Bagaimana menjaga koleksi perpustakaan dan arsip agar tetap aman ketika bencana datang tanpa diduga? Pertanyaan inilah yang mendorong Forum Kearsipan Universitas Gadjah Mada (Forsipagama) menyelenggarakan workshop bertajuk “Manajemen Kesiapsiagaan Bencana Koleksi Perpustakaan dan Arsip” pada Jumat, 6 Maret 2026.
Kegiatan yang berlangsung secara daring ini menghadirkan dua narasumber yang memiliki pengalaman dalam bidang pengelolaan koleksi perpustakaan dan kearsipan, yakni Maryono, S.IP. serta Dr. Herman Setyawan, S.Pd., M.Sc. Diskusi dipandu oleh moderator Sri Lestari, S.IP. dan diikuti oleh sivitas akademika UGM.
Dalam sambutannya, Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, S.IP., MBA, menegaskan bahwa kesiapsiagaan terhadap bencana merupakan bagian penting dari upaya menjaga keberlanjutan pengelolaan pengetahuan di perguruan tinggi. “Perpustakaan dan arsip tidak hanya menyimpan informasi, tetapi juga memori institusi dan pengetahuan yang harus dijaga keberlanjutannya. Karena itu, kesiapsiagaan menghadapi bencana menjadi aspek penting dalam pengelolaan koleksi,” ujarnya.
Workshop ini dirancang untuk meningkatkan pemahaman tentang pentingnya perencanaan kesiapsiagaan bencana dalam pengelolaan koleksi perpustakaan dan arsip. Materi yang disampaikan mencakup strategi mitigasi, langkah tanggap darurat, hingga upaya pemulihan koleksi yang terdampak bencana.
Maryono menjelaskan bahwa bencana, baik yang disebabkan oleh alam maupun aktivitas manusia, sering kali datang secara tiba-tiba dan berada di luar kendali manusia. Karena itu, institusi pengelola pengetahuan perlu memiliki perencanaan kesiapsiagaan yang matang. “Perencanaan kesiapan menghadapi bencana sangat penting agar dampak kerusakan terhadap bahan pustaka dan arsip dapat ditekan sekecil mungkin,” ujarnya.
Sementara itu, Dr. Herman Setyawan menyoroti pentingnya respons cepat dan terstruktur ketika bencana terjadi. Menurutnya, keselamatan manusia harus selalu menjadi prioritas utama sebelum melakukan penyelamatan koleksi. “Setelah situasi aman, barulah dilakukan penilaian kerusakan dan penyelamatan koleksi dengan metode yang tepat agar kerusakan tidak semakin meluas,” jelasnya.
Melalui kegiatan ini, peserta juga diajak memahami berbagai teknik penanganan koleksi yang terdampak bencana, termasuk metode pengeringan dokumen, penanganan arsip basah, serta langkah-langkah konservasi yang dapat dilakukan pascabencana.
Workshop ini menjadi bagian dari upaya membangun budaya sadar risiko di lingkungan kampus sekaligus memperkuat ketahanan institusi dalam melindungi aset pengetahuan. Inisiatif tersebut sejalan dengan komitmen terhadap Sustainable Development Goals (SDGs), khususnya SDG 11 (Kota dan Permukiman yang Berkelanjutan) dalam melindungi warisan budaya dan SDG 4 (Pendidikan Berkualitas) melalui pelestarian sumber pengetahuan bagi generasi mendatang.
Dengan semakin meningkatnya risiko bencana di berbagai wilayah, termasuk Indonesia yang berada di kawasan rawan gempa, penguatan kesiapsiagaan menjadi langkah penting. Upaya melindungi koleksi perpustakaan dan arsip bukan sekadar menjaga dokumen, tetapi juga menjaga memori dan pengetahuan yang akan diwariskan kepada generasi berikutnya.
Kontributor: Wasilatul Baroroh