Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip Proyek Perguruan Tinggi Direktorat Perencanaan dan Pengembangan tahun 2003–2004 pada Jumat (7/11), di Ruang Sidang Arsip lantai 2 Gedung L7. Kegiatan ini merupakan tindak lanjut dari Keputusan Rektor UGM Nomor 1118/UN1.P/KPT/HUKOR/2025 tertanggal 11 September 2025.
Kegiatan tersebut menjadi bentuk penegasan komitmen Perpustakaan dan Arsip UGM dalam menerapkan tata kelola arsip yang akuntabel. Sementara proses pemusnahan arsip secara fisik dilakukan oleh pihak ketiga, UD Sumber Rizky, Sleman, sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku. Pemusnahan dilakukan dengan cara digiling dan dilebur agar dokumen tidak dapat digunakan kembali, memastikan keamanan informasi universitas terjaga. Seremoni pemusnahan dihadiri oleh perwakilan Direktorat Perencanaan, Kantor Hukum dan Organisasi, Satuan Pengawas Internal, serta tim dari Bidang Arsip UGM.
Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, S.I.P., M.B.A., menyampaikan bahwa kegiatan ini menjadi bagian dari upaya memperkuat tata kelola arsip universitas. “Kami memastikan proses pemusnahan dilakukan secara transparan dan sesuai regulasi. Setiap dokumen yang dimusnahkan sudah melewati tahapan verifikasi dan penilaian yang ketat,” ujarnya.
Erna Widayati, S.E., M.M., selaku Kepala Bidang Arsip UGM, menuturkan bahwa kegiatan pemusnahan arsip tahun ini merupakan langkah nyata dalam menjaga keteraturan administrasi. “Pemusnahan arsip membantu menciptakan sistem penyimpanan yang efisien dan tertib. Arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna harus dikelola dengan tepat agar tidak menumpuk dan berpotensi menimbulkan risiko informasi,” ungkapnya.
Perwakilan Kantor Hukum dan Organisasi UGM juga menambahkan bahwa setiap unit kerja perlu memahami isi dan konteks arsip yang mereka kelola agar proses pemusnahan berjalan tepat sasaran. “Koordinasi antarunit sangat penting untuk memastikan arsip yang dimusnahkan benar-benar sesuai dengan ketentuan hukum dan administratif,” paparnya.
Kegiatan ini menegaskan komitmen Perpustakaan dan Arsip UGM dalam menerapkan tata kelola arsip yang profesional, efisien, dan akuntabel. Upaya tersebut sejalan dengan Sustainable Development Goals (SDG) 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh, yang menekankan pentingnya lembaga yang kuat, transparan, dan bertanggung jawab.
Melalui pengelolaan arsip yang tertib, Perpustakaan dan Arsip UGM terus memperkuat budaya administrasi yang modern dan terpercaya, mendukung terwujudnya universitas yang berintegritas dalam setiap aspek tata kelola kelembagaannya.
Kontributor: Wasilatul Baroroh