Sering kita dengar keluhan dari dosen maupun mahasiswa tentang sulitnya mencari arsip sebagai sumber data untuk keperluan penelitian, penulisan paper, skripsi, tesis dan disertasi. Banyak mahasiswa yang mengatakan bahwa mencari data-data arsip jaman sesudah kemerdekaan lebih sulit daripada arsip-arsip masa penjajahan, apalagi data-data di tingkat daerah. Keadaan ini diperparah
dengan keengganan petugas arsip dalam melayani permintaan arsip (Margana, 2010). Ungkapan tersebut memberikan gambaran
bahwa pengelolaan arsip sekarang ini belum maksimal sehingga layanan kepada pengguna pun belum optimal. Meningkatnya akses terhadap arsip menunjukkan bahwa keberadaan arsip semakin penting dalam kehidupan masyarakat Indonesia. Hal ini dikarenakan arsip mempunyai sifat-sifat istimewa, yaitu:
- Arsip merupakan data verbal tertulis yang dapat mengatasi ruang dan waktu sehingga memungkinkan dapat membuka atau memperoleh suatu pengetahuan tentang fenomena sosial yang telah musnah.
- Arsip berpotensi dapat mengungkapkan fenomena-fenomena sosial di masa lalu tergantung dari volume data yang relefan bagi analisa sosial.
- Dibandingkan dengan observasi secara langsung, arsip mencakup detail dan hal-hal khusus tentang hubungan sosial, dll. yang sukar ditangkap dengan observasi langsung (Kris Hapsari, 2013).
Adanya sifat-sifat istimewa dari arsip tersebut mendorong masyarakat, terutama kalangan akademisi untuk mengakses arsip sebagai data dan informasi dalam mendukung aktivitasnya di lingkungan perguruan tinggi. Sebagai lembaga kearsipan perguruan tinggi, Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) telah melaksanakan layanan kearsipan kepada pengguna sebagai salah satu bentuk pemanfaatan arsip.