Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM), telah selesai menyelenggarakan pelatihan teknis kearsipan dengan tema “Pengelolaan Arsip Dinamis” yang diselenggarakan tanggal 26-28 Juli 2023 di Artotel Suites Bianti Yogyakarta. Pelatihan teknis kearsipan ini bertujuan untuk:
- meningkatkan kesadaran terhadap fungsi dan peranan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja dan mendukung proses pengambilan keputusan pada organisasi baik pemerintah pusat, daerah, bisnis, perguruan tinggi, dan lembaga lainnya,
- meningkatkan pengetahuan manajerial bidang kearsipan sehingga program kearsipan berjalan dengan baik dan efisien,
- meningkatkan pengetahuan dan keterampilan di bidang kearsipan sehingga terciptanya profesionalisme implementasi kearsipan, dan
- meningkatkan dan mengembangkan keterampilan di bidang kearsipan, sehingga setelah mengikuti pelatihan diharapkan dapat memberikan kontribusi bagi organisasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja.
Pelatihan teknis kearsipan dibuka oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Dra. Nawang Purwanti, M.Lib., yang menekankan mengenai pentingnya pengolahan arsip secara berkesinambungan. Pelatihan diikuti oleh 66 peserta yang berasal dari berbagai instansi, yaitu dari 18 instansi (10 Universitas, 1 Sekolah, 2 Kementerian, 4 Kabupaten/Badan/Inspektorat dan 1 Perseroan Terbatas) yang berasal dari 8 Provinsi antara lain Kepulauan Riau, Sumatra, Kalimantan, Bangka Belitung, DKI Jakarta, Jawa Timur, Jawa Tengah, dan D.I. Yogyakarta.
Pelatihan berlangsung selama 3 hari yang terdiri dari pemaparan materi dilanjutkan dengan praktik dan kunjungan atau wisata arsip. Pelatihan hari pertama disampaikan materi Pengantar Kearsipan oleh Julianto Ibrahim, S.S., M.Hum., dilanjutkan dengan materi Pengelolaan Arsip Aktif oleh Anna Riasmiati, A.Md., S.E., dan materi terakhir oleh Isti Maryatun, A.Md., S.ST.Ars. dengan tema Penyusutan Arsip.
Pelatihan hari kedua disampaikan 3 materi, materi pertama tentang Penilaian Arsip oleh Kurniatun, A.Md., S.I.P, dilanjutkan Pengelolaan Arsip Inaktif oleh Heri Santosa, A.Md., S.ST.Ars., dan terakhir tentang Manajemen Records Center disampaikan oleh Musliichah, S.IP, M.A. Setelah penyampaian materi dilanjutkan dengan praktik sebanyak 3 sesi praktik. Peserta pelatihan terbagi menjadi 9 kelompok dipandu oleh tim fasilitator.
Kegiatan hari ketiga pelatihan yaitu kunjungan ke Diorama Arsip Jogja, Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (DPAD) DIY dan wisata arsip di Perpustakaan dan Arsip UGM. Wisata arsip di Perpustakaan dan Arsip UGM bertujuan agar peserta dapat lebih mengenal dan mengetahui pengolahan arsip, alih media, preservasi, serta dapat melihat depo arsip statis, depo arsip audiovisual, kartografi, dan lainnya yang ada di Arsip UGM.
