Hari Kearsipan, tanggal 18 Mei diperingati sebagai momentum penyelenggaraan kearsipan nasional. Awal peringatan Hari Kearsipan Nasional adalah pada tanggal 18 Mei 1971 yang merupakan hari yang sangat penting dan bersejarah bagi insan kearsipan nasional. Tanggal 18 Mei 1971  Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971  tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan ditandatangani. Keberadaan Undang-Undang ini merupakan momentum kebangkitan dunia kearsipan nasional. Dengan Undang-Undang tersebut kehadiran dan eksistensi kearsipan diakui oleh bangsa dan negara Republik Indonesia. Undang-undang tersebut telah meletakkan dasar dan memberikan arah dan pedoman bagi insan kearsipan dalam mengatur gerak dan langkah membangun kearsipan nasional. Sejak tahun 2005, waktu ditandatanganinya Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tersebut ditetapkan sebagai hari Kearsipan Nasional. Kini Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 telah direvisi dan diganti menjadi  Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. lihat lanjut

Sesuai dengan amanah Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 pasal 48 Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib memiliki JRA. Setelah melalui persetujuan dari Kepala ANRI, Universitas Gadjah Mada telah menetapkan Peraturan Rektor Nomor 2 Tahun 2020 tentang Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan UGM. Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang digunakan sebagai pedoman dalam penyusutan dan penyelamatan arsip. lihat lanjut

Arsip UGM mmemberlakukan kebijakan menutup sementara layanan arsip bagi mahasiswa dan umum. Hal ini dilakukan menindaklanjuti Surat Edaran Rektor UGM Nomor 1604/UN1.P/HKL/TR/2020 tertanggal 14 Maret 2020 tentang kesiapsiagaan dan pencegahan penyebaran Covid-19. Kebijakan penutupan sementara layanan arsip bagi mahasiswa dan umum ini berlaku mulai tanggal 16 Maret 2020 sampai dengan diterbitkannya kebijakan lebih lanjut oleh Pimpinan UGM.

“Penutupan layanan untuk mahasiswa dan umum kami lakukan sebagai langkah social distanding untuk mengantisipasi penyebaran COVID-19” papar Eny Kusumindarti, Kepala Bidang IPKA Arsip UGM. Sementara waktu mahasiswa UGM dan masyarakat umum yang ingin mengakses khazanah arsip diarahkan ke sistem informasi kearsipan Arsip UGM di http://siks.arsip.ugm.ac.id. Sedangkan layanan arsip untuk Pimpinan UGM akan tetap dilaksanakan melalui Sekretariat Arsip UGM yang dapat dihubungi melalui telepon di (0274) 6492151, aplikasi percakapan whatsapp di nomor 0812-8333-9264 atau melalui email arsip@ugm.ac.id. lihat lanjut

Guna melaksanakan misi Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) yaitu penyelamatkan arsip universitas sebagai sumber informasi dan memori kolektif Universitas Gadjah Mada, Arsip UGM melaksanakan program preservasi arsip statisnya, preservasi arsip atau yang lebih sering disebut dengan pelestarian arsip keseluruhan proses dan kerja dalam rangka perlindungan arsip terhadap kerusakan arsip atau unsur perusak dan restorasi/ perbaikan bagian arsip yang rusak. Preservasi ditinjau dari tindakannya terdiri atas preservasi preventif dan preservasi kuratif. Arsip UGM mempunyai program kerja yaitu preservasi arsip terhadap arsip-arsip statis yang fisiknya sudah hampir rusak. lihat lanjut

Kearsipan merupakan salah satu unsur penting dalam mendukung reformasi birokrasi. Oleh karena itu, tata kelola kearsipan yang baik merupakan salah satu indikator kinerja bagi setiap organisasi, tidak terkecuali UGM. Agar tata kelola arsip di lingkungan UGM  dapat dilakukan dengan baik, Direktorat Sumber Daya Manusia menyelenggarakan Pendidikan dan Pelatihan (diklat) Dasar-dasar Kearsipan.  Diklat berlangsung pada tanggal 17 – 21 Februari 2020, bertempat di Ruang Sidang Arsip UGM.

Diklat tersebut bertujuan agar tenaga kependidikan khususnya yang memiliki tugas utama di bidang administrasi/ tata kelola arsip memiliki kompetensi dan pengetahuan yang cukup tentang tata kelola arsip dan penggunaan tata naskah dinas serta klasifikasi arsip di lingkungan UGM. Diklat menyasar tenaga kependidikan yang melaksanakan pekerjaan sebagai sekretaris pimpinan, sebagai ujung tombak unit kerja dalam pencipataan arsip, terutama naskah dinas.  Harapannya adalah setiap proses daur hidup arsip dapat berjalan dengan baik sesuai dengan fungsi dan mekanisme yang benar. Jumlah peserta yang mengikuti diklat ini adalah 37 orang yang berasal dari 18 fakultas, 2 sekolah, dan Rumah Sakit Akademik UGM. lihat lanjut

Klasifikasi arsip merupakan salah satu instrumen pengelolaan arsip dinamis yang wajib dimiliki oleh setiap instansi yang melaksanakan kegiatan kearsipan. Sebagai lembaga kearsipan perguruan tinggi, Arsip UGM, yang berkewajiban menyusun instrumen tersebut telah menyelesaikan pembuatan klasifikasi arsip yang disahkan dalam bentuk Peraturan Rektor UGM Nomor 16 Tahun 2019 tentang Klasifikasi Arsip di Lingkungan UGM.

Klasifikasi arsip digunakan dalam penomoran surat dan pemberkasan arsip. Oleh karena itu, setiap unit kerja di lingkungan UGM hendaknya menggunakannya. Sebagai unit yang menangani segala bentuk administrasi yang berkaitan dengan pimpinan universitas, Subbagian Tata Usaha yang berada di bawah Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga UGM berkomitmen untuk dapat mengimplementasikan Peraturan Rektor tersebut. lihat lanjut

Hari Minggu tanggal 2 Februari 2020 bertempat di RSUP. Dr. Soeradji Tirtonegoro Arsip UGM menyelenggarakan Pameran Arsip. Pameran ini digelar dalam acara Tirakatan dalam rangka peringatan HUT ke-92 RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten, Dies Natalis ke-74 Fakultas Kedokteran Kesehatan Masyarakat dan Keperawatan (FKKMK) UGM, HUT ke-38 RSUP Dr. Sardjito, dan HUT ke-8 Rumah Sakit Akademik UGM. Malam tirakatan tersebut mengusung tema “Kilas Balik RSUP. Dr. Soeradji Tirtonegoro dalam Pusaran Sejarah Pendidikan Tenaga Kesehatan”. lihat lanjut

Setelah kurang lebih lima tahun bersama dengan Arsip UGM akhirnya terhitung tanggal 23 Desember 2019 Ibu Dra. Tristiana Chandra Dewi, S. IP., M.Si selaku Kepala Arsip UGM mengambil Bebas Tugas yang dilanjutkan dengan Purna Tugas pada Bulan Februari 2020. Sebagai rasa penghormatan terhadap Ibu Dewi, Arsip UGM mengadakan acara ramah tamah sebagai bentuk kasih sayang dan penghargaan atas jasa beliau selama menjadi Kepala Arsip UGM.

Acara ramah tamah dihadiri oleh seluruh staff Arsip UGM beserta keluarga Ibu Dewi. Dalam acara tersebut salah satu staff mewakili yang lain mengucapkan rasa terima kasih kepemimpinan Ibu Dewi selama menjabat sebagai Kepala Arsip UGM. Banyak kesan dan kenangan diceritakan dalam suasana penuh haru. Doa dan harapan bersama-sama dipanjatkan semoga keluarga besar Arsip UGM dapat terus melanjutkan warisan-warisan yang telah dirintis Ibu Dewi, dapat terus bekerja dan berkarya mengembangkan Arsip UGM untuk lebih baik lagi. lihat lanjut

Pada tanggal 25 November 2019 yang lalu staf Sekretaris Jenderal Majelis Permusyawaratan Rakyat (MPR) RI dipimpin oleh Kepala Biro Administrasi dan Pengawasan melaksanakan kunjungan ke Arsip UGM. Tujuan dari kunjungan tersebut adalah untuk memperoleh gambaran yang nyata dalam rangka membangun sistem kearsipan yang baik dan sesuai dengan undang-undang yang berlaku saat ini.

Pada saat memberikan sambutan pengantar atas kunjungan itu, Kepala Biro Administrasi dan Pengawasan Setjen MPR RI menyampaikan bahwa pada tahun 2019 ini ANRI telah melaksanakan pengawasan kearsipan dalam bentuk audit kearsipan eksternal pada MPR RI, sesuai dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan jo Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan. lihat lanjut

Demi untuk meningkatkan pengembangan sumber daya manusia banyak lembaga atau instansi khususnya yang bergerak di bidang kearsipan melakukan kunjungan ke lembaga lain yang sejenis agar dapat memperoleh tambahan wawasan di bidang tata kelola kearsipan. Hal inilah yang mendasari Arsip UGM harus selalu meningkatkan pengembangan sumber daya manusia dengan melakukan benchmarking ke luar UGM. Para Arsiparis dan staf Arsip UGM harus melihat dan mengetahui dinamika yang berkembang di luar UGM dan sekaligus dapat digunakan sebagai bahan evaluasi dan bahkan dapat pula menginspirasi pengembangan kearsipan yang sedang dilakukan saat ini. lihat lanjut