Kearsipan merupakan salah satu unsur penting dalam mendukung reformasi birokrasi. Oleh karena itu, tata kelola kearsipan yang baik merupakan salah satu indikator kinerja bagi setiap organisasi, tidak terkecuali UGM. Agar tata kelola arsip di lingkungan UGM dapat dilakukan dengan baik, Direktorat Sumber Daya Manusia menyelenggarakan Pendidikan dan Pelatihan (diklat) Dasar-dasar Kearsipan. Diklat berlangsung pada tanggal 17 – 21 Februari 2020, bertempat di Ruang Sidang Arsip UGM.
Diklat tersebut bertujuan agar tenaga kependidikan khususnya yang memiliki tugas utama di bidang administrasi/ tata kelola arsip memiliki kompetensi dan pengetahuan yang cukup tentang tata kelola arsip dan penggunaan tata naskah dinas serta klasifikasi arsip di lingkungan UGM. Diklat menyasar tenaga kependidikan yang melaksanakan pekerjaan sebagai sekretaris pimpinan, sebagai ujung tombak unit kerja dalam pencipataan arsip, terutama naskah dinas. Harapannya adalah setiap proses daur hidup arsip dapat berjalan dengan baik sesuai dengan fungsi dan mekanisme yang benar. Jumlah peserta yang mengikuti diklat ini adalah 37 orang yang berasal dari 18 fakultas, 2 sekolah, dan Rumah Sakit Akademik UGM.
Kegiatan ini dibuka oleh Sekretaris Direktorat SDM UGM, Paminto Adhi, S.E., M.Si, yang menyatakan bahwa diklat dasar-dasar kearsipan tersebut dapat meningkatkan kompetensi dan wawasan dalam bidang tata kelola arsip di unit kerja-masing masing.
Materi Pengantar Kearsipan dan Kebijakan Kearsipan mengawali kegiatan Diklat Dasar-dasar Kearsipan dengan narasumber Dra. Sulistyowati, M.M. (Kepala Subdirektorat Pusat III Arsip Nasional Republik Indonesia), dilanjutkan dengan pemaparan materi Instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis oleh Arsiparis UGM, Musliichah, S.IP., M.A. Hari kedua, materi Pengelolaan Sumber Daya Manusia di UGM disampaikan oleh Sekretaris Direktorat SDM UGM, Paminto Adhi, S.E., M.Si., yang dilanjutkan Manajemen Arsip Aktif oleh Fitria Agustina, S.IP., M.Sc.
Materi tentang Tata Naskah Dinas dan Teknik Pembuatan Surat Dinas disampaikan pada hari ke-3 oleh Farida Yuliani, S.S., M.A., dan Fitria Yuniarti, S.H., M.Kn. yang memaparkan tentang Peraturan Rektor UGM Nomor 13 Tahun 2018 tentang Tata Naskah Dinas di lingkungan UGM dan Teknik pembuatan naskah dinas sesuai dengan peraturan tersebut.
Hari ke-4 Pelaksanaan kegiatan Diklat Dasar-dasar Kearsipan diberikan materi tentang Klasifikasi Arsip yang disampaikan oleh Arsiparis Arsip UGM Ully Isnaeni Effendi, S.E., M.Sc., dilanjutkan praktik penggunaan klasifikasi dalam penomoran dan pemberkasan arsip yang dipandu oleh tim dari Arsip UGM. Adapun tujuan dari mata diklat ini adalah untuk memberikan pengetahuan dan keterampilan bagi peserta agar dapat menggunakan klasifikasi arsip sesuai dengan Peraturan Rektor UGM Nomor 16 Tahun 2019 tentang Klasifikasi Arsip di Lingkungan UGM.
Materi terakhir pada hari ke-5 tentang pemberkasan Arsip Aktif disampaikan oleh Kurniatun, S.IP., dilanjutkan praktik pemberkasan arsip aktif yang dipandu oleh tim dari Arsip UGM. Diklat ditutup oleh Erika Purnawati, S.Kom., M.Cs. (Kasubdit. Data dan Administrasi Pendidikan dan Pelatihan SDM UGM) yang memberi pesan kepada peserta bahwa bekal yang diperoleh dari diklat agar dapat diterapkan di unit kerja masing-masing.