Universitas Gadjah Mada (UGM) memperkuat kesiapan penyelenggaraan kearsipan di lingkungan universitas melalui Workshop Persiapan Pengawasan Kearsipan Internal yang diselenggarakan pada Rabu (19/8) di Ruang Seminar Lantai 2, Perpustakaan dan Arsip UGM. Kegiatan ini diikuti oleh perwakilan unit kerja di lingkungan UGM, termasuk fakultas, direktorat, pusat studi, rumah sakit serta unsur terkait lainnya.
Kegiatan dibuka oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, S.I.P., M.B.A. Dalam sambutannya, Arif menekankan pentingnya pengelolaan arsip sebagai bagian dari tata kelola kelembagaan yang baik. Pengelolaan arsip yang tertib tidak hanya berkaitan dengan penyimpanan dokumen, tetapi juga mendukung akuntabilitas, transparansi, aksesibilitas informasi, dan keberlangsungan memori kelembagaan.
Penguatan tata kelola kearsipan menjadi bagian penting dalam mendukung penyelenggaraan administrasi universitas yang efektif dan dapat dipertanggungjawabkan. Arsip yang dikelola secara sistematis memungkinkan informasi ditemukan kembali dengan cepat, tersedia ketika dibutuhkan, serta dapat menjadi bukti atas pelaksanaan kegiatan dan pengambilan keputusan di lingkungan UGM.
Kepala Bidang Arsip Perpustakaan dan Arsip UGM, Erna Widayati, S.E., M.M., turut memberikan pengantar mengenai pentingnya kesiapan unit kerja dalam menghadapi pengawasan kearsipan. Pengawasan menjadi instrumen untuk melihat sejauh mana penyelenggaraan kearsipan pada masing-masing unit telah berjalan sesuai dengan prinsip, kaidah, standar, serta ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan.
Secara nasional, pengawasan kearsipan merupakan bagian dari pembinaan kearsipan. Berdasarkan Peraturan ANRI Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan, pengawasan dilakukan untuk menilai kesesuaian antara penyelenggaraan kearsipan dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan. Lembaga kearsipan perguruan tinggi memiliki kewenangan untuk melaksanakan pengawasan kearsipan internal terhadap satuan kerja pada rektorat, fakultas, sivitas akademika, dan unit lain di lingkungan perguruan tinggi.
Sesi materi diawali dengan pemaparan oleh Dr. Herman Setyawan yang memberikan pemahaman mengenai penyelenggaraan kearsipan pada Unit Pengolah dan Unit Kearsipan. Peserta diajak memahami pembagian fungsi kedua unit tersebut sekaligus memastikan setiap tahapan pengelolaan arsip dilakukan pada tempat dan mekanisme yang sesuai.
Unit Pengolah memiliki peran dalam pengelolaan arsip yang berkaitan langsung dengan pelaksanaan tugas dan fungsi unit kerja. Arsip yang tercipta dari kegiatan kedinasan perlu dikelola sejak awal melalui proses penciptaan, pemberkasan, penggunaan, pemeliharaan, hingga pemindahan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Sementara itu, Unit Kearsipan memiliki tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan, termasuk pengelolaan arsip yang telah dipindahkan dari Unit Pengolah. Dalam Peraturan Rektor UGM Nomor 45 Tahun 2024 tentang Prasarana dan Sarana Penyelenggaraan Kearsipan, Unit Kearsipan didefinisikan sebagai bagian dari Unit Pencipta Arsip yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. Regulasi tersebut juga mengenal Central File sebagai pusat penyimpanan arsip aktif dan Record Center sebagai pusat penyimpanan arsip inaktif dengan retensi di bawah 10 tahun pada organ, unit kerja, dan unit ad hoc di UGM.
Dalam pemaparannya, Herman juga menjelaskan pentingnya dukungan sarana dan prasarana dalam menjaga kondisi arsip. Penyimpanan arsip perlu memperhatikan kondisi lingkungan ruang penyimpanan, termasuk pengendalian suhu dan kelembapan, kebersihan, keamanan, serta perlindungan dari faktor yang dapat menyebabkan kerusakan fisik maupun biologis.
Praktik tersebut juga diterapkan dalam pengelolaan arsip di Perpustakaan dan Arsip UGM. Pemantauan suhu, kelembapan, dan kebersihan ruang dilakukan secara berkala sebagai bagian dari upaya preservasi arsip.
Pengelolaan arsip juga tidak berhenti pada aspek fisik. Seiring dengan berkembangnya transformasi digital, pengelolaan arsip elektronik menjadi bagian dari penyelenggaraan kearsipan. ANRI dalam pelaksanaan ASKI tahun 2025, misalnya, telah mengakomodasi penilaian terhadap pengelolaan arsip elektronik pada Unit Pengolah, termasuk implementasi penggunaan SRIKANDI atau aplikasi bidang kearsipan dinamis lainnya.
Setelah pemaparan materi, kegiatan dilanjutkan dengan pendampingan pengisian instrumen Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI). Pendampingan pengisian instrumen Unit Kearsipan dilakukan oleh Ully Isnaeni Effendi, S.E., M.Sc., sedangkan pendampingan pada instrumen Unit Pengolah dilakukan oleh Kurniatun, S.IP., M.IP.
Dalam sesi tersebut, peserta melakukan simulasi pengisian formulir ASKI menggunakan laptop masing-masing. Peserta memperoleh penjelasan mengenai butir instrumen, informasi yang perlu disiapkan, serta bukti dukung yang diperlukan dalam proses pengawasan.
Pendampingan secara langsung ini diharapkan dapat membantu setiap unit memahami instrumen pengawasan secara lebih menyeluruh sekaligus melakukan pemetaan awal terhadap kondisi penyelenggaraan kearsipan di unit masing-masing. Dengan demikian, unit kerja dapat mengidentifikasi aspek yang telah berjalan baik maupun bagian yang masih memerlukan perbaikan sebelum tahapan pengawasan dilaksanakan.
Workshop persiapan ini menjadi salah satu langkah awal untuk memastikan unit kerja memiliki kesiapan dalam mengikuti rangkaian pengawasan kearsipan internal. Proses pengawasan tidak berhenti pada pengisian instrumen, tetapi dilanjutkan dengan pemeriksaan atau audit, penilaian, serta penyusunan laporan hasil pengawasan.
Pelaksanaan pengawasan kearsipan internal di UGM pada tahun sebelumnya menunjukkan rangkaian kegiatan yang meliputi tahap persiapan, audit kearsipan, penyusunan laporan hasil audit, hingga penyusunan Laporan Audit Kearsipan Internal (LAKI). Hasil pengawasan tersebut selanjutnya dapat menjadi bahan evaluasi bagi unit kerja untuk meningkatkan kualitas penyelenggaraan kearsipan. Melalui workshop dan pendampingan ini, Perpustakaan dan Arsip UGM mendorong seluruh unit kerja untuk tidak memandang pengawasan kearsipan semata sebagai proses penilaian, tetapi sebagai sarana evaluasi dan peningkatan kualitas tata kelola arsip secara berkelanjutan.
Pengelolaan arsip yang tertib di tingkat unit kerja diharapkan dapat memperkuat akuntabilitas administrasi, menjamin ketersediaan dan akses informasi sesuai ketentuan, serta mendukung transparansi dan tata kelola kelembagaan UGM. Upaya tersebut sekaligus menjadi bagian dari komitmen Perpustakaan dan Arsip UGM dalam membangun penyelenggaraan kearsipan yang profesional, terukur, dan berkelanjutan di lingkungan universitas.
Upaya tersebut turut mendukung pencapaian Sustainable Development Goals (SDGs), khususnya SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh, terutama Target 16.6 tentang pengembangan kelembagaan yang efektif, akuntabel, dan transparan. Penguatan tata kelola kearsipan melalui pengawasan dan evaluasi menjadi bagian dari upaya UGM dalam mewujudkan tata kelola kelembagaan yang akuntabel dan transparan, sekaligus mendukung ketersediaan serta akses terhadap informasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Penguatan tata kelola kearsipan melalui pengawasan, pengisian instrumen ASKI, serta evaluasi penyelenggaraan kearsipan menjadi bagian dari upaya membangun tata kelola kelembagaan UGM yang lebih akuntabel dan transparan. Selain itu, pengelolaan arsip yang tertib turut mendukung Target 16.10, yaitu menjamin akses publik terhadap informasi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Melalui penguatan sistem kearsipan di setiap unit kerja, UGM tidak hanya menjaga arsip sebagai memori kelembagaan, tetapi juga memperkuat ketersediaan informasi sebagai bagian dari tata kelola universitas yang transparan, dapat dipertanggungjawabkan, dan berkelanjutan.
Kontributor : Afifah Khasanah