Dalam rangka mempersiapkan tenaga kearsipan yang kompeten menghadapi tantangan era digital, Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada menggelar pelatihan pengelolaan arsip elektronik pada 10 Desember 2024. Pelatihan ini dihadiri oleh sejumlah tenaga kearsipan dari berbagai unit di UGM dan bertujuan untuk memberikan pemahaman mendalam mengenai pentingnya pengelolaan arsip elektronik yang efisien dan profesional.
“Rekod pasti sebuah dokumen, namun dokumen belum tentu rekod”. Demikian yang disampaikan oleh Hendro Wicaksono, S.S., M.Hum. salah seorang narasumber dalam pelatihan pengelolaan arsip elektronik yang diselenggarakan oleh Perpustakaan dan Arsip UGM, pada 10 Desember 2024.
Pernyataan ini menegaskan bahwa rekod bukan sekadar dokumen biasa, melainkan informasi yang memiliki nilai jangka panjang dan perlu dikelola dengan kehati-hatian. Hendro juga menjelaskan secara rinci perbedaan antara informasi elektronik, dokumen elektronik, dan rekod elektronik, serta pentingnya pemahaman ini dalam pengelolaan arsip di era digital.
Selain menegaskan pentingnya rekod, Hendro menyampaikan tentang perbedaan antara informasi elektronik, dokumen elektronik, dan rekod elektronik. Kaitannnya dengan begitu mudahnya melakukan penciptaan rekod atau arsip elektronik, diperlukan pengelolaan arsip elektronik yang handal. Dalam pelatihan ini, peserta diajarkan mengenai proses pengendalian arsip elektronik yang efisien, efektif, dan sistematis, yang meliputi berbagai tahapan seperti pembuatan, penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, alih media, penyusutan, akuisisi, deskripsi, pengolahan, preservasi, serta akses dan pemanfaatan arsip.
Seiring dengan semakin mudahnya penciptaan rekod atau arsip elektronik, Hendro mengingatkan bahwa tantangan besar terletak pada pengelolaannya. “Pengelolaan arsip elektronik yang baik dan handal sangat penting untuk menjaga integritas dan kemudahan akses informasi di masa depan,” ujar Hendro.
Pelatihan ini diharapkan dapat memberikan keterampilan dan pengetahuan yang lebih mendalam kepada tenaga kearsipan di lingkungan UGM, serta meningkatkan kemampuan mereka dalam menghadapi era digitalisasi yang terus berkembang. Dengan pemahaman yang lebih baik tentang pengelolaan arsip elektronik, diharapkan arsip-arsip yang ada di UGM dapat dikelola secara lebih profesional, efisien, dan tetap terjaga aksesibilitasnya untuk mendukung berbagai kegiatan akademik dan administratif di kampus.
Pelatihan Pengelolaan Arsip Elektronik ini diharapkan mampu meningkatkan kompetensi tenaga kearsipan di lingkungan UGM dalam pengelolaan arsip elektroknik di era digitalisasi.
