Loka Riset Mekanisasi Pengolahan Hasil Perikanan (LR MPHP) Kementrian Kelautan dan Perikanan melakukan kunjungan ke Arsip UGM pada tanggal 17 April 2018.Kunjungan yang dilakukan oleh Badan Riset yang berlokasi di Yogyakarta ini diterima langsung oleh Kepala Arsip UGM, didamingi Kepala Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan, Kepala Bidang Inovasi, Pelestarian dan Konservasi Arsip, serta satu orang petugas arsip.

Dari kunjungan ini LR MPHP berharap dapat mendapatkan informasi yang benar terkait pengelolaan arsip sehingga dapat membantu meningkatan pelayanan dan pengelolaan pengarsipan berbasis kinerja yang ada di LR MPHP. Mengingat bahwa LR MPHP merupakan sebuah UPT yang masih tergolong baru di lingkup Kementerian Kelautan dan Perikanan, maka dengan sadar arsip lebih dini diharapkan kedepannya penyimpanan arsip yang ada di UPT LR MPHP dapat diolah dengan baik, sehingga informasi yang terkandung dalam arsip dapat dimanfaatkan secara maksimal. lihat lanjut

Arsip tidak bisa lepas dari kegiatan administrasi, dalam arti kegiatan administrasi pasti akan menghasilkan arsip. Arsip tidak hanya dikelola dan disimpan oleh unit kerja atau lembaga kearsipan saja, namun seorang individu personal juga bisa melakukan kegiatan pengelolaan dan penyimpanan arsip. Kesadaran akan pentingnya sebuah pengelolaan arsip yang baik selarasa dengan UU Kearsipan yang mewajibkan setiap lembaga pemerintahan maupun perusahaan swasta untuk mengelola arsipnya. Kesadaran akan pentingya pengelolaan arsip ini juga dirasakan oleh Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Sardjito yang pada tanggal 4 April 2018 melakukan benchmarking / kunjungan ke Arsip UGM. lihat lanjut

Pengelolaan kearsipan yang baik, sesuai dengan undang-undang, pada suatu unit kerja merupakan sebuah cerminan unit kerja yang baik, dapat melakukan administrasi serta menjaga rekaman dari seluruh kegiatan yang ada pada unit kerja tersebut. Kesadaran akan pentingnya penataan arsip yang baik sudah dirasakan oleh Badan Pengusahaan Kawasan Perdagangan Bebas dan Pelabuhan Bebas, Batam. Berkaitan dengan hal tersebut Badan Pengusahaan Kawasan Perdagangan Bebas dan Pelabuhan Bebas Batam pada tanggal 26 Maret 2018 melakukan benchmarking / kunjungan ke Arsip UGM. lihat lanjut

Sebanyak 20 orang mahasiswa Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi UGM pada hari kamis, 15 Maret 2018, mendatangi Arsip UGM untuk melakukan wawancara dengan Kepala Arsip UGM. Wawancara merupakan salah satu komponen dalam tugas observasi pengelolaan kearsipan di perguruan tinggi. Kegiatan observasi ini merupakan salah satu tugas yang harus dijalankan mahasiswa yang mengikuti mata kuliah Manajemen Kearsipan Lembaga Bisnis dan Perguruan Tinggi.

Drs. Tristiana Chandra Dewi, S.IP., M.Si. yang menerima langsung rombongan ini memaparkan bagaimana tata kelola kearsipan di Arsip UGM dijalankan. Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi memiliki karakteristik yang sedikit berbeda dengan Lembaga Kearsipan lainnya. Baik dari proses bisnisnya maupun khazanah yang harus dikelolanya. lihat lanjut

Akreditasi adalah salah satu langkah yang dilakukan oleh sebuah lembaga untuk mengukur kelayakan dan mutu, berdasar standar yang sudah ditetapkan. Dalam hal lembaga kearsipan, standar tersebut ditetapkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia. Akreditasi juga menjadi penghargaan bagi SDM kearsipan yang telah melakukan pengelolaan kearsipan pada lembaganya masing-masing. Sejatinya akreditasi menilai apa yang telah dilakukan lembaga tersebut bukan menilai rencana masa depan. Maka diperlukan persiapan yang panjang dan matang sebelum mengajukan penilaian akreditasi. Berkaitan dengan hal tersebut Kementrian Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia (KKP RI) pada tanggal 15 Februari 2018 melakukan benchmarking (kunjungan) ke Arsip UGM. lihat lanjut

Selain mengembangkan kompetensi teknis, Arsiparis juga wajib mengembangkan kompetensi dalam bidang akademis. Salah satunya dengan memulai dan memperbanyak karya dalam bentuk tulisan ilmiah. Itulah yang disampaikan Paryana, S.E., M.P.A., Kepala Kantor Administrasi Sekolah Pascasarjana UGM, saat membuka acara Diskusi Kearsipan yang diselenggarakan tanggal 14 Februari 2018. Diskusi Kearsipan ini merupakan kegiatan rutin triwulan yang diselenggarakan FORSIPAGAMA (Forum Kearsipan UGM). Pada penyelenggaraan kali ini yang bertindak sebagai “tuan rumah” merupakan  Sekolah Pascasarjana UGM. lihat lanjut

Sekitar 150 siswa SMK mendatangi Arsip UGM pada 9 Januari 2018 yang lalu. Mereka adalah peserta Kunjungan Industri yang diselenggarakan oleh SMK N 1 Purbalingga. Kegiatan ini merupakan kali ketiga SMK N 1 Purbalingga menjadikan Arsip UGM sebagai tujuan Kunjungan Industri yang dilaksanakan setiap tahun. Wahyu Budi Susapti, S.Pd., M.P.A., selaku Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan SMK N 1 Purbalingga, menyatakan alasan menjadikan Arsip UGM sebagai tujuan Kunjungan Industri adalah agar para siswa memiliki tambahan wawasan bagaimana ilmu yang mereka dapat selama di bangku sekolah dapat diterapkan dalam pekerjaan nyata secara baik dan benar. lihat lanjut

Arsip UGM menyelenggarakan rangkaian kegiatan bertajuk Seminar Internasional Kearsipan 2017 pada tanggal 15-16 Desember 2017.  Bertempat di UC Hotel UGM, pada hari pertama (15 Desember) diselenggarakan Konferensi Call of Papers yang diikuti oleh 11 orang presenter.

Pada hari kedua (16 Desember) digelar seminar dengan tema “Perkembangan Ilmu Kearsipan dan Managemen Kearsipan di Indonesia”. Dalam seminar ini Arsip UGM menghadirkan pembicara internasional dari Belanda dan Jepang. Prof. Charles Jeurgen dari Universitiet van Amsterdam berbagi mengenai tranformasi kearsipan dari era konvesional menuju digital. Drs. Nico van Horn dari KITLV bercerita pengalaman mengelola arsip di KITLV. Prof. Hidenori Watanave dari Tokyo Metropolitan University berbagi pemanfaatan teknologi mapping dan automatic coloring system untuk penyajian arsip dengan perspektif baru. lihat lanjut

Arsip UGM kembali menggelar Pelatihan Teknis Kearsipan untuk staf kearsipan di luar UGM pada tanggal 2-4 Agustus 2017. Kali ini dengan tema “Mail Handling & Filing System”. Mail handling dan filing system menjadi pokok kegiatan administrasi bagi setiap instansi, setiap instansi mempunyai tantangan untuk mengelola arsip dinamis aktifnya, baik surat masuk dan keluar ataupun yang lain. Untuk pelatihan kali ini Arsip UGM turut mengundang pembicara dari Arsip Nasional Republik Indonesia. Hal ini penting dilakukan untuk menjaga sinergi pengelolaan arsip pada tataran pemerintah pusat dan lembaga kearsipan di daerah. lihat lanjut

Kantor Hukum dan Organisasi merupakan unit pengendali dan pengawas legalitas di tingkat Universitas yang dibentuk berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor 915/P/SK/HT/2012 tentang Pembentukan Kantor Hukum dan Organisasi dan diperbarui dengan Keputusan Rektor Nomor 1/P/SK/HT/2015 tentang Kedudukan, Fungsi, dan Tugas Organisasi di lingkungan Universitas Gadjah Mada. Kantor Hukum dan Organisasi berfungsi sebagai penelaah dan penyusun analisis bidang hukum dan kelembagaan serta pengendalian risiko hukum di lingkungan Universitas Gadjah Mada, telah menciptakan arsip terutama Peraturan Rektor dan Surat Keputusan Rektor UGM. lihat lanjut