Penyelenggaraan kearsipan yang baik dalam suatu organisasi diperlukan Norma Standar dan Kriteria kearsipan (NSPK). Ada empat NSPK yang harus disusun oleh suatu organisasi yaitu Tata Naskah Dinas (TND), Pola Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA), serta Klasifikasi dan Keamanan Akses Arsip (KKAA). Hal ini sesuai dengan amanat UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan PP No. 28 Tahun 2012.
Dalam rangka menyempurnakan dan menjamin kelancaran penyelenggaraan kearsipan di lingkungan UGM, Arsip UGM sejak tahun 2015 telah menyusun rancangan tiga NSPK tersebut yaitu Pola Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA), serta Klasifikasi dan Keamanan Akses Arsip (KKAA). Pada tahun 2016 rancangan tersebut lebih disempurnakan. Penyusunan rancangan NSPK tersebut dilakukan dengan menjaring masukan dari unit kerja di lingkungan UGM. Pada bulan Februari-Maret 2016 Arsip UGM melakukan survei ke perwakilan fakultas dan pusat studi, seluruh direktorat dan bagian di lingkungan Kantor Pimpinan Universitas, Organ Universitas seperti Majelis Wali Amanat, Senat Akademik, Komite Audit, Dewan Guru Besar, dan unit-unit penunjang lainnya seperti PIAT, Perpustakaan, RSA, GMC, GMUM, dan UGM Residence. Hasil survei tersebut telah jadikan dasar dalam menyusun rancangan NSPK tersebut oleh tim Arsip UGM. lihat lanjut