Dewan juri yang terdiri dari Dr. Ratminto, M.Pol. Admin. (ketua merangkap anggota), Dra. Sugihastuti, MS. (anggota), dan Drs. Burhanudin DR. (anggota), telah melakukan penilaian terhadap naskah yang sudah masuk dalam Lomba Karya Tulis Kearsipan Nasioanal 2015 sampai dengan batas pengumpulan naskah 14 Agustus 2015. Penilaian karya tulis mengacu pada dua hal, yaitu: Isi dan Subtansi (70%) serta Bahasa dan Teknik Penulisan Ilmiah (30%).

Berdasarkan rapat rekapitulasi yang dilakukan oleh dewan juri yang dihadiri oleh panitia, Dewan juri memutuskan pemenang Lomba Karya Tulis Kearsipan Nasional 2015 dalam rangka Dies Arsip UGM ke-11 sebagai berikut : lihat lanjut

Tahun 2015 Arsip UGM kembali berhasil mempertahankan kemenangannya sebagai Juara I Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi Terbaik. Lomba tahun ini berbeda dengan tahun-tahun sebelumnya. Sejak tahun 2007 hingga tahun 2014 Lomba Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi Terbaik diselenggarakan oleh Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, tetapi tahun 2015 diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Ada 20 perguruan tinggi yang diundang oleh ANRI untuk mengikuti lomba ini. Penilaian lomba berdasarkan komponen yang meliputi Norma Standar Pedoman Kriteria (NSPK), pengelolaan arsip inaktif, kelembagaan/SOTK, sarana dan prasarana, SDM, dan pembinaan kearsipan. Komponen tersebut dinilai melalui portofolio yang diisi oleh peserta lomba kemudian dikirimkan ke ANRI untuk dinilai juri. Dari penilaian protofolio tersebut dipilih tiga besar untuk selanjutnya dilakukan penilaian lagi guna menentukan juara 1, 2, dan 3. LKPT yang masuk kategori 3 besar adalah UGM, UNS, dan Udayana. Ketiga LKPT ini diundang untuk melakukan presentasi di ANRI untuk dinilai oleh Juri pada tanggal 13 Agustus 2015. Pada tanggal 17 Agustus 2015 pemenang diundang untuk mengikuti upacara kemerdekaan RI di Istana Negara dan penerimaan penghargaan. Selain itu juga diundang dalam acara ramah tamah dengan Presiden RI di Istana Negara Bogor. (Musliichah) lihat lanjut

Pada tanggal 5 Agustus 2015 bertempat di Rumah Budaya Java Poetry beralamat di Jalan Dewi Sartika Saganogyakarta, Arsip UGM menyelenggarakan pelatihan digitalisasi arsip. Pelatihan diselenggarakan bekerjasama dengan Emax Apple dan Java Poetry. Pemateri pelatihan Dra. Eny Kusumindarti W. selaku Kabid Database Arsip UGM menyampaikan materi tentang digitalisasi arsip dalam perspektif kearsipan. Sedangkan Anne Arbali selaku Emaxx Edu dan Apple Professional Development Program menyampaikan materi tentang teknologi digitalisasi arsip. lihat lanjut

Arsip UGM bekerjasama dengan Java Poetry menyelenggarakan pameran arsip dengan tema “UGM dalam Pengembangan Budaya Nusantara”. Pameran diselenggarakan di Rumah Budaya Java Poetry yang berlokasi di Sagan Yogyakarta selama 7 hari (tanggal 4 – 10 Agustus 2015). Pameran menampilkan berbagai khazanah arsip UGM yang mencerminkan kegiatan dan nilai-nilai budaya yang dilaksanakan dan dikembangkan oleh UGM, seperti foto-foto pentas seni dan budaya yang dilaksanakan baik pegawai maupun mahasiswa UGM, penelitian UGM terkait budaya seperti penggalian nilai-nilai pancasila dari Serat Centhini, dan penelitian cerita rakyat nusantara di berbagai propinsi di Indonesia. lihat lanjut

Mengingat singkatnya masa pengumpulan naskah Lomba Karya Tulis Kearsipan Nasional 2015 yang diselingi dengan libur lebaran dan melihat masih tingginya minat peserta, maka panitia memutuskan memperpanjang masa pengumpulan naskah hingga tanggal 14 Agustus 2015.

Ketentuan Lomba Karya Tulis Kearsipan  Nasional 2015 dapat dilihat pada tautan berikut ini.

Dalam rangkaian Dies Arsip UGM ke – 11, bekerjasama dengan Rumah Budaya Java Poetry, Arsip UGM menggelar Pameran Arsip dengan tema “UGM dalam Pengembangan Kebudayaan Nusantara”.

Pameran akan diselenggarakan di Rumah Budaya Java Poetry, Jl. Dewi Sartika No.17 Sagan Yogyakarta. Pameran akan berlangsung pada tanggal 4 – 10 Agustus 2015 pukul 11.00 – 21.00 WIB.

Arsip UGM sebagai lembaga pembina kearsipan di lingkungan UGM dengan salah satu tugasnya melakukan pembinaan SDM kearsipan, menyelenggarakan beanchmarking kearsipan ke PT. Kereta Api Indonesia (PT. KAI) dan Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) Jawa Barat. Kegiatan yang diselenggarakan pada tanggal 4 dan 5 Juni 2015 diikuti oleh 40 orang yang terdiri dari Pimpinan dan staf Arsip UGM, serta arsiparis dan pengelola arsip dari berbagai unit kerja di lingkungan UGM yang bergabung dalam Forum Kearsipan Universitas Gadjah Mada (Forsipagama). lihat lanjut

Arsip UGM pada hari Kamis, 21 Mei 2015 bertempat di Ruang Pertemuan Perpustakaan UGM Lt 5 menerima peserta outing class dari SMK Negeri I Surakarta. Outing Class diikuti oleh 92 siswa dan 10 orang guru pendamping diterima langsung oleh Kepala, Kepala Bidang Layanan, dan Kepala Bidang Database Arsip UGM. Dalam surat permohonannya, Kepala SMK Negeri I Surakarta menyampaikan bahwa kegiatan outing class ini dimaksudkan untuk meningkatkan pengetahuan dan pemahaman serta kemampuan siswa yang berkaitan dengan kompetensi keahlian administrasi perkantoran. lihat lanjut

Arsip UGM pada hari Kamis, 30 April 2015, menerima beanchmarking kearsipan dari PT. Kereta Api Indonesia (PT. KAI). Peserta berjumlah 9 orang terdiri para pimpinan maupun staf bidang Document Management PT. KAI dari kantor pusat, daerah operasi/Daop 6 Yogyakarta, dan Balai Yasa Yogyakarta dipimpin langsung oleh Vice President Corporate Document Management PT. KAI. Peserta diterima oleh Kepala, Kepala Bidang Layanan, dan dua orang arsiparis Arsip UGM di Ruang Sidang Arsip UGM.

Dalam beanchmarking kearsipan tersebut, dilakukan audiensi dan diskusi seputar berbagai permasalahan pengelolaan arsip di PT. KAI. Setelah diskusi dan audiensi dilanjutkan dengan mengunjungi central file, ruang baca, ruang pengolah, records center, depo arsip statis, dan ruang preservasi arsip.Beanchmarking kearsipan ini diharapkan dapat menambah pengetahuan seputar tata kelola arsip baik dari aspek manajemen, SDM, maupun pengelolaan teknis arsipnya. (Musliichah) lihat lanjut

Arsip UGM pada hari Selasa, 28 Arpil 2015 bertempat di Ruang Sidang Arsip UGM menyelenggarakan Workshop Draft Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan UGM dengan mengundang seluruh arsiparis dan pengelola arsip UGM yang tergabung dalam Forsipagama (Forum Kearsipan Universitas Gadjah Mada). Dalam workshop tersebut menghadirkan nara sumber Drs. Burhanudin DR. arsiparis senior dari Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi DIY.

Workshop dilakukan dengan pertimbangan, meskipun UGM telah memiliki pedoman terkait penyusutan arsip yaitu Peraturan Rektor UGM Nomor 408/P/SK/HT/2009 tentang Jadwal Retensi Arsip dan Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan UGM yang disahkan tanggal 26 Oktober 2009. Namun peraturan tersebut perlu dilakukan revisi terkait terbitnya berbagai peraturan perundang-undangan baru di bidang kearsipan. Peraturan tersebut diantaranya UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, PP No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dan Perka ANRI No. 25 Tahun 2012 tentang Pedoman Pemusnahan Arsip. lihat lanjut