Kunjungan siswa SMK Negeri 2 Tuban ke Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) pada Selasa, 2 Desember 2025, membuka ruang belajar baru mengenai urgensi pengelolaan arsip statis di tengah arus digitalisasi. Sejak memasuki Ruang Seminar Gedung L1 Lantai 2 Perpustakaan dan Arsip UGM, antusiasme peserta terlihat kuat, menandai dimulainya sesi pembelajaran langsung yang memperkaya wawasan mereka tentang tata kelola informasi.

Rombongan disambut oleh Kepala Bidang Perpustakaan, Perpustakaan dan Arsip UGM, Wahyu Supriyanto, S.E., M.Si., bersama Arsiparis UGM, Dr. Herman Setyawan, S.Pd., M.Sc.. Dalam sambutannya, Wahyu menekankan pentingnya pengelolaan arsip sebagai bagian dari upaya menjaga memori dan rekam jejak institusi. “Arsip adalah memori organisasi. Tanpa perawatan yang profesional, pengetahuan penting bisa hilang dan tidak dapat diwariskan kepada generasi berikutnya,” ujarnya. lihat lanjut

Komitmen memperkuat tata kelola arsip kembali ditegaskan Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) melalui penyelenggaraan Pelatihan Bidang Kearsipan: Pengelolaan Arsip Dinamis pada 19–21 November 2025. Kegiatan yang diikuti 20 peserta dari Dinas Kebakaran dan Penyelamatan Penanggulangan Bencana serta Satpol PP Papua Barat Daya ini dipimpin oleh Grace Marry Lissa Busiara, S.An. Pelatihan ini merupakan wujud nyata upaya peningkatan kompetensi aparatur sebagaimana semangat Sustainable Development Goals (SDGs) poin 4 tentang pendidikan berkualitas lihat lanjut

Upaya memperkuat praktik kearsipan mendorong perwakilan arsiparis Universitas Islam Negeri (UIN) Sunan Kalijaga melakukan kunjungan studi ke Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) pada Selasa, 18 November 2025. Kegiatan yang berlangsung di Ruang Sidang Perpustakaan dan Arsip UGM ini berfokus pada studi lapangan terkait record center dan pengelolaan arsip statis.

Rombongan dipimpin oleh Muhammad Mahyudin, S.H., M.A., Kepala Bagian Tata Usaha Biro AUK UIN Sunan Kalijaga, bersama lima orang staf. Mereka datang untuk mempelajari lebih jauh praktik pengelolaan record center serta arsip statis yang diterapkan UGM. Melalui kunjungan ini, rombongan ingin melihat secara langsung bagaimana Perpustakaan dan Arsip UGM membangun sistem penyimpanan arsip jangka panjang, menjalankan pendampingan kepada unit-unit pencipta, dan menumbuhkan budaya sadar arsip yang menjadi dasar pengelolaan informasi institusi. lihat lanjut

Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip Proyek Perguruan Tinggi Direktorat Perencanaan dan Pengembangan tahun 2003–2004 pada Jumat (7/11), di Ruang Sidang Arsip lantai 2 Gedung L7. Kegiatan ini merupakan tindak lanjut dari Keputusan Rektor UGM Nomor 1118/UN1.P/KPT/HUKOR/2025 tertanggal 11 September 2025.

Kegiatan tersebut menjadi bentuk penegasan komitmen Perpustakaan dan Arsip UGM dalam menerapkan tata kelola arsip yang akuntabel. Sementara proses pemusnahan arsip secara fisik dilakukan oleh pihak ketiga, UD Sumber Rizky, Sleman, sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku. Pemusnahan dilakukan dengan cara digiling dan dilebur agar dokumen tidak dapat digunakan kembali, memastikan keamanan informasi universitas terjaga. Seremoni pemusnahan dihadiri oleh perwakilan Direktorat Perencanaan, Kantor Hukum dan Organisasi, Satuan Pengawas Internal, serta tim dari Bidang Arsip UGM. lihat lanjut

Forum Kearsipan Universitas Gadjah Mada (FORSIPAGAMA) mengadakan kegiatan Evaluasi Pengawasan Kearsipan dan Workshop Peningkatan Kapasitas Public Speaking pada Rabu (5/11) di Ruang Seminar Lantai 2, Perpustakaan dan Arsip UGM. Acara ini menjadi wadah pembelajaran bagi para anggota dalam memperkuat profesionalisme dan kemampuan komunikasi.

Kegiatan dibuka oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP., M.B.A., yang menyampaikan pentingnya kompetensi komunikasi bagi pengelola arsip. “Kemampuan menyampaikan informasi dengan baik akan membantu arsiparis menjalankan tugasnya secara lebih efektif dan meningkatkan kepercayaan publik,” ujarnya. lihat lanjut

Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) menerima kunjungan tim Keprotokolan dan Kearsipan dari Universitas Negeri Malang (UM) dalam kegiatan benchmarking yang berlangsung di Ruang Sidang lantai 2, Perpustakaan dan Arsip UGM, Kamis (30/10). Kegiatan ini menjadi wadah berbagi praktik baik dan penguatan tata kelola administrasi universitas dalam bidang keprotokolan serta pengelolaan arsip.

Sebanyak 14 peserta dari UM hadir dalam kegiatan tersebut, dipimpin oleh Raden Roro Devita Nirmala Hapsari, S.S., MBA, Subkoordinator Tata Usaha Sekretariat Universitas UM. Rombongan disambut langsung oleh Sekretaris Universitas UGM, Dr. Andi Sandi Antonius Tabusassa Tonralipu, S.H., LL.M., beserta tim Humas dan Protokol UGM. Turut hadir pula Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, S.IP., MBA, beserta jajaran manajemen dan arsiparis. lihat lanjut

Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) kembali menjadi rujukan dalam pengelolaan arsip perguruan tinggi. Kali ini, Pusat Sosial Ekonomi dan Kebijakan Pertanian (PSEKP) Kementerian Pertanian melakukan kunjungan studi banding ke UGM pada Selasa (7/10/2025) untuk mendalami praktik terbaik dalam tata kelola arsip, inovasi layanan, dan pelestarian dokumen institusional.

Pimpinan rombongan, Eni Widajati, S.S., M.A.P., Ketua Tim Kerja SDM dan TURT, berkunjung bersama tiga arsiparis PSEKP Kementan disambut langsung oleh Erna Widayati, S.E., M.M., Kepala Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM, didampingi oleh arsiparis UGM, Dr. Herman Setyawan dan Heri Santosa, S.S.T.Ars. lihat lanjut

Preservasi dan konservasi arsip menjadi sorotan utama dalam UGM’s ArchiTalk #2 bertema “Preservasi dan Konservasi Arsip: Best Practice Universitas Gadjah Mada” yang digelar secara daring melalui Zoom Meeting pada Jumat (26/9/2025). Forum ini menghadirkan praktik terbaik UGM dalam merawat arsip sebagai warisan sejarah sekaligus aset penting bangsa.

Acara dibuka dengan sambutan Erna Widayati, S.E., M.M., Kepala Bidang Arsip Perpustakaan dan Arsip UGM, yang menegaskan komitmen UGM dalam memperkuat praktik pengelolaan arsip. Diskusi kemudian dipandu moderator Zuli Erma Santi, S.S.T.Ars., menghadirkan narasumber utama Heri Santosa, S.S.T.Ars.

Dalam paparannya, Heri menjelaskan berbagai teknik preservasi yang diterapkan di UGM, mulai dari preservasi preventif seperti pengendalian suhu dan kelembaban, penggunaan dehumidifier, hingga fumigasi; serta preservasi kuratif berupa enkapsulasi, laminasi, dan leafcasting. “Setiap langkah yang kami lakukan bertujuan agar arsip tetap autentik, reliabel, dan bisa diakses hingga puluhan bahkan ratusan tahun ke depan,” tegasnya.

Forum ini menarik perhatian lebih dari 200 peserta dari berbagai kalangan, mulai dari mahasiswa, dosen, peneliti, hingga praktisi kearsipan dari lembaga pemerintah maupun swasta. Antusiasme tersebut mencerminkan tingginya kepedulian publik terhadap isu pengelolaan arsip, khususnya upaya preservasi yang memastikan arsip tetap terjaga nilai historis dan autentisitasnya.

Kegiatan ini sejalan dengan komitmen Sustainable Development Goals (SDGs), khususnya SDG 11: Kota dan Komunitas yang Berkelanjutan melalui pelestarian warisan budaya, serta SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh dengan menekankan transparansi, akuntabilitas, dan perlindungan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban.

Melalui ArchiTalk, Perpustakaan dan Arsip UGM menegaskan posisinya sebagai pionir dalam praktik preservasi arsip di perguruan tinggi Indonesia. Lebih jauh, forum ini juga membuka ruang kolaborasi antarpraktisi, akademisi, dan masyarakat luas untuk bersama-sama merawat warisan dokumenter bangsa.

Kontributor: Wasilatul Baroroh

Upaya Universitas Gadjah Mada (UGM) dalam memperkuat keterbukaan informasi publik kembali ditegaskan melalui kegiatan Visitasi Monitoring dan Evaluasi (Monev) Internal Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pelaksana Tahun 2025. Pada Selasa (9/9), Dr. Andi Sandi Antonius Tabusassa Tonralipu, S.H., LL.M., bersama Tim PPID UGM, melakukan kunjungan ke PPID Pelaksana Perpustakaan dan Arsip UGM.

Kunjungan ini merupakan tindak lanjut dari hasil Self Assessment Questionnaire (SAQ) Monitoring dan Evaluasi Internal PPID Pelaksana UGM Tahun 2025. Tujuannya, memperdalam klarifikasi atas penilaian yang telah dilakukan sekaligus mendorong peningkatan kualitas layanan informasi publik di lingkungan kampus.

“Visitasi ini adalah momentum untuk memastikan standar layanan informasi publik kita semakin baik dan memenuhi prinsip transparansi. Kami ingin mendengar langsung tantangan di unit pelaksana agar perbaikan bisa dilakukan tepat sasaran,” ujar Dr. Andi Sandi Antonius Tabusassa Tonralipu dalam sesi diskusi.

Acara yang berlangsung di Ruang Rapat Gedung L6 Lantai 2 Perpustakaan dan Arsip UGM ini diterima langsung oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, S.I.P., M.B.A., beserta tim manajemen dan tim PPID Pelaksana Perpustakaan dan Arsip UGM. Diskusi berlangsung terbuka dan konstruktif, menyoroti pentingnya penguatan kapasitas sumber daya manusia, optimalisasi kanal informasi digital, serta percepatan waktu respons permintaan data.

Kegiatan ini selaras dengan komitmen UGM terhadap Sustainable Development Goals (SDGs), khususnya SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh, yang menekankan akses terhadap informasi publik dan tata kelola yang transparan.

Melalui visitasi ini, PPID UGM berharap setiap unit kerja mampu menjaga akuntabilitas sekaligus memberikan pelayanan informasi yang cepat, akurat, dan inklusif kepada seluruh pemangku kepentingan. “Keterbukaan informasi adalah wujud tanggung jawab institusi kepada masyarakat dan langkah penting membangun kepercayaan publik,” tutup Dr. Andi.

Dengan dukungan dan sinergi antara PPID Utama dan seluruh unit pelaksana, UGM optimistis dapat terus memperkuat budaya transparansi serta memberikan layanan informasi publik yang lebih responsif dan berorientasi pada kebutuhan masyarakat. Langkah ini menjadi contoh praktik tata kelola informasi yang baik di perguruan tinggi Indonesia, sekaligus kontribusi nyata dalam mendukung terwujudnya pemerintahan yang terbuka dan akuntabel.

Kontributor: Wasilatul Baroroh

Transformasi digital dalam pengelolaan arsip menjadi sorotan utama dalam kunjungan studi banding (benchmarking) dari Universitas Jenderal Soedirman (Unsoed) ke Perpustakaan dan Arsip UGM pada Kamis (28/8). Sebanyak enam orang perwakilan Unsoed hadir di Ruang Sidang Arsip, Gedung L7 Lantai 2, untuk mendalami praktik tata kelola arsip yang telah diterapkan UGM.

Rombongan diterima oleh Erna Widayati, S.E., M.M., Kepala Bidang Arsip, Perpustakaan dan Arsip UGM. Ia menegaskan bahwa kunjungan ini tidak sekadar berbagi pengalaman teknis, tetapi juga memperkuat kolaborasi antarperguruan tinggi dalam mewujudkan tata kelola arsip yang transparan dan akuntabel. “Kami menyambut baik kunjungan ini karena pengelolaan arsip tidak bisa berjalan sendiri. Butuh jejaring, sinergi, dan pertukaran praktik baik agar lembaga pendidikan mampu menjaga memori kolektif bangsa dengan lebih baik,” ujarnya.

Sesi materi dibawakan oleh Herman Setyawan, S.Pd., M.Sc., Arsiparis UGM, yang memaparkan sejumlah inovasi kearsipan, mulai dari pencatatan hash arsip untuk menjamin autentikasi, pengelolaan dan ketentuan akses arsip dengan pemanfaatan QR Code melalui aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS), hingga standar format digital. Ia menekankan pentingnya memilih format ideal untuk database arsip statis. “Untuk preservasi jangka panjang, format TIFF dengan resolusi 300 dpi sangat dianjurkan. Namun, untuk kepentingan publikasi cukup menggunakan JPEG. Prinsipnya, setiap arsip harus dikelola sesuai tujuan dan nilai keberlanjutannya,” jelasnya.

Kegiatan ini tidak hanya berhenti di ruang diskusi. Rombongan Unsoed juga diajak meninjau langsung ruang depo dan pengolahan arsip UGM untuk melihat praktik penyimpanan dan penataan fisik arsip. Dengan cara itu, peserta bisa memahami integrasi antara kebijakan, teknologi, dan praktik lapangan dalam manajemen arsip.

Benchmarking ini sejalan dengan komitmen mendukung Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs). SDG 4: Pendidikan Berkualitas tercermin dari proses transfer ilmu dan praktik terbaik antaruniversitas, SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh, melalui penguatan tata kelola arsip yang akuntabel, serta SDG 17: Kemitraan untuk Mencapai Tujuan, melalui kolaborasi antarperguruan tinggi dalam mengembangkan ekosistem kearsipan yang berkelanjutan.

Kolaborasi lintas universitas ini diharapkan tidak hanya menghasilkan transfer pengetahuan, tetapi juga membangun kesadaran bahwa arsip adalah aset strategis yang mendukung transparansi, akuntabilitas, dan keberlanjutan institusi pendidikan tinggi di Indonesia.

Kontributor: Wasilatul Baroroh