Arsip mungkin baru terasa penting ketika sebuah institusi membutuhkan kembali jejak keputusan yang pernah dibuat. Namun, bagi perguruan tinggi, arsip bukan sekadar dokumen yang disimpan setelah pekerjaan selesai. Di dalamnya tersimpan rekam perjalanan organisasi, kebijakan, pengetahuan, sekaligus bukti pertanggungjawaban institusi. Kesadaran inilah yang membawa Kementerian Agama (Kemenag) ke Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM), Selasa (6/10), untuk mempelajari bagaimana lembaga kearsipan perguruan tinggi dibangun dan dikembangkan.
Kunjungan tersebut merupakan bagian dari program pembentukan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT) pada Perguruan Tinggi Keagamaan Negeri (PTKN) di bawah Kementerian Agama. Melalui kunjungan ke UGM, Kemenag ingin memperoleh gambaran mengenai tata cara pembentukan LKPT sekaligus melakukan koordinasi dan konsultasi berdasarkan pengalaman UGM.
Menurut Ketua Tim Kearsipan dan Persuratan Kemenag, Ahmad Maulana, S.Pd., pengalaman UGM menjadi penting untuk dipelajari sebagai bagian dari upaya membangun LKPT di lingkungan PTKN sesuai amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
“Kami ingin belajar tentang pembentukan lembaga kearsipan di perguruan tinggi di bawah Kementerian Agama sesuai amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,” ujar Ahmad.
Percakapan kemudian membawa peserta kunjungan pada perjalanan kearsipan UGM yang ternyata telah dimulai jauh sebelum undang-undang tersebut lahir. Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP., MBA., menjelaskan bahwa lembaga kearsipan UGM telah berdiri berdasarkan Surat Keputusan Rektor sebelum Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan diterbitkan.
“Sebelum Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan terbit, lembaga kearsipan UGM sudah ada dengan SK Rektor,” jelas Arif. Arsip Universitas UGM telah diresmikan pada 11 September 2004.
Pengalaman panjang tersebut kemudian menjadi modal UGM dalam membangun tata kelola kearsipan secara berkelanjutan. UGM terus berkomunikasi dengan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), termasuk dalam pelaksanaan pengawasan kearsipan. Bagi Arif, membentuk LKPT berarti pula bersiap mengikuti standar yang berlaku sekaligus menjalankan fungsi pembinaan terhadap unit-unit di bawah perguruan tinggi.
“Kalau sudah LKPT harus siap membina lembaga di bawahnya. Kalau di UGM itu seperti fakultas, unit kerja, direktorat,” ungkapnya.
Dalam struktur organisasi UGM, fungsi kearsipan berada di bawah Perpustakaan dan Arsip UGM dengan koordinasi kepada Wakil Rektor Bidang Pendidikan dan Pengajaran. Secara organisasi, kearsipan bergabung dengan Perpustakaan dan Arsip UGM, sementara secara fungsional menjalankan fungsi LKPT.
Namun, membangun struktur saja belum cukup. Ada perangkat yang harus disiapkan agar seluruh proses kearsipan memiliki pijakan yang jelas. Erna menjelaskan bahwa terdapat empat instrumen utama yang menjadi fondasi penyelenggaraan kearsipan, yakni Tata Naskah Dinas (TND), Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA), serta Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip (SKKAA/SKKAD).
Keempatnya memiliki peran yang berbeda. TND mengatur pengelolaan naskah dinas, mulai dari jenis, bentuk, penyusunan hingga penandatanganan. Klasifikasi Arsip mengatur pengelompokan arsip berdasarkan fungsi dan kegiatan lembaga. JRA menentukan berapa lama arsip harus disimpan serta bagaimana nasib akhirnya, termasuk apakah dimusnahkan atau diserahkan sebagai arsip statis. Sementara itu, SKKAA/SKKAD mengatur tingkat keamanan dan pihak yang memiliki hak akses terhadap arsip.
“Empat pilar kearsipan harus ada. Bisa mengacu pada kementerian atau disesuaikan dengan kebutuhan lembaga,” terang Erna Widayati, S.E., M.M., Kepala Bidang Arsip.
Dari struktur hingga instrumen, diskusi kemudian bergerak pada perjalanan Arsip UGM itu sendiri. Kurniatun, SIP., Arsiparis UGM, membagikan sejarah pendirian dan perkembangan Arsip UGM, memberikan gambaran bagaimana kelembagaan kearsipan di UGM tumbuh dan menjalankan fungsinya dari waktu ke waktu.
Pembahasan pun tidak berhenti pada persoalan regulasi dan struktur organisasi. Pengembangan sumber daya manusia dan penyediaan depo arsip turut menjadi bagian dari diskusi. Untuk melihat bagaimana pengelolaan arsip diterapkan secara langsung, rombongan kemudian diajak melihat depo arsip UGM.
Dari ruang diskusi menuju depo arsip, kunjungan tersebut memperlihatkan bahwa membangun LKPT bukan pekerjaan yang selesai hanya dengan menetapkan sebuah lembaga. Dibutuhkan arsiparis yang mampu menjalankan fungsi pembinaan, instrumen yang menjadi pedoman, struktur yang jelas, serta sarana yang mendukung pengelolaan arsip.
Kunjungan Kemenag menjadi ruang untuk berbagi pengalaman sekaligus memperlihatkan bahwa tata kelola arsip merupakan bagian dari tata kelola perguruan tinggi secara keseluruhan. Arsip yang tertata membantu institusi menjaga rekam keputusan, memastikan akuntabilitas, dan mempertahankan pengetahuan organisasi agar tidak terputus oleh pergantian generasi.
Upaya tersebut selaras dengan Sustainable Development Goals (SDGs) 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh, terutama dalam penguatan institusi yang efektif, akuntabel, dan transparan. Pertukaran pengetahuan antara Kemenag dan UGM juga mencerminkan semangat SDG 17: Kemitraan untuk Mencapai Tujuan, melalui kolaborasi untuk memperkuat kapasitas kelembagaan.
Kunjungan ini menunjukkan bahwa pembentukan LKPT tidak berhenti pada pembentukan lembaga. Ada struktur, sumber daya manusia, instrumen, dan sistem pengelolaan yang perlu disiapkan agar arsip dapat dikelola dengan baik. Pada akhirnya, arsip menjadi bagian penting dalam menjaga rekam perjalanan dan keberlanjutan sebuah perguruan tinggi.
Kontributor: Wasilatul Baroroh