Pengelolaan arsip tidak sekadar berkaitan dengan penyimpanan dokumen, tetapi juga memastikan rekam jejak institusi tetap terjaga dan dapat dimanfaatkan secara berkelanjutan. Hal tersebut menjadi bagian dari perhatian dalam kunjungan Pusat Perpustakaan dan Kearsipan Universitas Terbuka (UT) ke Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM), Selasa (29/9).
Kunjungan berlangsung di Ruang Sidang Arsip, Gedung L7 lantai 2 Perpustakaan dan Arsip UGM. Rombongan UT dipimpin oleh Manajer Keuangan, Sumber Daya, dan Umum UT Surakarta, Raden Sunarya, S.Pd., bersama empat staf lainnya.
Kedatangan rombongan disambut oleh Kepala Bidang Arsip Perpustakaan dan Arsip UGM, Erna Widayati, S.E., M.M., bersama Arsiparis Perpustakaan dan Arsip UGM, Dr. Herman Setyawan, S.Pd., M.Sc. Dalam kesempatan tersebut, Herman memaparkan gambaran pengelolaan arsip di Perpustakaan dan Arsip UGM, yang kemudian dilanjutkan dengan diskusi dan pertukaran pengalaman mengenai pengelolaan arsip di masing-masing institusi.
Erna menyampaikan bahwa pertemuan tersebut menjadi ruang bagi kedua institusi untuk saling berbagi informasi dan memperluas wawasan dalam pengelolaan arsip. “Kegiatan ini menjadi wadah untuk saling bertukar informasi dan meningkatkan wawasan dalam pengelolaan arsip di masing-masing institusi,” ujar Erna.
Kegiatan yang berlangsung sekitar dua jam tersebut memberikan kesempatan bagi kedua institusi untuk membahas pengalaman dan praktik pengelolaan arsip. Pertukaran pengetahuan ini diharapkan dapat memperkaya wawasan serta mendukung pengembangan pengelolaan arsip yang adaptif terhadap kebutuhan kelembagaan.
Selain memperkuat jejaring antarlembaga pendidikan tinggi, kegiatan ini juga sejalan dengan Sustainable Development Goals (SDGs) 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh, khususnya dalam mendorong terwujudnya institusi yang efektif, akuntabel, dan transparan. Pengelolaan arsip yang sistematis turut mendukung ketersediaan informasi kelembagaan sebagai bagian dari tata kelola yang berkelanjutan.
Bagi Perpustakaan dan Arsip UGM, pertukaran pengetahuan seperti ini menjadi bagian dari upaya untuk terus mengembangkan pengelolaan arsip. Sebab, menjaga arsip berarti menjaga memori kelembagaan sekaligus memastikan informasi penting tetap dapat diakses dan dimanfaatkan untuk mendukung keberlanjutan institusi.
Kontributor: Abelia Marstelda