Rabu, 7 Agustus 2024, Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) telah melaksanakan uji publik mengenai Peraturan Rektor yang berkaitan dengan kearsipan. Acara ini berlangsung di Ruang Seminar Lantai 2 dari pukul 09.00 hingga 13.00 WIB. Inisiatif ini sejalan dengan Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs) Nomor 4 yaitu Pendidikan Berkualitas, khususnya dalam mempromosikan pendidikan berkualitas dan memastikan akses yang inklusif dan setara terhadap pendidikan.
Acara dimulai dengan sambutan dari Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, yang menekankan pentingnya praktik kearsipan yang baik dalam mendukung kegiatan akademik dan menjaga pengetahuan institusi. Kepala perpustakaan dan Arsip UGM menyoroti bahwa kearsipan yang efektif sangat penting untuk menjaga integritas sumber daya pendidikan dan memastikan bahwa generasi mendatang memiliki akses ke informasi yang vital. Setelah sambutan, Bapak Arif Surachman, SIP., M.B.A, mempresentasikan draf Peraturan Rektor. Presentasinya berfokus pada penyelenggaraan kearsipan di UGM, merinci sarana dan prasarana yang diperlukan untuk praktik kearsipan yang efektif. Ia menekankan pentingnya memiliki pendekatan terstruktur dalam mengelola arsip, yang sangat penting untuk efisiensi operasional universitas.
Bapak Surachman juga menjelaskan berbagai aspek dari regulasi tersebut, termasuk peran dan tanggung jawab Perpustakaan dan Arsip dalam memelihara dan mengelola catatan. Ia menjelaskan bagaimana regulasi ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas pendidikan dengan memastikan bahwa semua materi akademik diarsipkan secara sistematis dan mudah diakses oleh mahasiswa dan fakultas. Uji publik ini juga mencakup sesi tanya jawab interaktif, yang dimana anggota pimpinan unit kerja dan arsiparis/pengelola arsip unit kerja di lingkungan UGM didorong untuk menyampaikan pendapat dan mencari klarifikasi mengenai regulasi yang diusulkan. Keterlibatan ini sangat penting dalam membangun lingkungan kolaboratif, memungkinkan para pemangku kepentingan untuk berkontribusi dalam penyempurnaan regulasi. Peserta mengajukan beberapa pertanyaan penting tentang implementasi regulasi dan dampaknya terhadap kegiatan akademik sehari-hari mereka. Pertanyaan yang muncul akan dijawab oleh Ibu Erna Widayati, S.E., M.M selaku Kepala Bidang Arsip UGM. Banyak yang menyatakan dukungan mereka terhadap inisiatif ini, menyadari perlunya sistem kearsipan yang kuat yang sejalan dengan standar global dan praktik terbaik dalam pendidikan.
Acara ini ditutup dengan komitmen dari Perpustakaan dan Arsip untuk mempertimbangkan masukan yang diterima selama uji publik. Kepala Perpustakaan dan Arsip meyakinkan peserta bahwa masukan mereka akan sangat berperan dalam finalisasi regulasi, yang bertujuan untuk meningkatkan pengalaman pendidikan secara keseluruhan di UGM. Uji publik ini merupakan langkah signifikan menuju pencapaian SDGs, khususnya dalam memastikan pendidikan berkualitas dan mempromosikan peluang belajar seumur hidup. Dengan memprioritaskan praktik kearsipan yang efektif, UGM mengambil langkah proaktif untuk melindungi sumber daya akademiknya dan mendukung perjalanan pendidikan mahasiswanya. Sebagai kesimpulan, uji publik Peraturan Rektor tentang kearsipan di UGM menandai momen penting dalam komitmen universitas untuk meningkatkan kerangka pendidikan. Diharapkan masukan dan aspirasi yang bersifat konstruktif dari pemangku kepentingan dapat menyempurnakan rancangan Peraturan Rektor terkait Kearsipan.