategis arsip dalam menopang sistem informasi perguruan tinggi yang kredibel dan berkelanjutan. Dalam konteks yang lebih luas, inisiatif ini turut mendukung pencapaian Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs), khususnya SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh, dengan mendorong praktik kelembagaan yang transparan dan bertanggung jawab, serta SDG 17: Kemitraan untuk Mencapai Tujuan, melalui penguatan jejaring antar arsiparis di lingkungan akademik.
Dengan semangat kolaboratif, Perpustakaan dan Arsip UGM terus mengukuhkan perannya sebagai pusat pengelolaan pengetahuan yang bukan hanya menjaga masa lalu, tetapi juga membentuk pondasi untuk tata kelola universitas masa depan yang tangguh, terbuka, dan berbasis data.
Kontributor: Wasilatul Baroroh
