Klasifikasi arsip merupakan salah satu instrumen pengelolaan arsip dinamis yang wajib dimiliki oleh setiap instansi yang melaksanakan kegiatan kearsipan. Sebagai lembaga kearsipan perguruan tinggi, Arsip UGM, yang berkewajiban menyusun instrumen tersebut telah menyelesaikan pembuatan klasifikasi arsip yang disahkan dalam bentuk Peraturan Rektor UGM Nomor 16 Tahun 2019 tentang Klasifikasi Arsip di Lingkungan UGM.
Klasifikasi arsip digunakan dalam penomoran surat dan pemberkasan arsip. Oleh karena itu, setiap unit kerja di lingkungan UGM hendaknya menggunakannya. Sebagai unit yang menangani segala bentuk administrasi yang berkaitan dengan pimpinan universitas, Subbagian Tata Usaha yang berada di bawah Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga UGM berkomitmen untuk dapat mengimplementasikan Peraturan Rektor tersebut.
Sehubungan dengan hal tersebut, pada 18 Januari 2020, bertempat di Ruang Rapat Bagian TURT UGM, telah dilaksanakan Workshop Kearsipan bagi staf Subbagian Tata Usaha dalam rangka diseminasi terhadap Peraturan Rektor UGM Nomor 16 Tahun 2019. Materi tentang klasifikasi arsip ini disampaikan oleh Fitria Agustina, SIP., M.Sc. salah seorang satu arsiparis Arsip UGM yang terlibat dalam penyusunan peraturan rektor tentang klasifikasi arsip di lingkungan UGM. Selain itu, untuk lebih memahami peraturan, dilakukan diskusi tentang berbagai permasalahan yang terjadi yang terkait dengan penggunaan klasifikasi arsip dalam pembuatan nomor surat dan pemberkasan arsip. Peraturan Rektor UGM Nomor 16 Tahun 2019 tentang Klasifikasi Arsip di Lingkungan UGM dapat diunduh pada link berikut: Peraturan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor 16 Tahun 2019 tentang Klasifikasi Arsip di lingkungan Universitas Gadjah Mada.
(fitz)