Benchmarking dari Badan Pengusahaan Kawasan Perdagangan Bebas dan Pelabuhan Bebas Batam

Pengelolaan kearsipan yang baik, sesuai dengan undang-undang, pada suatu unit kerja merupakan sebuah cerminan unit kerja yang baik, dapat melakukan administrasi serta menjaga rekaman dari seluruh kegiatan yang ada pada unit kerja tersebut. Kesadaran akan pentingnya penataan arsip yang baik sudah dirasakan oleh Badan Pengusahaan Kawasan Perdagangan Bebas dan Pelabuhan Bebas, Batam. Berkaitan dengan hal tersebut Badan Pengusahaan Kawasan Perdagangan Bebas dan Pelabuhan Bebas Batam pada tanggal 26 Maret 2018 melakukan benchmarking / kunjungan ke Arsip UGM.

Kunjungan yang dilakukan oleh Badan Pengusahaan Kawasan Perdagangan Bebas dan Pelabuhan Bebas Batam di Arsip UGM diterima oleh Kepala Arsip UGM, Kepala Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan, Kepala Bidang Inovasi, Pelestarian dan Konservasi Arsip, serta satu orang petugas arsip. Arsip UGM sangat menyambut baik kunjungan tersebut dan merasa terhormat bisa berbagi pengalaman yang telah dilalui oleh Arsip UGM dari awal pendirian hingga saat ini.

Tujuan dari kunjungan studi banding tersebut adalah untuk memperoleh gambaran yang nyata dalam pengelolaan kearsipan yang baik dan benar, serta mendapatkan kiat kiat khusus untuk meyakinkan unit-unit kerja yang ada di sana untuk mengelola arsip secara terpusat agar dapat menjadi sebuah informasi yang transparan dan dapat disajikan untuk masyarakat. Mengingat bahwa organisasi Badan Pengusahaan Kawasan Perdagangan Bebas dan Pelabuhan Bebas Batam sangat besar dan kompleks. Arsip yang tercipta di Badan Pengusahaan Kawasan Perdagangan Bebas dan Pelabuhan Bebas Batam, baik tekstual maupun elektronik diharapkan dapat terkelola dengan baik, sehingga informasi yang terkandung dalam arsip dapat dimanfaatkan secara maksimal.

Peserta kunjungan dari Badan Pengusahaan Kawasan Perdagangan Bebas dan Pelabuhan Bebas Batam sangat terkesan oleh penjelasan yang didapat saat melakukan kunjungan. Mereka menganggap bahwa Arsip UGM layak dan pantas sebagai landasan acuan untuk belajar tata pengelolaan arsip yang baik. Arsip UGM juga dirasa sudah mencukupi standar baik dari sarana, prasarana, SDM dan sistem kerja.