Upaya memperkuat praktik kearsipan mendorong perwakilan arsiparis Universitas Islam Negeri (UIN) Sunan Kalijaga melakukan kunjungan studi ke Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) pada Selasa, 18 November 2025. Kegiatan yang berlangsung di Ruang Sidang Perpustakaan dan Arsip UGM ini berfokus pada studi lapangan terkait record center dan pengelolaan arsip statis.
Rombongan dipimpin oleh Muhammad Mahyudin, S.H., M.A., Kepala Bagian Tata Usaha Biro AUK UIN Sunan Kalijaga, bersama lima orang staf. Mereka datang untuk mempelajari lebih jauh praktik pengelolaan record center serta arsip statis yang diterapkan UGM. Melalui kunjungan ini, rombongan ingin melihat secara langsung bagaimana Perpustakaan dan Arsip UGM membangun sistem penyimpanan arsip jangka panjang, menjalankan pendampingan kepada unit-unit pencipta, dan menumbuhkan budaya sadar arsip yang menjadi dasar pengelolaan informasi institusi.
Kunjungan diterima oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, S.I.P., M.B.A., bersama Kepala Bidang Arsip, Erna Widayati, S.E., M.M., dan Ully Isnaeni Effendi, S.E., M.Sc., arsiparis UGM. Dalam pemaparannya, Arif menekankan perlunya kesadaran arsip di tingkat fakultas sebagai dasar tata kelola yang kuat. “Arsiparis di fakultas perlu benar-benar aware dengan arsip yang mereka miliki. Sikap sadar arsip menjaga kesinambungan dokumentasi agar tetap mudah ditelusuri,” jelasnya.
Dalam sesi diskusi, Muhammad Mahyudin menyampaikan tantangan yang kerap ditemui di lingkungan kerja. “Kami masih mencari cara yang tepat agar unit-unit kerja lebih proaktif menyerahkan arsip. Selain itu, masih ada pandangan yang menganggap arsiparis hanya mengurus surat, dan kami ingin memperkuat posisi arsiparis agar dipahami sebagai bagian penting dalam tata kelola institusi,” ujarnya.
Menanggapi hal tersebut, Erna Widayati menjelaskan pentingnya pendampingan yang dilakukan secara konsisten oleh lembaga kearsipan pusat. “Yang memahami konteks arsip adalah unit pencipta. Arsip pusat mendampingi prosesnya secara masif dan memastikan prosedurnya berjalan sesuai aturan. Dukungan pimpinan menjadi penggerak yang sangat memengaruhi pola kerja kearsipan,” ungkapnya.
Erna Widayati juga menekankan peran strategis arsiparis dalam menjaga memori institusi. “Pendampingan arsip melindungi informasi yang menjadi dasar perjalanan organisasi. Arsiparis memegang tanggung jawab penting, karena kualitas arsip yang terjaga mencerminkan kualitas lembaga,” tuturnya.
Setelah sesi diskusi, rombongan UIN meninjau depo arsip UGM bersama Ully Isnaeni Effendi. Melalui kunjungan ini, peserta melihat langsung standar penyimpanan arsip, sistem pengawasan, serta pengaturan ruang yang diterapkan UGM dalam menjaga arsip yang dimiliki.
Kegiatan ini turut mendukung capaian Sustainable Development Goals (SDGs). Penguatan kapasitas arsiparis serta praktik pendampingan arsip di lingkungan perguruan tinggi menjadi kontribusi nyata terhadap SDG 16 (Perdamaian, Keadilan, dan Institusi yang Kuat). Selain itu, kerja sama antara UGM dan UIN memperlihatkan semangat SDG 17 (Kemitraan untuk Mencapai Tujuan).
Kunjungan ini memperlihatkan bahwa arsip merupakan pondasi penting dari memori institusi. Melalui pendampingan yang berkelanjutan, kesadaran arsip, dan kolaborasi antarlembaga, tata kelola kearsipan dapat berkembang lebih kuat dan menjamin keberlangsungan informasi dari masa ke masa.
Kontributor: Wasilatul Baroroh