Bidang Arsip UGM menyelenggarakan Pelatihan Teknis Kearsipan dengan tema “Pengelolaan Arsip Elektronik”. Kegiatan tersebut dilaksanakan di Artotel Suites Bianti selama 3 hari dari tanggal 8 sampai dengan 10 November 2023.
Kegiatan dibuka langsung oleh Sekretaris Universitas, Andi Sandi Antonius Tabusassa Tonralipu, SH., LLM. bersamaan dengan Pelatihan Keprotokolan, MC, dan Presenter yang diselenggarakan oleh Bidang Protokol UGM. Beliau menyampaikan bahwa ilmu yang akan diperoleh tidak harus mutlak dilaksanakan, namun di lapangan harus dapat lebih fleksibel dan pengembangan sesuai instansi masing-masing. Acara selanjutnya adalah laporan Ketua Pelatihan oleh Dyana Rakhmasari Kusumaningsih, S.E., M.Ec.Dev. yang dilanjutkan dengan materi Pengantar Dasar Kearsipan.
Dalam rangka memberikan wawasan yang luas kepada peserta, Bidang Arsip UGM juga menghadirkan narasumber dari kalangan dosen dan praktisi. Materi yang disampaikan dari kalangan dosen di antaranya Pengelolaan Arsip Dinamis oleh Titi Susanti, S.S., M.P.A. dan Pengantar Arsip Elektronik oleh Lastria Nurtanzila, S.I.P., M.P.A. Dari kalangan praktisi menghadirkan Muhammad Cholid Nur Rochman, S.Kom. yang menyampaikan materi tentang Pengelolaan dan Preservasi Arsip Elektronik.
Pada hari kedua, peserta dibagi menjadi 9 kelompok untuk melaksanakan praktik pengelolaan dan preservasi arsip elektronik. Setiap kelompok dipandu oleh satu arsiparis untuk menyelaraskan konsep dan memudahkan pemahaman dasar antara arsip konvensional dan elektronik. Peserta antusias mengikuti praktik dan beberapa menyampaikan bahwa ini merupakan insight baru bagi profesi selain arsiparis, seperti programer, tata usaha, akademik, dan lain-lain.
Pada hari terakhir peserta diajak mengunjungi KHP Widyabudaya yang berada di Karaton Ngayogyakarta Hadiningrat. Selain melihat koleksi dan pameran yang ada di Karaton, peserta diajak melihat bagaimana pengelolaan, preservasi, serta budaya dalam pemindahan arsip yang khas menggunakan baki yang ditutupi kain. Peserta juga dijamu dengan wedang seruni untuk menyegarkan tubuh setelah lelah mengelilingi lingkungan Karaton.
Pelatihan ditutup di Arsip UGM sekaligus berwisata arsip dengan berkeliling melihat bagaimana pengelolaan dan penyimpanan arsip di Arsip UGM.
