Yogyakarta, 9 Oktober 2024 – Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) telah melaksanakan pemusnahan arsip Proyek Perguruan Tinggi (P2T) yang telah berstatus musnah. Pemusnahan ini sesuai dengan Peraturan Rektor UGM Nomor 2 Tahun 2020 tentang Jadwal Retensi Arsip.
Pelaksanaan kegiatan ini juga sejalan dengan Peraturan Kepala ANRI Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip (pasal 3 huruf b) disebutkan bahwa pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Acara penandatanganan berita acara pemusnahan arsip P2T dihadiri oleh berbagai pihak, termasuk Direktorat Perencanaan sebagai pencipta arsip, Bagian Hukum dan Organisasi, Satuan Pengawas Internal, Kepala Perpustakaan dan Arsip, serta Kepala Bidang Arsip. Tak lupa hadir perwakilan arsiparis UGM, yang turut serta dalam proses penting ini.
Arsip P2T merupakan arsip inaktif yang memiliki retensi inaktif di atas 10 tahun, sehingga dalam pemusnahannya harus mendapat persetujuan dari ANRI.
"Dengan berpedoman pada peraturan tentang retensi arsip dan persetujuan yang telah diberikan oleh ANRI, maka kami akan memastikan bahwa informasi yang ada di dalam arsip akan musnah seutuhnya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan" tutur Erna selaku Kepala Bidang Arsip.
Pemusnahan arsip dilakukan melalui pihak ketiga yang telah memiliki perjanjian resmi, dengan metode peleburan dan penggilingan untuk memastikan keamanan dan kerahasiaan dokumen yang dimusnahkan. Dengan melakukan pemusnahan ini, menunjukkan bahwa penyusutan telah melalui proses yang panjang hingga sampai arsip ditetapkan untuk dimusnahkan.
Pemusnahan arsip ini diharapkan dapat memberikan kontribusi pada pengelolaan arsip yang lebih efisien dan mendukung kegiatan administrasi di lingkungan UGM.
